Uma coisa que não te contam na faculdade ou na universidade é a que a sua habilidade de escrever um e-mail formal vai dizer muito sobre como sua carreira será. Isso acontece porque cada empresa procura, sim, pessoas que tenham habilidades específicas, como experiência na sua área de trabalho. Entretanto, o chefe também espera que você tenha uma boa linguagem, e que possa enviar um e-mail formal para um cliente, tendo a formalidade do contato como um diferencial. Veja abaixo nossas principais dicas e informações sobre o assunto:
Você vai encontrar aqui:
- O que é um e-mail ou mensagem formal
- Conceitos básicos de um e-mail formal
- Tipos mais comuns de e-mail
- Como escrever um e-mail formal?
- O que fazer e o que evitar ao escrever um e-mail:
- Exemplo de um e-mail formal:
- Vídeo sobre escrever um e-mail formal:
- Podemos te ajudar com seu e-mail formal
- Perguntas frequentes
- Como fazer um e-mail formal em inglês?
O que é um e-mail ou mensagem formal
Fonte: Freepik
Um e-mail formal pode ser considerado quando o conteúdo da mensagem trata de algum assunto relevante para o negócio, seja ele qual for. A língua portuguesa é complexa e cheia de nuances, por isso a necessidade de que o corpo do e-mail esteja estruturado de maneira profissional, atraente e que, por fim, seu envio signifique o sucesso no negócio.
Com o avanço da internet, a comunicação por e-mail se tornou cada vez mais comum e, ainda mais, necessária. A finalidade de um e-mail formal pode variar, muitas vezes se tratando de uma oportunidade de negócio, uma carta de apresentação, um assunto que exija atenção, entre outros.
Independente do seu objetivo, o destinatário deve entender que o conteúdo do email formal lhe agrada. A correta escolha das palavras, por exemplo, não é uma tarefa fácil. Um e-mail de solicitação deve estar escrito no tom de voz correto para não ser pedante e, ao mesmo tempo, demonstrar o interesse, a necessidade, e urgência. Vamos discutir um pouco melhor cada um destes modelos abaixo. Confira!
Conceitos básicos de um e-mail formal
Para facilitar a sua vida, separamos aqui uma lista de itens que irão lhe ajudar na elaboração de uma mensagem profissional. Seu chefe, professor, cliente, ou qualquer pessoa interessada deve ter uma boa impressão de você. Por isso, alguns conceitos básicos importantes são:
- Ser claro e objetivo. A objetividade nunca deve ser confundida com grosseria. Mensagens muito longas e que não vou direto ao ponto, dificilmente irão convencer a pessoa que está lendo. Em contrapartida, ser muito seco pode dar a sensação de desinteresse. Neste caso, é preciso encontrar o equilíbrio.
- Ser cordial e agradável. O uso de uma linguagem afável faz com que o leitor dê mais atenção ao que lê. Palavras em caixa alta (usando o caps lock ligado), por exemplo, dão a impressão de que a pessoa está gritando. No mundo dos negócios, também é preciso encontrar o ponto ideal, para que sua cordialidade não seja confundida com apelação - causando assim o efeito contrário.
- Ter boa escrita. Hoje em dia, todos os dispositivos móveis possuem um corretor ortográfico. Isso ajuda muito quando se fala sobre uma mensagem profissional, pois erros de escrita podem atrair o leitor a dar mais atenção para estes, em vez de para o próprio conteúdo ali escrito. Uma boa formatação também faz diferença.
- Usar comunicação adequada. O universo das redes sociais, muitas vezes, nos faz escrever de maneira informal e despojada, o que não deve ser repetido no ambiente de trabalho. Uma palavra mal empregada pode causar dúvidas, de forma a prejudicar o desenvolver do assunto. Tão importante quanto o conteúdo, é a maneira através da qual o mesmo é apresentado. Lembre-se quem são as pessoas que vão ler seu e-mail, use expressões no mesmo nível, garantindo uma experiência ideal para eles.
- Respeitar a hierarquia ou a relação. Se você estiver escrevendo um e-mail para os recursos humanos, por exemplo, não vai querer passar qualquer falta de respeito, certo? Uma série de problemas pode ser evitada ao pensar no destinatário, no tom de voz e na relevância do assunto. O conteúdo da mensagem deve atingir o leitor da mesma forma que seria tratado em uma reunião importante em uma empresa, e o envio do e-mail formal vem para substituir a necessidade desse tempo de ambas as partes.
Tipos mais comuns de e-mail
Antes de falarmos sobre como um e-mail deve ser, é necessário entender que cada tipo de mensagem exige uma estrutura. Pense, por exemplo, em como um currículo é diferente de um artigo, que é diferente de uma mensagem de texto, e assim por diante.
Por isso, o primeiro passo é pensar na finalidade do e-mail, isto é: qual é o objetivo? O que eu quero conseguir através desta mensagem? Após isso, outros passos serão importantes como a forma correta de se começar um e-mail, qual palavra usar para um determinado caso, e assim por diante.
| E-mail para se apresentar | Quando se trata de uma pessoa, a carta de apresentação é o seu momento de demonstrar suas habilidades, seu interesse, e como tudo isso se conecta com a futura empresa - pensando, principalmente, em como os recursos humanos vão ler e interpretar tais informações. Para o contexto dos negócios, não é diferente, pois este tipo de e-mail serve principalmente para demonstrar seu produto ou serviço a um potencial cliente interessado, como o mesmo será ideal e se encaixa com perfil do mesmo. Sua abordagem deve ter uma energia boa, confiante - porém sem parecer arrogante ou exagerada - dando foco à maneira como o leitor vai se conectar com isso e, futuramente, será finalmente convertido em um cliente. |
| E-mail para acompanhar o andamento | Depois da apresentação, começa o processo que chamamos de “follow-up”, que significa acompanhar e manter o contato com a pessoa (e talvez possível cliente, se for o caso). Pessoas entendem o contato constante como uma forma de confiança e dão mais atenção ao que você tem a dizer. O texto passa, então, a ser mais leve e as mensagens um pouco mais curtas e pessoais. Dúvidas podem surgir neste momento e o objetivo é oferecer informação aliada à responsabilidade com a pessoa ou empresa que lê. |
| E-mail para lembrar | Escrever um e-mail como este serve para manter a relação da pessoa ou do cliente com a empresa, isto é, falar sobre o seu site, um novo endereço, produto etc. O objetivo é não deixar que o mesmo esqueça da sua existência, por isso o caráter é mais amigável e relaxado, e a formalidade pode ser relativamente mais baixa. O uso da linguagem apropriada e bem escrita continua necessário. |
| E-mail para fechar | Seguindo os passos para a conclusão do negócio ou a decisão final em relação ao assunto, este é o e-mail que irá acertar os últimos detalhes, esclarecer e se colocar à disposição para quaisquer dúvidas, além de solicitar ou completar os dados de cadastro do destinatário em questão. Seu conteúdo deve ser persuasivo e confiante, com uma boa energia e muito objetivo. Entende-se que neste estágio já existe o interesse, o seu nome já está sendo considerado, e por isso trata-se apenas de uma condução adequada para realizar o fechamento ou a conclusão da questão. |
Como escrever um e-mail formal?
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Existem detalhes importantes a serem considerados quando se fala sobre o envio de um e-mail formal. Por esta razão, separamos cada seção como um passo a ser tomado. A tarefa de preparar as mensagens não precisa ser um bicho de sete cabeças, basta atentar-se a essas dicas:
Para quem é o email
É o primeiro passo a se pensar antes de escrever um e-mail. Seu conteúdo, nível de formalidade e escolha das palavras depende do destinatário. Se for uma pessoa do trabalho, que você já conhece, essa tarefa será mais fácil. Do contrário, é necessário pesquisar sobre ela - a internet é uma aliada neste caso - a fim de proporcionar a melhor experiência.
Sobre o que se trata
Ao escrever um e-mail, tão importante quanto o corpo do e-mail é o campo “assunto”. É a junção do seu nome (ou endereço eletrônico, no caso) e do assunto que fará o destinatário abrir e priorizar a sua mensagem ou não. Evite usar caixa alta, ser muito apelativo - para que não se pareça com spam - e seja bem objetivo no que diz respeito ao conteúdo. Nada de colocar um assunto chamativo se o texto falar sobre outra coisa, isso pode ter um efeito contrário ao seu objetivo final.
Anexos incluídos
Se o objetivo é enviar um arquivo ao destinatário, você pode optar por incluí-lo antes mesmo de começar a escrever. Este passo muitas vezes faz diferença pois, com tanta coisa para se concentrar, existe a possibilidade de esquecer de anexar o que deseja, gerando então um desconforto já que você terá que enviar um e-mail novo apenas contendo o anexo. Tenha cuidado!
Iniciando o e-mail
Existem maneiras formais e adequadas de usar uma saudação. No mundo dos negócios, usar palavras como “Oi”, por exemplo, pode soar informal demais e pouco comprometido. Você pode experimentar outras alternativas como “Prezadx”, “Carx”, “Estimadx” - considere como “o” ou “a”, além dos tradicionais Senhor/a.
Desenvolvendo a mensagem
Escrever é prática. Quanto mais leitura e escrita, melhor você vai ficando. Existem até cursos online com o assunto, com dicas e estratégias. Basicamente, o uso correto da língua portuguesa é um dos passos para o sucesso neste quesito. Considere também as outras pessoas que podem vir a ler o e-mail, e se possível, chame-as pelo nome. Utilizar expressões muito informais pode não ser adequado também, como a maneira se fala por mensagens de texto, procure evitar.
Como encerrar a mensagem
Então, para concluir, o passo final é deixar claro o que você espera: uma resposta, uma ação, uma confirmação etc. Além disso, palavras como “atenciosamente” ou sua forma mais curta “att”, são úteis.
O que deve ter no final
Além do endereço de e-mail ter uma aparência mais formal, uma assinatura profissional dará outra imagem para o destinatário. Se você está representando uma empresa, pode solicitar o arquivo da assinatura e incluí-lo - os programas de clientes de e-mail ou o próprio site já te mostram como fazer isso. Por exemplo, se o seu nome é Maria da Silva, seu e-mail provavelmente será: [email protected], ou algo assim. E em sua assinatura, terão informações como: Maria da Silva, analista de contas, unidade de São Paulo, SP.
O que fazer e o que evitar ao escrever um e-mail:
Passo a passo é possível aperfeiçoar a sua técnica e escrever e-mails cada vez melhores. Veja abaixo uma pequena lista de comportamentos adequados (ou não) no envio de um e-mail formal.
| O que fazer | O que não fazer |
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Exemplo de um e-mail formal:
Destinatário (endereço de e-mail):
[email protected]
Assunto:
Correção no Relatório de Contas
Texto:
Prezado João,
Verifiquei um erro no relatório de contas anexo. Gostaria da sua atenção especial e eventual correção nos itens A1. A2 e A3.
Por favor, me retorne assim que possível.
Grata desde já,
Maria da Silva
Analista de Contas
São Paulo, SP
Vídeo sobre escrever um e-mail formal:
Para lhe ajudar indo além de um modelo de e-mail formal, separamos aqui um vídeo com muita informação sobre o assunto. Confira nossas dicas agora mesmo:
Podemos te ajudar com seu e-mail formal
Se você desejar, podemos te ajudar de diferentes formas com relação ao e-mail formal que você precisa escrever. Nossos profissionais são especialistas em escrita e estão capacitados a te ajudar a redigir um e-mail formal, ou seja: iniciar um e-mail formal, elaborar, analisar o corpo de e-mail e por fim encerrar a mensagem. Utilize o formulário abaixo e receba em seu e-mail mais informações sobre como podemos contribuir.
Perguntas frequentes
Como responder um e-mail formal?
Utilize a linguagem correta e pense sempre na forma como o leitor gostaria de receber a mensagem. Pense na estrutura de Saudação, Mensagem direta e objetiva, Despedida e Assinatura, e desenvolva a mensagem de acordo com o objetivo que deseja atingir.
Como finalizar um e-mail formal?
Se for um email de comunicação, palavras como “Atenciosamente” podem ser úteis. No caso de uma solicitação, opte por “Grato desde já”, por exemplo. Procure sempre utilizar seu nome e assinatura profissionais para agregar mais valor à mensagem.
Como mandar um e-mail formal solicitando algo?
Observe a relação para não ser muito apelativo e, ao mesmo tempo, não ser direto demais. Certifique-se que está enviando a solicitação para a pessoa correta - aquela que irá resolver o seu problema - e seja objetivo no que está solicitando. Peça por prazos e de preferência por uma confirmação de leitura, para saber que o problema está sendo conduzido a partir de então.
Como fazer um e-mail formal em inglês?
Autora do Studybay
Meu nome é Juliana, sou Bacharel em Filosofia pela IFCH e pós-graduada em Instituto de Filosofia e Ciências Humanas da Unicamp. Tenho experiência grande com artigos, trabalhos acadêmicos, resumos e redações com garantia antiplágio.