Apostila de Negociação para Curso EAD II

QUALIDADE EM COMPRAS 4 1. AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES 4 2. A IMPORTÂNCIA DA NEGOCIAÇÃO NA GESTÃO DE COMPRAS 7 2. FASES DA NEGOCIAÇÃO 8 3. ALINHAMENTO COM A ESTRATÉGIA DA EMPRESA 10 4. Ao abordarmos o assunto negociações em compras, alguns profissionais conservam uma crença de que o sucesso é atingido por intermédio de questões calculadas, com variáveis naturalmente controladas. Contudo, diferente do que possa parecer, a superação das metas e as conquistas, são resultados de um exaustivo planejamento, além de uma ampla visão de negócios e equilíbrio emocional. Nesse sentido, fica evidente que a obtenção dos resultados positivos pelos compradores, refletem um conjunto de fatores, que somados, fazem uma expressiva diferença, e que não estão atrelados apenas aos dons naturais e habilidades intrínsecas dos indivíduos, as competências necessárias para que um profissional desse segmento seja reconhecido por sua capacidade, podem ser assimiladas e aprofundadas com a aplicação de treinamentos específicos e constantes atualizações; além desses itens é primordial que haja uma liderança capacitada, que implemente um projeto de avaliação de desempenho adequado, para apoiar no desenvolvimento e aprimoramento dos profissionais que atuam em compras.

Um dos pontos mais importantes para que se tenha um bom funcionamento da função de comprador, é a previsão das necessidades, deve-se ter informações de quantidade, qualidade e prazo de entrega. Essas informações são fundamentais para que o comprador possa fazer o seu trabalho. A garantia da qualidade pode ser controlada observando-se todos os requisitos de exigências acordados na hora da compra, tais como: • Design, incluindo experimentação e teste; • Especificação, que deve ser muito clara; • Avaliação satisfatória dos fornecedores; • Motivação de todos os envolvidos; • Treinamento das equipes dos fornecedores; • Feedback, para assegurar que todas as determinações são efetivas. A inspeção, e avaliação de fornecedores, são desempenhadas por todos da organização, assim assegurando a qualidade dos produtos recebidos; como forma preventiva, evitando a perda de tempo com reparos e correções de serviços.

Os fornecedores passam a ser aliados neste processo, demostrando comprometimento e entusiasmo com os processos de gestão da qualidade de seus clientes, formando parcerias de valor e muito sucesso. As ideias associadas à Administração de Qualidade Total (TQM), como política em uma empresa são o envolvimento da equipe de trabalho em todo o processo. QUALIDADE EM COMPRAS A padronização sistêmica do setor de compras é um atributo importante para a garantia da qualidade do mesmo, e pode ser constituída considerando os seguintes procedimentos: • Menor número de itens em estoque e redução do trabalho de manuseio; • Escolha mais ampla de fornecedores e maior grupo para negociação; • Pedidos maiores e possibilidades de menores preços; • Redução do trabalho de design a apenas algumas peças; • Simplificação do processo de pedido, de requisições e outros documentos; • Menor necessidade de esclarecimentos por e-mail’s.

Alguns fornecedores chegam a mudar-se para perto da fábrica ou até mesmo trabalhar dentro dela para melhor atender seu “cliente”, desse modo, ambos saem ganhando. Tabela 1: OS DEZ PRINCÍPIOS DO RELACIONAMENTO CLIENTE/FORNECEDOR Premissa Confiança recíproca e colaboração, considerando-se a responsabilidade em relação aos clientes finais, são pré-requisitos de um bom relacionamento cliente/fornecedor. º Princípio Cliente e fornecedor devem ser independentes, respeitando a independência do outro, para garantir um relacionamento leal, baseado nas regras de livre mercado. º Princípio Cliente e fornecedor são responsáveis pela aplicação do controle de qualidade com conhecimento recíproco e cooperação nos sistemas utilizados. º Princípio O cliente é responsável pela exatidão e adequação das informações e das especificações a serem dadas ao fornecedor para facilitar a compreensão do que deve ser feito.

Um bom comprador sabe que ter um bom relacionamento e uma boa estratégia de negociações podem ser diferenciais para fechar um bom negócio para a empresa. Abaixo seguem alguns motivos da importância de saber negociar para o profissional dessa área; e esse talvez seja o primeiro motivo que vem na cabeça de qualquer pessoa quando se fala em negociação: O melhor preço: O bom comprador já sabe que o preço deve ser negociado, principalmente levando em conta os interesses estratégicos da empresa, como por exemplo se ela vai ter caixa suficiente para bancar a compra e o nível de urgência e prioridade do item a ser comprado. No entanto, uma tendência que deve ser seguida é a de não forçar muito a negociação nos preços, de modo que a compra seja apenas uma relação de ganho para parte do comprador e perda para parte do fornecedor.

Hoje em dia se espera muito mais uma relação de ganha-ganha entre as partes, até porque é fácil entender os malefícios que uma prática mais agressiva da busca de menores preços pode trazer, como o fornecedor ficar sem capital de giro por não ter recebido o suficiente para manter sua operação, por exemplo. Melhores prazos: Outra vantagem importante da negociação na gestão de compras é para conseguir melhores prazos de pagamento e de recebimento do produto ou prestação do serviço. Preço menor; =>> Melhor relacionamento; =>> Maior desconto; =>> Entrega mais rápida; =>> Mudanças na qualidade. QUÃO VALIOSO É CADA UM DOS DESEJOS? Estabelecer as prioridades é fundamental para uma boa preparação. Pronta-entrega = prioridade alta; =>> Preço menor = prioridade média; =>> Mudanças na qualidade = prioridade baixa.

QUAIS OS PONTOS DE ENTRADA E SAÍDA? Importante a compreensão para não entrar em uma barganha para se lamentar posteriormente. Entrada = proposta inicial; =>> Saída = abandono da negociação, caso necessário. Na atualidade as atividades de compras podem ser descritas como: localizar, selecionar, qualificar, avaliar e estabelecer parcerias com fornecedores, negociações de preços, estabelecer metas de longo prazo, trabalhar integrado com os demais departamentos da organização, desenvolvendo processos enxutos e outras atividades pertinentes que asseguram a entrega e o bom funcionamento dos produtos, Leenders et al. p. Com essas abordagens o comprador passou a ser visto como uma nova peça chave para a empresa atingir seus objetivos estratégicos. Gestão de compras, nos dias de hoje, não pode ser encarada fora do contexto estratégico da empresa.

Para entender melhor sobre isso vamos imaginar mais uma situação: O gestor de compras, tem diversos chamados para serem atendidos em um único dia. Normalmente, o cotidiano de quem trabalha com compras consiste nas seguintes atribuições: • Averiguar a necessidade de comprar produtos solicitados pelos companheiros ou materiais requisitados pelas diferentes áreas e departamentos. • Elaborar um planejamento das compras, reunindo as requisições oriundas dos diferentes departamentos. • Examinar o cadastro de fornecedores para constatar as empresas que fornecem os produtos solicitados. Posteriormente, é necessária comparação dos preços, as condições de pagamento e os prazos de entrega. Escolhida a melhor opção (muitas vezes, depois de consultar os funcionários ou o gerente), o encarregado efetiva o pedido de compra.   Quando se trata da compra dos chamados “bens imobilizados” (máquinas, móveis, veículos etc.

estes devem ser identificados pelo setor de patrimônio. O ato de comprar é bem mais complexo do que apenas a negociação do preço das mercadorias. Quem compra precisa ter informações confiáveis sobre produtos, fornecedores, concorrentes dos fornecedores, nível do estoque, posição financeira da empresa no momento em que faz a compra e alternativas do fornecimento. Quanto mais bem – preparados forem os profissionais que negociam com os fornecedores, melhores condições terão de fazer bons negócios. É muito importante ainda que ele esteja sintonizado com a empresa da qual está comprando e que tenha informações sobre o tipo de público a que ela atende e sobre as suas reais necessidades. Ele também não pode deixar de pensar no lucro e na manutenção do capital de giro, pois esses são os recursos financeiros com que a empresa mantém seu ciclo produtivo.

Essas preocupações, muitas vezes, vão evitar a compra de produtos que vendem muito pouco ou que, estocados, correm risco de estragar. Segundo os especialistas, uma boa política de compras deve implicar uma cartela diversificada de produtos, combinando marcas mais consagradas e procuradas com outras que tenham a mesma qualidade, que sejam menos conhecidas, mas que possam ter preços mais atraentes. De uma maneira geral, quando se trata de uma loja, é recomendável abrir espaço para itens mais baratos, que representam uma alternativa estimulante para quem quer economizar. Dessa forma, as compras se tornam gatilhos que possibilitam que a engrenagem de uma empresa gire; para que tudo funcione bem, que a produção esteja em dia e que os ganhos da empresa cresçam cada vez mais, é preciso saber comprar! Não basta ter verba e otimizá-la, é preciso ser assertivo e estratégico.

Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. Para Moraes (2005) é necessário, também que, as pessoas que trabalham nesta área estejam muito bem informadas e atualizadas, além de terem habilidades interpessoais; como poder de negociação, facilidade de trabalhar em equipe, boa comunicação, capacidade de gestão de conflitos. Além de estabelecer o fluxo de materiais, o departamento de compras de uma empresa atua diariamente com a missão de reduzir o número de problemas nas outras áreas e viabilizar o aumento do lucro da mesma. Para que isso ocorra da melhor forma possível, é importante dividir os objetivos de compra em quatro categorias que vão lhe ajudar a organizar o fluxo de trabalho e as demandas diárias da seguinte maneira: Preparação nas negociações de compras: Antes de ir ao encontro da outra parte, você deve conhecer sua estratégia, fornecedores, mercado, números, colaboradores e posicionamentos de abertura e de negociação.

Sensibilidade nas negociações de compras: Deixe de pensar apenas em si mesmo, no processo de negociação e considere o outro. Uma nova perspectiva faz toda a diferença, desde que você aja de acordo com um dos cinco níveis a seguir: • Compreenda as necessidades ou dores da outra parte, como crescimento das vendas ou lucratividade. Esteja certo de que suas propostas estão direcionadas a esses pontos; • Conheça os pontos de pressão individual e o Key Performance Indicator (KPIs) do vendedor. Compreenda o que está sendo negociado e de que forma pode ajudar a outra parte; tente entender e atender suas demandas emocionais na negociação, como a necessidade por aprovação, harmonia ou reconhecimento. Por exemplo: se você perceber que a outra parte compreende esse processo como uma mensuração de força, deixe-a acreditar que está vencendo; • Compostura nas negociações de compras; mantenha a calma e o controle diante da situação, por mais difícil que ela seja.

Há várias delas que você pode adotar, inclusive: =>> saber quando e como introduzir novas variáveis; =>> compreender como agir condicionalmente, sempre com o objetivo de direcionar o negócio a seu favor; =>> usar linguagem de negociação efetiva; =>> saber o valor das variáveis e reavaliá-las conforme a negociação segue em frente; =>> controlar o processo e a velocidade do seu fluxo para se manter adequado ao seu perfil. Considerando-se a importância da sustentabilidade nas negociações entre compradores e fornecedores, Hudler (2002) comenta que: [. a filosofia ou o método de relacionamentos de transações entre compradores e fornecedores deve ceder lugar para a de relações, objetivando maior estabilidade destes relacionamentos, o foco de visão em relacionamentos transacional está fortemente ligado a produtos, que surgem e desaparecem, porém, os relacionamentos devem permanecer.

Figura 2: Relacionamento Mútuo FONTE: Pooler et al. p. As teses de negociação de crise podem ser ampliadas para o terreno empresarial e para o campo político. As negociações de crise podem evitar questões embaraçosas entre os negociadores, eliminar o ruído surgido na comunicação que pode acarretar na ruptura do relacionamento e consequentemente na paralização definitiva de um acordo e na suspensão de uma tratativa. Segundo Patrick Audebert (2000), a negociação é um processo de interação oportunista dentro do qual dois ou mais atores, em situação de conflito aparente, tentam obter, por acordo, um resultado melhor do que se obtido por outros meios de decisão. Ainda conforme Combalbert (2006), o que diferencia a negociação de crise da negociação tradicional é a forma como o conflito se expressa e os constrangimentos, que pesam sobre as partes, enquanto a questão não for solucionada.

A definição de conflito é complexa, porque se confere de múltiplas maneiras e em diversas e variadas circunstâncias. É uma espécie de terceirização que encontra baixos custos de produção em outros locais (países), normalmente onde salários são inferiores, ou ainda onde a produtividade é mais elevada. Este processo passou a se intensificar com o aumento da globalização, quando todos estão interligados, sendo possível que empresas busquem vantagens econômicas além do território geopolítico. Figura 3: Técnica Global Sourcing FONTE: Argos Global Partiner Services Esta estratégia tem um histórico comum na importação de grãos, por exemplo, e outras commodities entre empresas sediadas em países com vantagens competitivas. Outro exemplo desta técnica pode se considerar a procura por manufatura em empresas chinesas.

Ou, ainda, empresas que necessitam de serviços de call center em outros países. Os dois parceiros, principalmente pela proximidade física, costumam cooperar muito mais, o que leva a uma redução de custos de transação e até mesmo de gestão destes fornecedores com todos convivendo em harmonia dentro de uma mesma planta. Os fornecedores que acompanham a companhia por todos os lugares são privilegiados aos se tornarem responsáveis pelo desenvolvimento de produtos, além de fornecerem os sistemas mais relevantes para a empresa, tornando a parceria muito sólida e vantajosa para ambos os lados. Ambas as técnicas vem acompanhando as tendências mundiais; o follow sourcing é uma política de fornecedores únicos para determinados produtos e para cada faixa de mercado. O principal objetivo é aumentar o comprometimento deste parceiro com a competitividade do produto final.

Já o global sourcing é um modelo que aposta no fornecimento global, ou seja, a empresa busca fornecedores independentemente de sua localização geográfica. Para o bem da humanidade, todos os compradores devem praticar a boa ética, desde as pequenas organizações, até as mais complexas. Devemos considerar que a ética em compras envolve questões de lucro, competição e justiça, entretanto, devem estar submetidos aos princípios gerais de justiça e equidade da comunidade a qual pertencem, determinados valores e princípios básicos do ser humano e de seu desenvolvimento em sociedade, como a ética e a honestidade são princípios fundamentais no processo de consolidação de uma negociação de sucesso. Não podemos nos esquecer de que o processo de negociação em compras deve ser pautado por um comportamento ético e de confiança mútua entre as partes.

Podemos concluir, que a arte de comprar é fazer com que os negociadores saiam do processo de barganha com a sensação de terem feito um bom negócio, uma boa transação, em que a relação estabelecida tenha sido a ganha-ganha, e que o fechamento de um processo de compras é o resultado da encenação e interpretação de dois ou mais artistas que com sua características procuram a satisfação e o atingimento autêntico e legitimo dos objetivos das partes envolvidas. CONSIDERAÇÕES FINAIS Como podemos observar, no decorrer do estudo, a prática de compras é fundamental para o sucesso das organizações na atualidade. php Consulta em: fevereiro de 2019. ARNOLD, J. R. T. Administração de Materiais. CARR, A. S. SMELTZER L. R. The Relationship of Strategic Purchasing to Supply Chain Management.

FAGUNDES, A. G. Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2010. GODOY, D. Strategic for innovation and lean supply. Pretince- Hall, London. LEENDERS, M. R. JOHNSON, P. WIERENGA, B. The effectiveness of different mechanisms for integrating marketing and R&D. pdf. Journal of Product Innovation Management, v. p. MORAES, A. Gestão de Compras. Apostila do Curso de Administração Industrial. CEFDET. Rio de Janeiro: 2005. JONES, D. T. From Lean Production to the Lean Enterprise. Harvard Business Review, n 72. p.