A IMPORTÂNCIA DA FERRAMENTA ERP ENTERPRISE RESOURCE PLANNING NA GESTÃO DE ESTOQUE AMBIENTE HOSPITALAR

A pesquisa foi realizada de forma quantitativa em compêndios bibliográficos da área da saúde e artigos científicos já publicados sobre a temática, bem como de forma qualitativa embasada num estudo de caso em um Hospital e Maternidade de Aparecida de Goiânia, Estado de Goiás, realizada por meio de uma entrevista com gestor da área de TI (Tecnologia da Informação). A justificativa da pesquisa foi baseada na necessidade ímpar de um Hospital praticar seus processos de forma ágil e eficaz para atender suas demandas de fornecimento de materiais, as quais impactam diretamente na manutenção da vida. A conclusão aponta que o sistema ERP contribui e atende tais necessidades, uma vez que tem como objetivo principal integrar todos os processos envolvidos numa gestão organizacional, no entanto é passivo de melhorias devidos seus processos serem muito abrangentes e por isso não atendem necessidades específicas, o que exige do tomador de serviço realizar adaptações customizadas.

Palavras-chave: Sistemas ERP; Estoques; Gestão hospitalar; Ferramenta. SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO 3 2 ESTOQUES – APONTAMENTOS NO ÂMBITO TRADICIONAL E HOSPITALAR: DEFINIÇÕES, CONCEITOS, RELEVÂNCIA. “a Organização Mundial de Saúde estabelece que um sistema de saúde se constitui de todas as organizações, instituições, recursos e pessoas que tenham como principal objetivo melhorar a saúde”. Onde o sistema ERP se encaixa atuando de forma relevante diante de tal afirmação? O autor continua (2010, p. afirmando que “para que esse sistema seja eficiente e eficaz é necessário o funcionamento integrado de setores relacionados a gestão de pessoas, infraestrutura, logística e recursos financeiros, entre outros”. A questão chave mencionada é o funcionamento integrado. Existe uma gama muito grande de definições sobre o sistema ERP na literatura da área.

A conclusão aponta que os sistemas ERP são atualmente totalmente aplicáveis no gerenciamento dos sistemas hospitalares e proporcionam um bom controle de estoques. No entanto, ainda é passivo de melhorias e atualizações que permitam um controle ainda melhor dos processos, devido se tratar de uma ferramenta muito abrangente, carente de especificidades. ESTOQUES – APONTAMENTOS NO ÂMBITO TRADICIONAL E HOSPITALAR: DEFINIÇÕES, CONCEITOS, RELEVÂNCIA. Estoques representam parte extremamente relevante das organizações, a ponto de muitos autores se referirem aos mesmos como os pulmões das empresas. De certa forma, tal comparação não é extremista, uma vez que o sucesso ou fracasso de uma organização, fator determinante para sua sobrevivência no mercado, depende em grande parte da forma como administra seus estoques. p. TIPOS E IMPORTÂNCIA DOS ESTOQUES TRADICIONAIS E HOSPITALARES Os estoques tradicionais são constituídos basicamente de matéria-prima, produtos acabados, para fins consignados e os denominados estoques de segurança.

No âmbito hospitalar existem os estoques de insumos, material para intervenção operatória, incluindo fluídos necessários para manutenção dos aparelhos hospitalares. Na visão de Meaulo e Pensutti (2011, p. estoque é definido da seguinte maneira: Estoque é todo o recurso adquirido e armazenado com a intenção de regular o fluxo de uma empresa. SILVA ET. AL. p. De acordo com o exposto, fica relativamente simples compreender porque um hospital não pode permitir a falta de produtos, insumos ou suprimentos no exercício de suas atividades. O fato é que máquinas, equipamentos e produtos são negociáveis, ao passo que a vida humana não. p. “é a compra de equipamentos para exames, centros cirúrgicos e produção de serviços internos de emergência”. Os estoques hospitalares, assim como nos demais segmentos, são definidos a partir de duas situações, a saber, demanda dependente e demanda independente.

A primeira situação envolve fato gerador conhecido, ou seja, já é sabido quais os materiais necessários para execução de determinada tarefa. No cenário hospitalar, uma demanda dependente pode ser exemplificada quando se planeja uma obra para construção de uma nova ala e a montagem dos equipamentos necessários para tal. Quanto ao estoque inativo, em contrapartida, caracteriza-se por não haver perspectiva de utilização, geralmente resultante de mudanças nas políticas de estoques ou alteração de cronogramas e devoluções ao estoque. Ou seja, é um tipo de estoque pontual, que ocorre mediante imprevistos, dito de modo simples. ESTOQUES – QUAIS OS IMPACTOS DE UMA MÁ GESTÃO? A resposta para a pergunta do tópico, dito de maneira simples, é que os impactos de uma má gestão de estoques são desastrosos.

Basicamente afeta no aumento de custos, quando estoques são acumulados sem vazão gerando assim desperdícios e impacto negativo na imagem da empresa ou organização, isso quer dizer que quando um cliente deixa de ser atendido por falta de material ou produto, a imagem da organização fica comprometida, bloqueando inclusive a entrada de novos pedidos. Afinal, se um cliente procura determinado serviço ou produto e a organização não supriu esta demanda, dificilmente tal cliente irá procurar esta mesma organização numa próxima vez, mesmo que o serviço ou produto seja diferente do solicitado da primeira vez. Silva et. al. p. continua: “situação semelhante ocorre nos hospitais, onde não podem ocorrer falhas no suprimento de medicamentos ou de serviços essenciais, como água e eletricidade”.

Se nos sistemas de gestão de estoques no ambiente tradicional a má gestão afeta tão negativamente, no sistema hospitalar, além de dos desperdícios e custos desnecessários, existe o agravante de acarretar na impossibilidade de procedimentos quanto a realização de exames, cirurgias e outros procedimentos ou intervenções. O estudo apresenta uma tabela confrontando benefícios e pontos negativos na adoção da ferramenta ERP pelas organizações. No capítulo que segue, porém, o foco é apresentar a ferramenta ERP como auxiliadora eficaz nos processos da administração hospitalar, especificamente na gestão dos estoques. COMO O SISTEMA ERP ATUA NO AMBIENTE HOSPITALAR ESPECIFICAMENTE NA GESTÃO DE ESTOQUES? A tecnologia tem se constituído numa forte aliada para a administração das empresas de forma mais expressiva a partir da década de 1990.

Devido aos resultados positivos e estratégias bem-sucedidas nos quesitos redução de custos e agilidade nos processos, as ferramentas disponíveis pela tecnologia têm ganhando cada vez mais adeptos e se constitui atualmente num diferencial competitivo. Mais recentemente, a grande contribuição da tecnologia para melhor gestão administrativa empresarial diz respeito a disponibilizar sistemas que proporcionem atuação integrada de processos, interligando todos os departamentos da empresa. As organizações hospitalares visam como objetivo primordial prover o bem-estar e a recuperação da saúde de seus pacientes. Com o fim de alcançar tal objetivo, porém, tais organizações não são autossuficientes, ou seja, não dependem somente de si mesmas. Pelo contrário, conforme cita Silva et. al. p. Entre as várias propostas oferecidas pela ferramenta ERP, está a atuação melhorada no aspecto gestão dos estoques.

Segundo Medeiros e Neto (2012, p. com respeito a estoques, o sistema ERP “pode proporcionar uma redução de estoques e desperdícios”. Desta forma, com base na afirmação dos autores, este já constitui um diferencial para administração dos estoques hospitalares. Reduzir estoques e consequentemente evitar desperdícios impacta diretamente na redução de despesas e aumento da receita. Por exemplo, disponibiliza a informação de quantos itens foram inseridos ou retirados de um almoxarifado para determinado procedimento ou necessidade. O sistema realiza assim uma atualização de inventário constante e diariamente. Os insumos, produtos ou peças inseridas nos estoques hospitalares são peculiares num aspecto extremamente relevante, cujo controle é possibilitado pelo sistema ERP. Trata-se do estoque de medicamentos com prazo de validade vencido destinado ao descarte controlado.

Os registros de tais medicamentos precisam ser exatos para tratativa e descarte corretos. ENTREVISTA Prezado responsável do setor (Sistemas) – Hospital Estadual e Maternidade Nossa Senhora de Lourdes Entrevista realizada visando apontar os conceitos do sistema ERP – Enterprise Resource Planning na gestão hospitalar 01 Desde quando o Hospital implantou o sistema ERP? O hospital implantou o sistema em outubro de 2016, e só começou a operar em janeiro de 2017. Quais os principais motivos para adotar este sistema? Os principais motivos foram a melhor forma de controlar e monitorar as movimentações e registro de mercadorias, e a integração com seus usuários/solicitantes. O sistema tem se mostrado eficaz para o segmento hospitalar? O sistema operacional tem se mostrado eficiente e com alguns treinamentos e capacitação se tornará eficaz.

Os custos para implantação do sistema são altos? Os resultados justificam o investimento? Os custos para implantação são altos, tanto no quesito financeiro quanto no comprometimento das equipes. A qualidade e segurança na gestão justificam os valores investidos. Conforme Baze e Pinheiro (2015, p. para tal implantação geralmente constitui um projeto de longo prazo, “que mobiliza equipes multidisciplinares dedicadas ao processo, usuários que irão operar o sistema, especialistas em sistemas de informação ERP, especialistas em redesenho de processos e mudança organizacional”. O quadro abaixo alista benefícios versus pontos negativos quanto a implantação da ferramenta ERP: Benefícios: Redução de estoques Redução de pessoal Aumento da produtividade Melhor gerenciamento de pedidos Redução de custos de TI Aumento da receita Visibilidade das informações Processos novos e aprimorados Impacto positivo no consumidor Padronização Flexibilidade Globalização e desempenho do negócio Pontos negativos: Planejamento expressivo Mudanças em toda a organização Alto custo de aquisição e implantação Implantação a longo prazo Baixa vantagem competitiva (visto se tratar de pacote comercial amplamente disponível) Quadro 1: Explanação de benefícios versus pontos negativos da ferramenta ERP Fonte: Adaptado pelo autor CONSIDERAÇÕES FINAIS Com base no estudo realizado foi possível concluir que os sistemas de tecnologia são de extrema relevância para as organizações, sejam quais forem seu segmento de atuação ou porte.

Isso porque tais sistemas disponibilizam a interligação de informações acessíveis pelos departamentos envolvidos. Atualmente, uma ferramenta muito utilizada no meio corporativo é o sistema ERP, cujo objetivo principal é integrar as atividades de processamento das transações das áreas funcionais de toda a empresa. A adaptação das pessoas e capacitação das mesmas para acessar todas as funções disponíveis pelo sistema. Comparando pontos positivos e benefícios propostos com os pontos negativos, o sistema ERP é completamente viável para atender a demanda hospitalar, incluindo controle de estoques. Melhorias são necessárias, mas tal necessidade é completamente palpável devido a velocidade com que a tecnologia se atualiza e se reinventa. REFERÊNCIAS BAZE, Isabella Venturini; PINHEIRO, Rafael Sanaiotte. Análise da implantação do sistema ERP em um hospital sul matogrossense: vantagens e desafios.

Sistemas integrados de gestão – ERP: Benefícios esperados e problemas encontrados na implantação em pequenas empresas brasileiras. Ponta Grossa, 2009, 94p. Disponível em: <http://livros01. livrosgratis. com. SILVA et. al. Logística em organizações de saúde. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2010, 129p. SILVA, José Neto Aristides; LIMA, José Cláudio de Souza.