MÉTODOS DE ARMAZENAMENTO DE ARQUIVOS EM ORGÃOS PUBLICOS

Sc. SAULO FRANÇA BRUM TÍTULO: MÉTODOS DE ARMAZENAMENTO DE ARQUIVOS NA SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA DE SC ÁREA TEMÁTICA: ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS AUTOR: CLAUDIA CAZUNI BRESOLIN MACHADO FLORIANÓPOLIS-SC, 2019 AGRADECIMENTO À Deus e aos meus pais, Antônio e Maria, meus irmãos Ronaldo e Sandra pelo apoio, carinho e a força na minha caminhada. De forma especial, o agradecimento ao meu esposo João e meus filhos Nicolas e Sophia razão do meu existir. À Universidade UNIGRAN que não mediu esforço para proporcionar a nós acadêmicos o melhor aprendizado e aproveitamento do conteúdo. À SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA DE SC que abriu as portas para esta experiência tão magnifica. PRINCIPAIS TEORIAS E ESCOLAS DA ADMINISTRAÇÃO 13 2.

TEORIA DAS RELAÇÕES HUMANAS 17 2. TEORIA CLÁSSICA X TEORIA DAS RELAÇÕES HUMANAS 18 2. PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO 18 2. DESEMPENHO ORGANIZACIONAL 19 2. A Secretaria é referencia em gestão eficiente de recursos e fiscalização tributária em todo o Brasil. Dessa forma, foi possível conhecer e aprender através do método de observação qualitativa, sobre os métodos de armazenamento de arquivos na instituição em nível corporativo e operacional. Apresentou-se neste documento, através da apresentação de referências teóricas toda a conceitualização da administração e da figura do administrador, além de suas habilidades segundo autores como CHIAVENATO e RESENDE. Após abordou-se a Administração Geral e Arquivos segundo MARRAS, VILANOVA, SILVEIRA, dentre outros. Ao final abordou-se foi a caracterização da instituição, sua qualificação jurídica, a importância social e econômica da companhia para a região além do organograma da instituição pública.

Chiavenato conceitua de forma muito objetiva o processo de planejamento dentro da administração: O planejamento produz estratégias que se baseiam em objetivos e nos procedimentos específicos para alcançá-los. Planejar envolve solução de problemas e tomada de decisões quanto à alternativa para o futuro. A organização visa estabelecer a infra- estrutura e os recursos necessários para possibilitar a implementação do planejamento, o que reflete como a empresa tenta cumprir os planos. Chiavenato 2008 p. Já para Lacombre e Heilborn (2008) o organizar é o processo de identificar, separar e remanejar de forma correta o trabalho. AC: Nabucodonosor (Babilônia) Controle de produção e incentivos salariais. AC: Mencius (China) Necessidade de sistemas de padrões. AC: Sócrates (Grécia)/Ciro (Pérsia)/Platão (Grécia) - Enunciado da Universidade de Administração.

Necessidade de relações humanas; estudo de movimentos, arranjo físico e manuseio de materiais. Princípio da especialização. Daniel C. McCallum (EUA) Usu do Organograma para a estrutura organizacional; Administração sistemática em ferrovias. Henry Metcalfe (EUA) Arte da Administração; Ciência da Administração. Frederick Winslow Taylor (EUA) Administração Científica; cooperação entre operários e gerencia; prêmios de produção; princípio de exceção; estudo de tempos e métodos; ênfase no planejamento e controle. CHIAVENATO 2000, p. Função contábil: classificação e registro dos fatos econômico - financeiros ocorridos na empresa, com o objetivo de apurar seus bens, direitos e obrigações, lucros ou prejuízos. Função de segurança: visa a salubridade dos trabalhadores, condições de iluminação, temperatura e prevenção de acidentes e à proteção de materiais, segurança de equipamentos, instalações e construções, normas, etc.

Função administrativa: refere-se ao trabalho de gerência, direção e controle das atividades para que a empresa possa atingir de forma racional seus objetivos, que na visão de Fayol, é a mais importante, pois esta função direciona e comanda todas as outras. Fayol (1978) também elaborou quatorze princípios administrativos que ao serem aplicados devem levar em conta a realidade de cada empresa e são demonstrados no Tabela 1 abaixo: Tabela 1: Quatorze princípios administrativos de Fayol Fonte: Fayol (1978) – Adaptado pelo autor 2. Henry Ford Segundo aponta Chiavenato (2000), Henry Ford, o mais conhecido precursor da Administração Cientifica, iniciou sua vida como mecânico. O desenvolvimento das chamadas ciências humanas, principalmente a psicologia e suas primeiras aplicações á organização industrial. As idéias da filosofia pragmática de John Dewey e da Psicologia Dinâmica de Kurt Lewin foram capitais para o humanismo na administração.

As conclusões da Experiência em Hawthorne, desenvolvida entre 1927 e 1932, sob a coordenação de Elton Mayo, que puseram em xeque os principais postulados da Teoria das Relações Humanas. CHIAVENATO, 2000) 2. TEORIA CLÁSSICA X TEORIA DAS RELAÇÕES HUMANAS A Tabela 2 mostra paralelamente as principais características de cada teoria, focando na diferenciado que cada uma delas fez frente a mesma realidade, conforme explicitou Chiavenato (2000): INCLUDEPICTURE "http://4. O desempenho das funções deve ser acompanhado da respectiva responsabilidade que deve andar junto com a correspondente autoridade, ambas devem estar equilibradas entre si. – A autoridade para tomar ou iniciar uma ação deve ser delegada o mais próximo possível da cena da ação. – O número de níveis de autoridade deve ser o mínimo possível.

Em relação às relações: 9 - Há um limite quanto ao número de pessoas que podem ser supervisionadas por um superior. Cada pessoa deve subordinar-se a um único superior, evitando-se duplicidade de ordens. A empresa sempre espera que seus objetivos e metas sejam alcançados, precisando para isso que seus colaboradores, tenham um bom desempenho na instituição no cumprimento dessas metas. Dessa forma, a empresa deve ter um sistema de avaliação para verificar se os objetivos almejados estão sendo alcançados, tanto para os servidores quanto para a organização. Lucena (1995), afirma que o desempenho deve ser gerenciado, pois se não for, o negócio também não será coordenado corretamente. Lucena enfatiza ainda que: [. todas as ações empreendidas deverão estar orientadas para a busca da realização da missão empresarial, traduzida em objetivos econômicos e sociais.

Chiavenato (2005) acrescenta que o desempenho é determinado por atributos individuais, pelo suporte organizacional e pelo esforço no trabalho. Esses três requisitos juntos e integrados entre si são essenciais na determinação do desempenho dos funcionários e consequentemente da empresa. AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO Analisar o desempenho humano não é algo novo. No dia a dia, nota-se que as pessoas estão continuamente analisando e sendo analisadas Davis e Newstrom (1989, p. afirmam que “o primeiro registro que se tem de uma avaliação de desempenho foi desenvolvido por Robert Owen em New Lamark na Escócia, por volta de 1800, em uma fábrica de algodão”. Bergamini e Beraldo (1988, p. destacam que “[. a avaliação de desempenho humano na organização é o instrumento que com maior precisão tem respondido a necessidade de conhecimento da organização sobre si mesma.

” Ao se utilizar esse importante instrumento a empresa passa a ter informações precisas de seus funcionários, podendo conhecê-los melhor quanto a sua eficiência no trabalho, uma vez, que a empresa é formada principalmente por sua força de trabalho humano. Para Marras (2001), existem diversas utilidades para avaliação de desempenho e as mais usadas são: Identificar empregados que necessitam de aperfeiçoamento; definir a contribuição do indivíduo nos resultados da empresa; descobrir novos talentos; facilitar o auto desenvolvimento do funcionário; fornecer feedback aos empregados e subsidiar programas de mérito, promoção e transferência. A organização atualmente emprega centena de servidores, distribuídos nas áreas operacionais, administrativa, de fiscalização e controle, propiciando emprego e renda formal para a região em que atua.

Além disto a instituição, necessita de produtos e serviços diversos como alimentação, água mineral, combustível, material de expediente, manutenção mecânica de seus veiculos, uniformes, EPI’s, dentre outros, fomentando ainda mais a economia da região. A região onde a Secretaria de Estado da Fazenda de Santa Catarina, desenvolve as suas atividades, apresenta-se o franco desenvolvimento humano e empresarial, sendo com maior eficiência do país, segundo aponta o REE-F (Ranking de Eficiência dos Estados – Folha). A empresa publica necessita de constante crescimento dado o aumento da arrecadação do estado e aumento de empresas e negócios. Por ser uma empresa publica de arrecadação e fiscalização tributária não possui concorrentes diretos ou indiretos, já que o seu serviço é obrigatório e essencial ao estado.

br/institucional/organograma - Acesso em 30/10/2018 5 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS: MÉTODOS DE ARMAZENAMENTO DE ARQUIVOS NA SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA DE SC. A Secretaria de Estado da Fazenda de Santa Catarina nasceu no ano de 1918 sendo o primeiro secretário o Sr. Adolfo Konder, que posteriormente foi eleito governador do estado em 1926. A Secretaria de Estado da Fazenda contabiliza 50 nomeações de secretários, sendo 10% dos nomes posteriormente alcançaram o cargo de Governador do Estado. A principal função da Secretaria de Estado da Fazenda de Santa Catarina é fiscalização, arrecadação, pagamento, controle e contabilização de recursos públicos do estado, é o órgão central dos sistemas de Administração Financeira, Controle Interno e Planejamento Orçamentário. Podemos afirmar que um dos maiores pontos fortes da Secretaria de Estado da Fazenda de Santa Catarina é o reconhecimento da gestão publica e da população por mais de 182 anos, gerindo recursos para o estado.

Além disto, ressalta-se a força de trabalho da SEFAZ-SC; o plano de Carreira em reestruturação; o nível técnico dos colaboradores em nível de pós-graduação e mestrado e a crescente reestruturação do órgão. CONSIDERAÇÕES FINAIS Na Secretaria de Estado da Fazenda de Santa Catarina, a organização de sistemas e métodos são fundamental para que a autarquia obtenha resultados positivos. Tal qual é fundamental a fim de identificar e analisar todas as estruturas, além de traçar objetivos, metas, propósitos, e desafios que precisam ser realizados durante o ano. Durante a realização do estagio foram seguidos os critérios dos conteúdos oferecidos no curso de administração de empresas e utilizando-se de estratégias, politicas, programas, projetos e atividades, a fim de alcançar todos os resultados, com a melhor concentração de esforços e recursos pela organização.

Metodologia da Pesquisa. São Paulo: Atlas, 2004. CHIAVENATO, I. Administração de recursos humanos: fundamentos básicos. ed. Gestão Estratégica. São Paulo: Saraiva, 2002. COSTA, P. L. O. A estratégia em ação. Rio de Janeiro: Campus, 1997. KARLOF, B. Conceitos básicos de administração. São Paulo: Nobel, 1994. ed. Rio de Janeiro: Record, 2007. MAXIMIANO, A. C. A. WOLFGANS, S. et al. Manual de Administração da Produção. Rio de Janeiro, FGV, 1994.