TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E SUA IMPORTÂNCIA COMO FERRAMENTA DE COMPLIANCE NA CONTABILIDADE EMPRESARIAL

Podemos dizer que a contabilidade é e sempre será um banco de dados, divididos em partes que compactuam informações patrimoniais e financeiras da empresa. Anteriormente, as informações eram guardadas em papéis e arquivadas, e com o decorrer do tempo apagavam, muitas vezes tornando-se obsoletas e incapazes de produzirem provas reais do fato contábil. Atualmente, a Tecnologia da Informação proporciona o armazenamento dessas informações em tempo real. A tecnologia é uma ferramenta que permite o usuário acompanhar as exigências do governo que os obrigam a garantir as informações prestadas por ele nas declarações acessórias como o SPED - (Sistema Público de Escrituração Digital) e consequentemente as declarações prestadas tanto a Receita Federal quanto a Receita Estadual. Enfim, nos tempos atuais não existe contabilidade sem a Tecnologia da Informação e cabe ao profissional adequar as novidades que aparecem no mercado referente a tecnologia para usufruir dos benefícios proporcionados por ela.

em Gestão Financeira e Tributária: Ênfase em Auditoria, Controladoria e Perícia 2 SPED (Public System of Digital Bookkeeping) and consequently the declarations given both the Internal Revenue Service and Revenue State. Finally, in the current times there is no accounting without Information Technology and it is up to the professional to adapt the novelties that appear in the market regarding technology to enjoy the benefits provided by it. Keywords: Conformity. Accounting. Information Technology. REFERENCIAL TEÓRICO 3 2. Contabilidade: Provedora das informações para a tomada de decisão A contabilidade é uma ferramenta primordial para a tomada de decisão, sendo responsável pela coleta dos dados econômicos, registro, conciliação e processamento desses dados, tornando possível a emissão das demonstrações contábeis (balancetes, diários, razões e outras obrigações assessórias) confiáveis, para que os administradores possam tomar as decisões acertadas, reduzindo ao máximo o risco do negócio.

Com a escassez de recursos financeiros os empresários evitam investimentos com grau de risco elevado, pois as decisões tomadas sem respaldo, baseadas em demonstrações irreais podem custar a falência da empresa, acarretando desempregos e retração de mercado. Na visão de Andrade (2000, p. “as informações geradas pela contabilidade devem propiciar aos seus usuários base segura às suas decisões, pela compreensão do estado em que se encontram a Entidade, seu desempenho, sua evolução, riscos e oportunidades que oferece”. No entanto essas qualidades inatas e profissionais podem ser potencializadas se baseadas em informações de melhor qualidade". Sendo assim é papel do administrador se municiar de dados concretos para reduzir os riscos inerentes ao mercado empresarial. A contabilidade atual não pode limitar somente aos aspectos legais e fiscais da organização, menosprezando aspectos vitais como gerenciais, produtividade, planejamento e eficácia, e esquecer que o mercado necessita de uma visão futurista.

Deve apresentar-se como um tradutor, e não simplesmente como um apurador de dados. Não basta elaborar os relatórios contábeis/financeiros, mas fazer com que os gestores consigam entender o que esses relatórios estão informando. É preciso se questionar se mudamos juntamente com ele. Em uma de suas magníficas abordagens, Peter Drucker disse: “Não haverá países ‘pobres’ - só países ignorantes. E o mesmo será verdade para os indivíduos, as empresas, as indústrias e todos os tipos de organizações”. Kanitz (2014, p. relata, “o segredo da sobrevivência humana é a sua adaptabilidade, sua agilidade em se adaptar às mudanças que ocorrem”. Executivos eficazes sabem quando uma decisão deve basear-se em princípios e quando deve ser tomada pragmaticamente. Se uma decisão não se converter em trabalho, ela não será uma decisão; terá sido, no máximo, uma boa intenção.

Quando se fala em tomada de decisão, independentemente das características individuais, pensa-se sempre no futuro, nas suas 6 consequências. E quando se trata do futuro, existem três tipos de pessoas: Aquelas que fazem acontecer; Aquelas que ficam observando o futuro acontecer; Aquelas que ficam tentando entender o que foi que aconteceu. A tomada de decisão pode ser usada para promover a mudança, ou para se adaptar a uma nova realidade de mercado, por exemplo. Os aspectos de 7 crescimento dizem respeito ao aumento da abrangência da informatização para além das funções administrativas e financeiras, tais como sistemas gerenciais. Desta forma é preciso que haja planejamento das necessidades de sistemas, planejamento da aquisição de novos sistemas e soluções de TI, contratação de novos sistemas, testes das novas soluções, avaliação de riscos da integração, implantação das novas soluções e planejamento da evolução da infraestrutura tecnológica.

Entretanto, este cenário exige maiores habilidades do responsável pela TI da empresa, tais como: capacidade de planejamento, de entender o negócio, possuir habilidades técnicas de sistemas e infraestrutura, capacidade de induzir os “donos” do negócio a investir em TI, capacidade de saber contratar serviços e de gerenciar o trabalho de terceiros. No contexto de pequenas e médias empresas, um modelo de Governança de TI deve se assemelhar a recomendações de práticas gerenciais. ABREU E FERNANDES, 2012, p. Embora a TI seja vista como um mal necessário, ela é considerada estratégica por fornecer a empresa benefícios como agregação de valor à organização, auxílio em um novo posicionamento em relação ao concorrente, 8 otimização dos recursos e custos administrativos mais competitivos.

Gestão de Riscos e Compliance O cenário empresarial e regulatório vem sofrendo significativo aumento de complexidade nos últimos anos. Percebe-se uma propagação de novas exigências regulamentares e crescem as expectativas dos stakeholders em relação a decisões de conformidade das organizações. De acordo com Duarte (2012) a integração das autoridades fiscais, bem como o monitoramento e o cruzamento de dados eletrônicos gerados pelas empresas, obrigam as mesmas a adotarem maiores rigores em seus procedimentos tributários. Uma simples emissão de nota fiscal, requer que os cálculos dos impostos, alíquotas e códigos fiscais estejam em conformidade com a legislação vigente para aquela determinada operação. O documento também apresenta a definição de “Estar em Compliance”, sendo a seguinte, "é estar em conformidade com leis e regulamentos internos e externos”.

Portanto, trata-se de um importantíssimo tema, pois assegura que as normas sejam respeitadas e cumpridas, evitando multas de órgãos reguladores por não estar em conformidade e ineficiência das operações, prejudicando a qualidade de serviços requerida pelo negócio. “As questões regulatórias e a suspeita ou ocorrência de fraudes externas estiveram entre os riscos mais frequentes com os quais as empresas tiveram de lidar nos últimos 12 meses”2. Esse é um dos principais dados de um levantamento inédito realizado entre agosto e setembro deste ano pela Thomson Reuters, obtidos através de uma pesquisa realizada com um grupo bastante seleto de especialistas e influenciadores do mercado de Compliance e Risco no Brasil. Nota-se então que compliance pode ser vista como uma ferramenta que zela pela conformidade de normas, pelos valores corporativos e também pela prática da ética empresarial nas organizações, prática que está se consolidando com um diferencial competitivo em um mercado extremamente disputado e também como um instrumento que previne multas astronômicas por não observância de leis que poderão determinar a continuidade ou não das empresas, independentemente de onde estejam.

Essa função é muito importante, e é através dela que será detectado possíveis falhas que podem ser corrigidas com eventuais lançamentos padrões (rotina onde são parametrizadas as regras que contemplam as funções que atendam a contabilidade) ou intervenções através correções de ponto de entrada (ferramenta customizada para corrigir alguma falha no processo de integração). Ronaldo e Cesar Alexandre (2010) afirmam que “os Sistemas ERP (Enterprise Resource Planing) são sistemas de informação integrados adquiridos na forma de pacotes comerciais de software com a finalidade de dar suporte à maioria das operações de uma empresa industrial (suprimentos, manufatura, manutenção, administração, financeira, contabilidade, recursos humanos etc. É válido ressaltar que embora tenha sido criado basicamente para atender as empresas industriais, hoje em dia é enorme a ampliação dos ramos empresariais atendidos, como farmácias, comércio, varejo, etc.

Os sistemas ERP são integrados e pode abranger todos os setores das organizações, proporcionando a integração das informações contábeis, financeiras e fiscais em tempo real possibilitando uma análise rápida e coesa. Os sistemas ERP são divididos por módulos, que é responsável pelo gerenciamento das informações pelos respectivos setores das organizações. Validação: envolve a análise crítica da implantação, com confronto do que foi planejado com o que foi executado, o que permite a verificação do nível de alcance dos objetivos previstos. ADALTON, 2010, p. apud HABERKON,1999, p. Seguir as metodologias apresentadas não garante o sucesso na implantação do ERP, é necessário que a equipe responsável pelo projeto possua um vasto conhecimento sobre software, conhecer a funcionalidade de todos os módulos do sistema (por exemplo, contábil, financeiro, fiscal, ativo imobilizado, gestão de pessoal) e conhecer o ramo do negócio do cliente, pois dependendo da atividade algumas customizações que são ferramentas específicas criadas com o intuito de atender o cliente em algum relatório ou rotina que o sistema não atenda, devem ser feitas para que isso aconteça.

Caso a implantação não atenda as expectativas é necessário desembolso com consultorias externas o que alavancaria os custos podendo até tornar inviável o prosseguimento com esse sistema. Além da internet, foram utilizados livros e artigos sobre o assunto estudado como fonte de pesquisa, objetivando-se com isso, além de uma grande fonte de informações. DISCUSSÃO E RESULTADOS Esta pesquisa teve como objetivo demonstrar à importância da implantação de um sistema de informação que aliado a contabilidade proporcionasse às organizações a tomada de decisão, e ao mesmo tempo atender as obrigações fiscais, financeiras e sociais instituídas pelo governo, evitando retrabalhos e multas aplicadas pelos órgãos competentes. Conforme atestado pela pesquisa a informação contábil é a responsável por mensurar as informações econômicas, pois as informações sempre são levantadas em valores monetários sustentados através dos relatórios contábeis, razão auxiliar, balancete, balanço patrimonial ou informações advindas de outros setores como exemplo o setor financeiro, compras, fiscal, ativo imobilizado.

A implantação de qualquer Sistema de Informação dentro de uma organização deve ser feita após um estudo detalhado e com um preparo adequado para que ocorra tudo da melhor forma possível. Aquisição de softwares e equipamentos mais potentes é importante durante o processo. Cabe ressaltar que é um processo que envolve não só a contabilidade, demandando esforços de todas as áreas. É evidente que a Tecnologia veio para proporcionar avanços na área da governança corporativa contábil e cabe ao usuário conhecer todas as funcionalidades dos sistemas para atingirem as expectativas da organização. Saber 16 lidar com as informações é essencial, mas não garante um diferencial competitivo entre os concorrentes, e sim, dar qualidade e agilidade na prestação dos serviços.

Conhecer bem como funciona o SPED e as malhas fiscais e saber quais informações devem ser entregues à Receita Federal são tópicos essenciais para um negócio. Buscar a automatização dos processos também é fundamental para se manter firme na acirrada corrida do mercado. São Paulo: Atlas, 2001. DRUCKER, P. Drucker - " O homem que inventou a Administração”. ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier. Governança corporativa de tecnologia da informação, 2009- ABNT/CB-021 - Computadores e Processamento de Dados. KANITZ, S. A Missão do Administrador - Administração Como Filosofia de Vida. MAGALHAES, Antonio de Deus; LUNKES, Irtes Cristina. Sistemas Contábeis: O valor informacional da contabilidade nas organizações. SPED - Sobre o Projeto <http://www1. receita. fazenda. gov. br/sobre-oAcesso em: 07 jan.