ORÇAMENTO BASE ZERO:Mudando a forma de gerir despesas

Através de um levantamento bibliográfico, composto de artigos e livros publicados na área, este trabalho levou em conta os conceitos de autores consagrados na área de gestão, abordando temas como o Planejamento Estratégico, Controladoria e Orçamentos Empresarias, estando o OBZ também presente nesta abordagem. São muitas as vantagens para as empresas que utilizam o OBZ em suas práticas, dentre elas a constante avaliação das ameaças e da concorrência, podendo desenvolver estratégias competitivas, e a manutenção de crescimento sustentável para os negócios empresariais. Palavras-chave: Orçamento Base Zero; OBZ; Estratégias Empresariais; Processos Orçamentários; Planejamento Estratégico. SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO 4 2 O PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL E A FERRAMENTA ORÇAMENTO BASE ZERO 6 2. A controladoria 6 2. O setor é responsável por focar no alcance e otimização dos resultados propostos pela organização.

Padoveze (2003) afirma que a eficácia da empresa cabe à Controladoria, através do controle das operações e do planejamento dos resultados. Por sua vez, o planejamento estratégico define a estratégia empresarial mediante questionamentos que situam a empresa quanto ao seu lugar atual, para qual direção está indo e quais as etapas intermediárias que estarão no caminho durante este deslocamento (MAXIMIANO, 2011). As empresas têm buscado, também, melhorias através da realização dos orçamentos nas organizações, como é o caso do Orçamento Base Zero que tem sido visto como uma ferramenta voltada a otimizar os processos gerenciais através da gestão dos recursos de maneira equilibrada em toda a organização. A ferramenta busca envolver todos os orçamentos da empresa numa grande ação que gera a economia dos recursos pela maximização dos esforços envolvidos em realizar a estratégia empresarial (Hoji, 2001).

Entre os focos desse contínuo reexame está a busca pelo melhor entendimento dos fatores ambientais que permitam tornar o ambiente empresarial menos Complexo e mais compreensível para seus administradores. NASCIMENTO E REGINATO, 2013, p. Segundo Francisco Filho (2015), a controladoria visa auxiliar o modelo de gestão, identificando o intuito da organização, colaborando para a eficiência e eficácia de seus processos e quais fatores a favorecem ou prejudicam, gerando informações essenciais para o planejamento estratégico. Neste cenário, o controller tem a função de fornecer informações econômicas, financeiras e gerenciais, estando sempre atento às mudanças e evoluções. O profissional busca fiscalizar, planejar e auxiliar na tomada de decisão, enfatizando sempre a demanda de mercado (FRANCISCO FILHO, 2015). Os objetivos da controladoria, ao visar a organização são: a gestão econômica, a eficácia organizacional e a obtenção de resultados econômicos conforme condições e metas pré-estabelecidos.

Para atingir o resultado, a controladoria atua de várias maneiras: realiza estudos, coordena os processos orçamentários, gera informações e auxilia nas tomadas de decisões, reduzindo os impactos econômicos e otimizando os resultados (OLIVEIRA et al. Dessa forma, a área de controladoria desempenha atividades especificas para cada organização, analisando as premissas e as definições de modelo de gestão da empresa. O modelo de gestão corresponde e se desenvolve de acordo com a missão da organização, buscando assegurar o sucesso da empresa, área, processo ou atividade. É correto afirmar que o modelo gestão está presente em todas as fases da gerência, pois existem pessoas executando processos, utilizando tecnologias sob determinada estrutura, o que se denomina de ação organizacional. A seguir, o texto traz as especificações para o planejamento estratégico, tático e operacional.

O planejamento Estratégico O planejamento estratégico é um processo administrativo que visa proporcionar às empresas bases metodológicas que devem ser seguidas pela direção com o objetivo de otimizar a interação destas com o meio onde estão inseridas, apresentando inovação e diferenciação nas suas atividades (OLIVEIRA, 2002, p. Para o autor, o planejamento é um processo voltado a alcançar os objetivos traçados, prezando pela eficiência na sua execução, economizando nos recursos da organização. Normalmente as organizações possuem um planejamento estratégico, algumas de maneira formal, e outras mais informalmente, e neste caso, as estratégias ficam implícitas, permanecendo como uma orientação na mente dos líderes empresariais, conforme Maximiano (2009), sendo este fato mais presente nas pequenas e médias empresas, pois nas grandes empresas, devido a complexidade dos negócios e a força dos seus concorrentes, necessitam trabalhar com planejamento bem estipulado.

No intento de colaborar para o sucesso do planejamento operacional, são usadas ferramentas de padronização para as atividades organizacionais, bem como etapas, que segundo Maximiano (2009), têm por objetivo alcançar as metas e objetivos estipulados pelo planejamento estratégico da organização. O comprometimento entre as equipes e a clara definição dos objetivos fazem toda a diferença no planejamento estratégico de uma organização. Planejamento tático Segundo Oliveira (2005), o objetivo do planejamento tático é otimizar um determinado resultado na empresa, e não na organização toda. Assim, decompõem os objetivos traçados no planejamento estratégico em áreas, estratégias e políticas. Chiavenato (2004) cita que o planejamento tático opera em determinadas áreas ou departamentos específicos na empresa, traça uma perspectiva de médio prazo e está sob responsabilidade gerencial.

E por ter esta visão setorial, acaba impactando pontos específicos da organização, diferentemente do planejamento estratégico que busca atingir toda a empresa. No ambiente globalizado e de grande competitividade, o orçamento torna-se um instrumento gerencial de grande importância, segundo Hoji (2010), pois sua utilização permite que se produza informações confiáveis para serem utilizadas na gestão estratégica dos negócios, tornando-os mais competitivos. Em Lunkes (2007) é possível verificar os principais objetivos para estabelecer o orçamento nas empresas, conforme o Quadro 01 Objetivos Descrição Planejamento Atua auxiliando na programação das atividades de maneira lógica e sistemática de maneira a corresponder com a estratégia de longo prazo da empresa; Coordenação Ajuda na coordenação e consistência das atividades realizadas nos diversos setores da organização; Comunicação Permite informar mais facilmente os objetivos e planos estratégicos da empresa aos diversos gerentes operacionais; Motivação Fornece estímulo para que os gerentes atinjam as metas pessoais e da empresa; Controle Propicia melhor controle nos planos originais, com ajuste quando necessários; Avaliação Processo de avaliação das metas de cada gerente envolvido nos processos das organizações.

Quadro 1 - Objetivos principais para o orçamento nas empresas Elaborado pelo autor, a partir de Lunkes (2007) Dentre as vantagens para o desenvolvimento do orçamento nas empresas, Frezatti (2000) e Hoji (2001) citam: a) a análise das políticas da empresa; b) definir a responsabilidade de cada função na empresa; c) a interação entre os departamentos; d) leva a alta administração a esclarecer a todos as metas e objetivos da empresa; e) exige adequação das práticas contábeis; f) força uma administração voltada para a economia de recursos com minimização dos custos e maximização das receitas; g) permite aos executivos alocar o tempo em processos criativos; h) obriga a empresa a avaliação periódica; i) redefine os rumos da empresa mediante adequação dos fatores externos; j) análise constante dos objetivos estratégicos da organização.

O orçamento é essencial para desenvolver e controlar o planejamento empresarial, pois como ferramenta, auxilia na coordenação das ações voltadas ao alcance dos objetivos estratégicos, através de ações que envolvem todos os participantes da organização. Ao longo das décadas as formas de realizar orçamento nas empresas foram sendo modificadas (LUNKES, 2007). O orçamento por atividades surgido na década de 80, na fase seguinte, é formado pela projeção dos recursos nas atividades de forma a direcionar os custos visando melhor controle da carga de trabalho e dos recursos gastos. O beyond budgeting, como processo de orçamento mais atual, utiliza maior flexibilidade para o planejamento, avaliação e controle de desempenho, surtindo num conjunto de princípios formados para serem guias em toda a atuação empresarial.

Mas neste projeto, o objetivo é abordar o orçamento base zero, que será descrito mais adiante. Os tipos de orçamento Hijo (2001) cita que existem dois tipos de orçamento para as empresas: o orçamento de capital, ou investimento, e o orçamento operacional, ou do período. O orçamento de investimento tem por objetivo analisar as diversas alternativas para os investimentos da empresa, de forma que a mesma possa expandir suas capacidades produtivas ou de comercialização, enquanto que o orçamento operacional envolve as receitas e custos da empresa como um todo, e deve ser orientado pelos objetivos estratégicos da organização. Nesta explicação dos gestores eles devem fornecer um pacote que inclua os custos, as finalidades, as alternativas, as medidas de desempenho e as consequências da não execução de cada atividade que consta do plano (SOARES, 2011).

Para elaborar um OBZ, a empresa deve estabelecer seus objetivos e metas, de forma que as premissas do OBZ sejam seguidas conforme o plano geral da organização. Por isso que o planejamento estratégico da empresa é importantíssimo, pois todos os outros planos devem por ele ser orientados, facilitando o caminho para o alcance das metas organizacionais traçadas. Enquanto a abordagem do orçamento tradicional diz respeito a uma função mais instrumental, de maneira que o orçamento passado seja a base para o novo orçamento, o OBZ é desenvolvido em cima de cada justificativa dos gestores para o gasto com as suas despesas recaindo sobre si o desempenho apresentado pelo setor (BORNIA, 2007). O Quadro 2 mostra as diferenças entre os orçamentos tradicionais e o OBZ, sendo que este último não leva em conta as informações dos exercícios passados.

Desta maneira, Padoveze (2000) cita que os gestores precisam conhecer detalhadamente as suas despesas e investir o suficiente para atingir as metas da empresa, restringindo os desperdícios de durante o ano. Para o autor, a melhor contribuição da ferramenta é a sua interrupção com os históricos do passado e assim não perpetuar as ineficiências que outrora o orçamento empresarial apresentava. Padoveze (2000) lembra que a abordagem não requer grandes complexidades, bastante o direcionamento descriminado das reais necessidade e atividades que requerem a alocação dos recursos, pois a metodologia do OBZ propõem uma análise criteriosa das áreas que merecem mais atenção na empresa no exercício em questão. Para Santana (2010), o OBZ fornece condições de entender cada processo desenvolvido dentro da organização, por levantar em conta a contribuição e os custos gerados para cada atividade, conseguindo eliminar os desperdícios e atividades que não agreguem valor final ao produto produzido.

Desta maneira, as empresas tendem a ser mais competitivas no mercado, mantendo o foco nos objetivos e metas estratégicos, melhorando os processos e atividades foco do seu negócio. A ideia principal é o engajamento de todos os setores e colaboradores para a manutenção das despesas de forma a tornar a empresa mais competitiva no mercado, haja vista a necessidade das organizações conter seus gastos visando alocação dos recursos para as atividades de grande importância para as mesmas. O orçamento base zero permite uma grande base de dados informacionais para a análise dos diversos programas e atividades desenvolvidos dentro da empresa, podendo assim, identificar problemas em determinadas áreas e a necessidade de inserir melhorias para aumentar o potencial das operações, dos lucros e melhorar a eficiência e desempenho operacionais.

Diante da realidade de recursos limitados e da necessidade de cada vez mais proceder com diminuição das despesas, as empresas podem contar com a eficiência da metodologia do OBZ para realizar suas operações de orçamento empresarial, de forma que através de metas e objetivos bem definidos e da participação conjunta de todos os componentes da organização, os resultados operacionais sejam atingidos. REFERÊNCIAS BATEMAN, Thomas S; SNELL Scott A. Administração: novo cenário competitivo. Planejamento Estratégico. ª reimpressão. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003. CHIAVENATO, I. Planejamento Estratégico. In: Congresso Brasileiro de Custos-ABC, Anais. Vitória: 2007. FRANCISCO FILHO, Valter Pereira. Planejamento e Controladoria Financeira. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2015. Universidade de Taubaté, 2000. HOJI, Masakazu. Administração financeira e orçamentária: matemática financeira aplicada, estratégias financeiras, orçamento empresarial.

ª ed. São Paulo: Atlas, 2007. São Paulo: Pearson, 2011. NASCIMENTO, Auster Moreira; REGINATO, Luciane. Controladoria. ª ed. São Paulo: Atlas, 2013. ed. São Paulo: Atlas, 2014. OLIVEIRA, D. P. R. São Paulo: Pioneira Thomson Learning. PYHRR, Peter A. Orçamento Base Zero. Tradução de José Ricardo Brandão Azevedo. São Paulo: Interciência, 1981. livro digital] Thiago Coelho Soares; design instrucional Lis Airê Fogolari. Palhoça: UnisulVirtual, 2011, 158 p.