O profissional secretário executivo como gestor estratégico nas organizações

Emerson Ferreira da Rocha NOTA FINAL: Dedico este trabalho em especial ao meu filho, que sempre esteve ao meu lado em todos os momentos especiais da minha vida, que é minha única fonte de inspiração, e à todos aqueles que acreditam na importância dos profissionais de secretariado executivo como peças fundamentais dentro das organizações. “Só se pode alcançar um grande êxito quando nos mantemos fiéis a nós mesmos. ” Friedrich Nietzsche RESUMO O profissional de Secretariado Executivo vem assumindo cada vez mais posições mais estratégica dentro das organizações isso se deu em decorrência das organizações tem passado e passam por transformações expressivas, estando em contexto mais competitivos. Desse modo, a presente pesquisa tem como objetivo demonstrar o novo perfil do Secretário Executivo Gestor, dentro da nova conjuntura atual, evidenciar como o profissional executivo passou por transformações à luz do seu histórico, caracterizar as competências tanto técnicas e comportamentais do Secretário Executivo.

De forma a responder a esses objetivos, a metodologia adotada foi de pesquisa bibliográfica. OBJETIVO GERAL. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. JUSTIFICATIVA. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA. CONTEXTO HISTÓRICO DO DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL. O profissional Secretário Executivo está cada vez mais inserindo nesse contexto de constantes mutações organizacionais tendo em vista que sua profissão passou por profundas e importantes mudanças, fazendo com que seja necessário que o profissional Secretário Executivo, desenvolva a sua capacidade de gestão e liderança, tornando-se um profissional estratégico, questionador, interessado em atender as expectativas do mercado, preocupado com a sua imagem perante o mercado e empresa. Desse modo, o profissional Secretário Executivo, não se reduz, mas o seu trabalho ao secretário-executivo, mas sim para toda a organização essa que está impondo exigências cada vez maiores e desafiadoras.

Assim, a pesquisa é tão gerenciada pelo seguinte questionamento: por que o profissional de secretariado executivo é considerado um gestor no contexto contemporâneo? Por esse motivo busca-se demonstrar o novo perfil do Secretário Executivo Gestor, dentro da nova conjuntura atual, bem como evidenciar como o profissional executivo passou por transformações à luz do seu histórico e caracterizar as competências tanto técnicas e comportamentais do Secretário Executivo e enfatizar a relevância do Secretário Executivo, por meio da Gestão, como um mediador do desenvolvimento organizacional. Tem-se como metodologia a revisão bibliográfica sobre o tema e para uma melhor compreensão do estudo, seccionou-se este trabalho em quatro partes, sendo que a primeira e a última tratam-se da introdução e conclusão. No desenvolvimento buscou-se abordar o contexto histórico do desenvolvimento organizacional de forma que possibilite a compreensão das motivações para o novo perfil do Secretário Executivo, no segundo tópico é apresentado o perfil do Secretário Executivo dentro 9 do contexto contemporâneo como consequência de todas as repercussões históricas do desenvolvimento organizacional e também das temáticas referentes a gestão e liderança.

CONTEXTO HISTÓRICO DO DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL A sociedade está sempre em constante mutação. Não seria diferente nas organizações. O mundo empresarial vem acompanhando todas essas mudanças e a cada dia os clientes redobram suas exigências, pois têm acesso a mais informações. Nesse sentido, as organizações hoje concentram o foco no cliente, procurando atender as suas necessidades e desejos para se manterem competitiva. O que se pode observar é que com o advento da globalização e o crescimento do mercado, aumentou-se a competitividade, e, portanto, a flexibilidade a fim de responder às demandas de forma a gerar satisfação nos seus clientes. Isso resultou na compra de novas máquinas como também a contratação da mão-de-obra assalariada. Já a segunda fase da Revolução Industrial, conforme Brum (2005, p.

“ocorreu no final do século XIX, nos Estados Unidos e foi marcada por novas criações, como, por exemplo, o surgimento dos aviões, telefones e rádios. Esse estágio da industrialização teve como marco o avanço tecnológico. ” A terceira fase ocorreu também nos Estados Unidos, no fim da segunda guerra mundial no século XX e teve como grande marco a era da informática. Kotler (1998, p. afirma que: A economia mundial vem sofrendo uma transformação radical nas duas últimas décadas. As distâncias geográficas e culturais estão se reduzindo significativamente com o advento de aviões de jato, aparelhos de fax, computadores ligados à linha telefônica e redes de comunicação mundial de televisão por satélite. Essas transformações foram relevantes para o crescimento econômico mundial.

O Brasil também está inserido nessa mudança e, consequentemente, as organizações brasileiras têm a necessidade de aperfeiçoar seus produtos e serviços para se manter no mercado competitivo. Toda esta reestruturação é uma reinvenção de mecanismos facilitadores para essa sistematização da economia mundial. Por esse motivo, as organizações estão em constante e rápida mudança, desenvolvendo diversos modelos de gestão, investindo e avaliando o desempenho de seus colaboradores. Ainda assim, conforme Drucker (1997) os assuntos pertinentes à sobrevivência da empresa são comumente e facilmente identificados como atendimento de excelência ao cliente, tecnologia avançada, redução de custos, mãode-obra qualificada que são alguns itens que as organizações contemporâneas têm mostrado grande interesse. Desse modo, ainda que as organizações utilizem todos os recursos mantenedores de um mundo globalizado, é importante que estas fundamentem sua base através de uma equipe engajada, apostando no recurso humano.

PERFIL DO SECRETARIADO EXECUTIVO Através dos tempos, muitas transformações foram significativas para a humanidade. Natalense (apud RIBEIRO, 2002, p. afirma ainda que o escriba é descrito da seguinte forma: O escriba oriental é o homem que domina a escrita, faz contas, classifica os artigos, redige ordens, aquele é capaz de recebê-las por escrito e que, por conseguinte, é naturalmente encarregado da sua execução. Segundo Portela (2006, p. no Baixo Império Romano, “os escribas tinham a função de taquígrafos”, contudo, ao passar das épocas e com o surgimento de novas necessidades a estenografia passou a ser utilizada mais freqüentemente, os escribas ganharam funções de secretários passando a trabalhar em escritórios. Na Idade Média, porém, não havia a presença de secretários, contudo “os monges eram responsáveis pelos serviços de arquivo de documentos, escrita e controle”.

De acordo com Ribeiro (2005) a evolução no campo secretarial no Brasil se deu com a chegada das multinacionais, acorrido na década de 50; a profissão de Secretário ganhou mais força com a chegada dessas grandes empresas. Porém ainda exercia uma função que se limitava apenas à taquigrafia, e às atividades de servente e atendimento telefônico. Assim, o profissional de Secretariado, nesse período, sem localizar um parâmetro profissional de referência passou a empregar concepções que já conhecia e desenvolvia dentro do seio familiar, adaptando estas ao contexto empresarial, como as peculiaridades servis e falta de criatividade e decisão. A configuração de serviço do profissional secretário na época era apenas um reflexo do que acontecia nos lares, a mulher (secretária) era aquela que servia o homem (executivo), o qual era aquele que ordenava.

Ainda segundo Ribeiro (2005), na década seguinte, o aspecto profissional da secretaria passa a ser de extensão familiar para objeto decorativo, servindo de status ao chefe. sinalizam que o profissional secretário executivo “mudou sua imagem nas organizações ao deixar de ser elemento de apoio do ‘chefe’ e assumir [. o desafio de introduzir novas metodologias no tratamento da informação”. A profissional de secretariado não tem mais vínculo somente com o gerente, passa a ter uma visão holística, capaz de gerar resultados, desenvolvendo sua área de atuação e, neste mesmo período, o homem passou a exercer a profissão de secretariado de maneira discreta, devido ao desenvolvimento e prestígio da mesma pela sociedade e pelo mercado de trabalho. Por esse motivo que Azevedo e Costa (2002, p.

afirmam que: “o especialista em determinadas tarefas está sendo substituído por aquele com visão abrangente, que saiba trabalhar em equipe, conhecendo a totalidade dos projetos da empresa. A literatura aponta uma diversidade de estudos e pesquisas relacionadas às lideranças, na qual têm várias teorias, modelos e abordagens numa tentativa de explicação dos seus conceitos. Do ponto de vista prático, essa abundância reflete uma certa dificuldade em delinear um parâmetro para a sua conceituação. Entretanto, é possível abordar dois paradigmas diferentes acerca da conceituação da liderança: o primeiro fala sobre as teorias dos traços, o segundo aborda sobre a observação dos aspectos comportamentais que se desenvolvem a partir das variáveis situacionais que condicionam a eficácia e eficiência da liderança.

De acordo com Marques (2015, p. apesar da teoria dos traços não ser tão bem conhecida, ela foi bastante popular partir da década de 40 na qual muitos estudiosos buscavam compreender quais eram as combinações dos traços que faziam com que uma pessoa se tornasse um líder qualificado. “também ocorrem interferências das pessoas nas próprias condições organizacionais, mas o que vale ressaltar acima 19 de tudo é que os determinantes de como uma organização funciona se encontram no ambiente e na estrutura organizacional. ” O líder, diariamente pode ser entendido como uma autoridade, um comandante ou um chefe. É comum também atrelar o conceito de liderança às pessoas que têm um QI alto, as compreendendo como confiantes e que também têm capacidades de relacionamentos interpessoais.

Entretanto, com a sofisticação dos postulados teóricos, a liderança passa a ter um conceito de alguém que inspira. Nesse sentido Hunter (2004, p. Quanto maior for a competência, o desempenho realizado pelo profissional Secretário maiores serão seus resultados. Um aspecto a ser considerado é o avanço tecnológico, tendo em vista que isso possibilitou com que o profissional passasse a ser menos técnico e mais capaz de assumir funções mais estratégicas e gerenciais, desse modo, pode-se compreender que o perfil gerencial se tornou uma competência que foi moldado pelas nuances das transformações das últimas décadas. SOARES, 2016). Destarte, o mercado e as organizações têm percebido, o quanto o profissional Secretário Executivo é importante para as empresas, pois, com a evolução do perfil, e as mudanças no cotidiano das empresas, esse profissional tem assumindo responsabilidades e riscos enquanto gestor e empreendedor, isto é, tornou um profissional polivalente e multiprofissional objetivando o desenvolvimento de ações estratégicas com foco na vantagem competitiva.

As organizações que possuem Secretários Executivos, em seus postos estratégicos, podem obter inúmeros benefícios, quando este profissional pode, inclusive, tomar decisões na ausência do executivo, administra conflitos internos, visto que ele é um profissional intermediário que ouve, ajuda, motiva a equipe, enfim lidera. Estando bem preparado este então pode em determinadas situações, assumir a função enquanto executivo, deixando-o mais disponível para a resolução de problemas mais urgentes. Os profissionais de secretariado executivo têm se deparado com o desafio de atingir metas com sua equipe. Em momentos de alta demanda de oportunidades, um bom plano comportamental, uma autogestão, tende a ser eficaz e pode fazer com que algumas situações antes complicadas se transformem em oportunidades para o crescimento futuro.

O secretário deve identificar, juntamente com a sua equipe, as metas fundamentais a serem atingidas, mas não esquecendo que tais propostas devem estar em sintonia com as de seus superiores e as da organização. LASTA, 2002, p. Dentro desse cenário, faz-se mister a compreensão das subjetividades dos profissionais que compõem a equipe. Os resultados das equipes vão depender também de como o Secretário Executivo direciona e tece as coordenadas ao grupo, pois não é viável estabelecer resultados positivos nas equipes que estejam em combativas a todo tempo no ambiente empresarial. Nesse sentido, Kaspari e Semnotti (2012, p. versam que não nos parece possível pensar em bons resultados, objetivos e subjetivos, em que as relações sejam dessa ordem e Brum (2015, p.

endossa que: 23 buscar um equilíbrio do comportamento em uma equipe é fator de extrema necessidade, pois para uma organização conseguir atingir seus objetivos e metas, é relevante que todos estejam integrados e dispostos a buscar resultados significativos em conjunto, sempre se disponibilizando a auxiliar os colegas, para que todos percebam que realmente fazem parte da organização. O profissional de secretariado executivo é um gestor, porque se envolve com os resultados esperados pela empresa ou pela organização onde atua, participa de processos que são etapas para atingir os resultados planejados, mediando recursos para a obtenção destes resultados. Para que isto ocorra, são importantes as atividades rotineiras, sendo imprescindível desenvolver e manter um gerenciamento de rotinas. É importante, também, que todos da equipe tenham entendido a estratégia de longo prazo para que possam planejar e gerenciar as rotinas diárias que levará ao alcance das estratégias.

O procedimento de estabelecer objetivos de curto prazo sustenta as metas de longo prazo. Francisco (2007) afirma que os seres humanos influenciam e são passíveis de serem influenciados. Assim, o Secretário Gestor deverá lidar com situações complexas e adversas e isso exigirá um nível de maturidade, experiência, compreender e lidar com situações complexas e ambíguas. Observa-se assim que, de forma implícita, que o autor faz um chamado reflexivo para as questões sobre o emocional. Desse modo, trabalhar dentro 25 de uma organização requer muito preparo a nível cognitivo também, visto que o gestor tem um arsenal de atividades que exige muita responsabilidade. Assim sendo, o mesmo vem sendo visto como alguém que assume papéis de muita responsabilidade e que tem a capacidade de articular pessoas para o atingimento dos objetivos e resultados.

Para tal, as características como, próatividade, criatividade e saber trabalhar com recursos adequados e, principalmente, capacidade de assumir riscos, são essenciais para a competitividade da empresa. Por outro lado, nas equipes de alto desempenho, esse tipo de equipe apresenta todas as características da equipe real, entretanto o seu desempenho é mais 26 ampliado, há uma preocupação excessiva com crescimento e expansão tanto pessoal, quanto da equipe, se tornando a equipe superior às demais, na qual conseguem resultados significativos. Dessa forma, percebe-se que o estudo sobre o perfil do Secretário Executivo traça as características consideradas marcantes em cada tipo e a sua relevância se dá pelo fato que, posto o momento, o Secretário consegue identificar as características positivas e negativas, ao passo que este pode reforçar as positivas e trabalhar em cima das negativas, alterando o padrão de comportamento da equipe e fazendo com que a organização consiga produzir mais e melhor a cada dia.

COMPETÊNCIAS DO PROFISSIONAL SECRETARIADO EXECUTIVO Conforme mencionado, a profissão secretário executivo passou por grandes mudanças, e essas o permitiram desenvolver um perfil exigido cada vez mais pelas organizações. O executivo precisa de profissionais altamente competentes, habilidosos e capazes de tomar decisões em sua ausência. Medeiros e Hernandes (1999, p. Segundo Alonso (2002, p. O profissional Secretário Executivo/Assessor Executivo pode trabalhar como Gestor, Empreendedor, Consultor, entre muitas outras funções, pois ele gerencia projetos, trabalha em busca dos cumprimentos das metas, participa do planejamento estratégico e, ainda, facilita a atuação dos dirigentes das organizações, auxiliando-os na busca de soluções para problemas complexos. Como se percebe o Secretário não é mais aquele que realiza simples tarefas no dia-a-dia, mas sim aquele que possui tomada de decisão; é um profissional não mais voltado somente para o chefe, e sim para o todo empresarial; o Secretário Executivo deve estar também voltado para o mercado, ou seja, acompanhar as tendências.

O Secretário Executivo passa a ter que dominar as atividades que eram dos executivos, permitindo assim um maior tempo para que eles possam exercer outras atividades com maior precisão. COMPETÊNCIAS PESSOAIS PARA A FUNÇÃO Algumas competências pessoais devem fazer parte do cotidiano do Secretário executivo, visto que o mesmo é alguém de referência e elo entre os executivos e a equipe. Mudar requer das organizações e de todos os envolvidos um certo investimento no sentido da busca para a adaptação. Sabe-se que o cenário atual é reflexo de grandes mudanças no mundo corporativo e vários são os fatores que Já que interferem significativamente na forma como as organizações devem se comportar, para Bruno e Faria (2000, p. a mudança reflete toda variação que pode ser planejada ou não, que ocorre na organização, consequente de fatores internos e ou externos e que impactam os resultados e a cultura.

Por outro lado, Andrade e Amboni (2009, p. consideram que a mudança organizacional pode ser explicada pela variação da informação que, em muitos casos, é filtrada através da percepção que os membros da organização têm em relação ao seu ambiente. GOLEMAN, 1995, p. Assim, o profissional Secretário deve o tempo todo ter o autocontrole para melhor gerenciar equipe e garantir a fluidez das atividades. Dinamismo: reconhece-se, a necessidade do profissional obter conhecimento acerca de diversos assuntos agregados a um comportamento constantemente dinâmico. O profissional Secretário Executivo precisa estar em constante dinamicidade até porque o próprio trabalho é dinâmico. Bom senso: é a capacidade de se relacionar com seus pares de maneira adequada e com controle e equilíbrio, bom senso se relaciona à razoabilidade, que é a habilidade média que uma pessoa deve ter para se adequar às normas, de fazer bons julgamentos e escolhas adequadas.

compreende que: Várias pesquisas apresentam o conflito como o desacordo que conduz a uma luta de poder. O conflito se instala quando há divergência de ideias, quando o papel por desempenhar choca-se com os princípios de outras pessoas. É impossível eliminar os conflitos: eles fazem parte da condição humana. ‘O homem conflita consigo mesmo, procurando superar-se’. O Secretário Executivo, na posição de gestor o tempo todo vai ter que lidar com os conflitos, e uma postura assertiva adequada e de mediador vai permitir com que o mesmo possa conduzir a equipe de uma maneira mais satisfatórias eficaz e fazendo do conflito um aspecto positivo para o crescimento e desenvolvimento organizacional. A comunicação, não se limita apenas à forma verbal, mas também a não verbal, que pode ser transmitida pela imagem de cada indivíduo Discrição - O profissional Secretário Executivo, bem como qualquer outro, deve estar fundamentado pelo Código de Ética que rege sua profissão, contudo, sendo consciente sobre sua formação pessoal e profissional no sentido de agir honestamente, alcançando melhores resultados.

Outro aspecto essencial disposto como princípio em qualquer código de ética é a proteção ao segredo profissional, visto que ligado a determinada organização o profissional dever manter em sigilo assuntos pertinentes ao seu contexto de trabalho, contudo, isto é possível com lealdade e discrição. MEDEIROS; HERNANDES, 1999) Claramente, há a necessidade de um profissional engajado principalmente com os ditames morais da sociedade em que vive, capaz de seguir comportamentos ditos padronizados e importantes para a formação de qualquer ação empreendedora. Visão holística: o profissional de Secretariado não tem mais vínculo somente com o gerente, passa a ter uma visão holística, capaz de gerar resultados. Atualmente, segundo Ribeiro (2005), na primeira década do século XXI, os profissionais Secretários Executivos, passaram a ser empreendedores, polivalentes, 32 assessores tendo uma visão do todo empresarial, estando sempre atualizado, em constante qualificação, acompanhando as tendências do mercado.

O Secretário Executivo vem assumindo esse posicionamento, entretanto ele precisa de várias habilidades, tanto técnicas e comportamentais para assim compreender e liderar os diversos tipos de equipes e performance. Pode-se observar então, que por meio dessa pesquisa, que quanto mais o Secretário Executivo se desenvolve no aspecto de liderança e de gestão, maiores condições ele vai ter de ascensão profissional. As diversas nuances que os mercados competitivos vêm trazendo tem impactado direta e expressivamente na postura desse profissional. Uma organização é um organismo composto por diversos setores, onde esse profissional tem que saber lidar com os vários departamentos sendo mediador estratégico. Então, infere-se que a importância desse profissional é dada pela necessidade da organização se estabelecer dentro de um contexto competitivo, a atuação estratégica desse profissional, sendo gestor, é de grande valia para que a empresa seja estruturada como uma das formas de se manter no mercado.

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