Atualização Cadastral Sindilojas Porto Alegre

Fernanda Alves Até o momento não há alterações e mudanças ÍNDICE Objetivo do Documento 2 Aprovações 2 Controle de Versão deste Documento 2 Prefácio 4 Resumo do projeto 4 Escopo e Objetivos 4 Suposições e Restrições 5 Entregas do Projeto 5 Resumo do Cronograma 6 Evolução do Plano 6 Referências 6 Definições e Acrônimos 8 Organização do Projeto 9 Contatos Externos 9 Estrutura Interna 9 Papéis e Responsabilidades 10 Planos do Processo Gerencial 11 Plano Inicial 11 Plano de Trabalho 11 Atividades do Trabalho 12 Alocação de Tempo 12 Alocação de Recursos 13 Alocação do Orçamento 14 Plano de Controle 14 Controle do Cronograma 14 Controle do Orçamento 15 Controle da Qualidade 15 Plano de Comunicação 15 Plano de Gerenciamento de Riscos 16 Plano de Encerramento 16 Modelo do Processo 18 Plano de Aceitação 18 Planos do Processo de Apoio 19 Gerenciamento de Problemas 19 Gerenciamento Mudanças 20 Planos Adicionais 20 Prefácio O propósito deste projeto é a atualização cadastral dos associados efetivos da região de Porto Alegre do Sindilojas POA, com distribuição de selos (bronze, prata e ouro) segmentados por tempo de contribuição.

A distribuição de selos objetiva manter e reter os contribuintes, através de ações de relacionamentos. Resumo do projeto O objetivo do projeto é deixar todos os cadastros dos associados efetivos atualizados, e ter uma assertividade acentuada nas ações de relacionamento. Com o objetivo de manter e reter associados efetivos, fortalecendo o relacionamento com o associado, atualizando todos os cadastros, controlando as etapas através de ferramentas como gráficos, relatórios por indicadores, entre outros. Escopo e Objetivos O objetivo do gerenciamento do escopo é identificar qualquer alteração de endereço e cadastro dos associados efetivos Sindilojas POA, nos órgãos: Junta Comercial de Porto Alegre, Receita Federal e Sefaz, mesmo em casos em que não sofreram alterações. A validação da entrega dos selos se dará pelo formulário (modelo já existente no Sindilojas POA) preenchido e assinado pelo responsável lojista que estará recebendo o selo do promotor.

Este formulário será feito, em duas vias, ficando assim uma via com o responsável lojista e a outra via com o Sindilojas POA. Suposições e Restrições Suposições e Restrições Impacto ao Plano Condições climáticas Pode atrasar a entrega da parte de campo Ausência do responsável no estabelecimento Trazer retrabalho ao promotor, pois o mesmo terá que voltar ao estabelecimento em outro horário Recusa do atendimento Perda de cliente Troca de sócios da razão social sem atualização cadastral Perda de cliente Matriz fora da região de atuação do projeto Ter que negociar com a Matriz, que está fora da atuação do projeto Endereço e telefones incorretos O Promotor pode chegar ao local e não encontra nada, resultando na perda de cliente Tabela 1.

Suposições e Restrições Entregas do Projeto Entregas Data Reunião de abertura do projeto 23/07/2016 Finalização do processamento de dados 01/02/2017 Distribuição de selos de segmentação aos lojistas 01/04/2017 Encerramento do Projeto 01/06/2017 Tabela 2. Entregas-Chave do Projeto Resumo do Cronograma Figura 1. Plano de Projeto. Um ‘Mapa’ Essencial à Gestão de Projetos de Software. º Ed. Disponível em: <http://www. garcia. SINDILOJAS. Sindicato dos Lojistas do Comércio de Porto Alegre. Porto Alegre. Disponível em :<http://www. sindilojaspoa. Marco do Projeto Entrega de um principal produto ou acontecimento de um evento que influencia o cronograma e que deve ser observado com maior atenção. Matriz de Responsabilidades Um instrumento gerencial para determinar e visualizar claramente as diferentes responsabilidades de cada membro da equipe. Organograma Gráfico da estrutura hierárquica de uma organização.

Partes envolvidas Indivíduos ou grupo de indivíduos com interesse comum no desempenho da organização responsável pela execução do projeto e no ambiente em que ela opera. Responsabilidade Exigência da realização das obrigações que se tem para fazer e sua prestação de contas. Etapa do projeto Reunião de atividades do projeto relacionadas de forma lógica, geralmente resultando na conclusão de um importante produto a ser entregue. Escopo A soma dos produtos e serviços providos pelo projeto. Equipe do Projeto A equipe do projeto é formada pelos recursos humanos dedicados em tempo integral ou parcial designados ao projeto para gerar e implantar as entregas (resultados) esperadas da execução do projeto. Tabela 4. Definições e Acrônimos Organização do Projeto Contatos Externos Organização Contato Cliente: Duetto GP/gp@gpduetto.

Realiza análises de riscos. Diego Analista Adm. Cadastro Analisa, e controla compras, fornecedores e promotores, controla o setor de cadastro, elabora relatórios de acompanhamento da área administrativa, participa do planejamento, organização e controle de fluxos de trabalhos. Jeniffer Analista Adm. TI Analisa e controla dados enviados pelos promotores. Plano de Trabalho Está definido conforme planilha abaixo, podendo ser alterado conforme desenvolvimento do projeto. Figura 3. Plano de trabalho Atividades do Trabalho Abaixo segue a EAP do projeto, com as atividades a serem realizadas para a finalização do projeto. Figura 4. EAP 1 RECADASTRAMENTO SINDILOJAS – Fazer toda atualização de cadastro de um nicho de associados do Sindilojas; 1. IMPRESSÃO SO SELO – Fase de construção do selo; 1. GESTÃO – Toda parte de gestão e acompanhamento do projeto; Alocação de Tempo Está definida conforme cronograma do projeto.

NOME DURAÇÃO INÍCIO FIM PREDECESSORAS RECURSOS Reunião de Abertura 1d 16/06/2016 16/06/2016  - Analista de Qualidade, Analista de Projetos Jr. Analista de Projetos PI, Gerente de Projetos Avaliar nível de maturidade da empresa 3d 17/06/2016 21/06/2016 1 Analista de Qualidade Definir os objetivos e benefício do PMO 3d 22/06/2016 24/06/2016 2 Gerente de Projetos Desenhar a estrutura do PMO 2d 27/06/2016 28/06/2016 3 Gerente de Projetos Definir a equipe do PMO 7d 29/06/2016 07/07/2016 4 Gerente de Projetos Definir matriz de responsabilidade do PMO 3d 29/06/2016 01/07/2016 4 Gerente de Projetos Definir atividades iniciais e prioridades do PMO 2d 20/07/2016 21/07/2016 10 Gerente de Projetos Definir recursos físicos 3d 22/06/2016 24/06/2016 2 Analista de Qualidade, Gerente de Projetos, Presidente Sindilojas, Vice-Presidente Adm. Definir processos 5d 29/06/2016 05/07/2016 4 Analista de Projetos Jr, Analista de Projetos PI Desenhar processos 10d 06/07/2016 19/07/2016 9 Analista de Qualidade, Analista de Processos Jr Criar Workflow 4d 20/07/2016 25/07/2016 10 Analista de Qualidade, Analista de Processos Jr Eleger projeto piloto 4d 20/07/2016 25/07/2016 10 Gerente de Projetos Analisar riscos 1d 22/06/2016 22/06/2016 2 Gerente de Projetos Definir plano de comunicação 4d 20/07/2016 25/07/2016 10 Analista de Qualidade Definir modelos de relatórios 2d 20/07/2016 21/07/2016 10 Analista de Qualidade Definir maturidade das partes interessadas 7d 22/06/2016 30/06/2016 2 Analista de Qualidade, Analista de Projetos Jr Definir ferramenta para a métrica dos projetos 3d 06/07/2016 08/07/2016 9 Analista de Qualidade Entrega de TAP 2d? 27/06/2016 28/06/2016 3 Gerente de Projetos Entrega de EAP 2d? 29/06/2016 30/06/2016 18 Gerente de Projetos Tabela 7.

As auditorias de qualidade serão feitas em todas as entregas do projeto, O Ishikawa será aplicado quando uma entrega não for aprovada na inspeção do controle de qualidade, e o Pareto quando houver ocorrências de inconformidade na qualidade no projeto. Plano de Comunicação MEIO DE COMUNICAÇÃO OBJETIVO MEIO FREQUÊNCIA RESPONSÁVEL ENTREGAS Reunião de início Apresentação da equipe do projeto e equipe externa, revisão dos objetivos do projeto, e diretrizes da gestão Pessoalmente Uma vez Gerente Do Projeto Ata de reunião Reuniões da equipe de projetos Revisão do status do projeto com a equipe Pessoalmente e conferência via Skype Quinzenalmente Gerente Do Projeto Ata de reunião Reuniões técnicas com equipes de promotores Discutir e desenvolver as ações de campo com a equipe externa.

Pessoalmente Quando necessário Supervisor da equipe externa Ata de reunião Reuniões de status mensal do projeto Relatar o status mensal para a gestão do projeto Pessoalmente e conferência via Skype Mensal Gerente Do Projeto Ata de reunião Relatórios de Status do Projeto Relatar o status do projeto como atividades, progresso, custos e seus problemas E-mail e telefone Semanalmente Gerente Do Projeto Relatório de Status do Projeto Tabela 8. Plano de Comunicação Plano de Gerenciamento de Riscos RISCOS DESCRIÇÃO CUSTO/DIA (R$) TEMPO (DIAS) R$ TOTAL ESTRATÉGIA 1 Falha no armazenamento de dados 560 1 560 Fazer backup do dia anterior 2 Falta de qualificação da equipe de campo do projeto 560 3 1680 Encontro diário para verificação do andamento das metas estabelecidas 3 Sem acesso à internet e sistema 0 - - Trabalhar off-line e sincronizar manualmente 4 Mudança de endereço do associado 0 - - Equipe de cadastro atualiza endereço, emite listagem da Receita Federal e do Sefaz 5 Perder clientes ao entrar em contato 1,45 30 44 Consultor comercial do Sindilojas acompanha visitas com a equipe para fidelizar o relacionamento 6 Não coletar todas as informações necessárias para o cadastro 560 1 560 Encontro diário para verificação do andamento das metas estabelecidas 7 Falta de espaço físico para a reunião da equipe 120 16 1920 Utilizar salas fora do movimento de locação 8 Não atingir meta de visitas diárias 185 3 560 Reunião com promotores 9 Ações climáticas 280 15 4200 Alocar promotores para shoppings e locais onde não há interferência do clima 10 Aumento de 10% do orçamento inicial 560 24 13440 Controlar diariamente o andamento de custos e qualidade do projeto Tabela 9.

Gerenciamento de Riscos Plano de Encerramento Para não correr o risco de haver inconsistências, atrasos ou retrabalhos será adotado um modelo de projeto que fornece mais agilidade e organização ao planejamento e seu encerramento. Reunião de encerramento: a reunião será realizada na sala de reuniões Herminio Bittencourt do Sindilojas, e contará com a presença da equipe de projetos, e diretoria do Sindilojas. Modelo do Processo Figura 8. Modelo do Processo Plano de Aceitação O Plano de aceitação do Selo será feito através de apresentação dos modelos a diretoria, a aceitação formal será feita de forma escrita, via ata de reunião. A responsabilidade do processo dos selos é da Gestora do Projeto Fernanda Alves, que será auxiliada pelo Coordenador Administrativo Financeiro Marlon.

Planos do Processo de Apoio Gerenciamento de Problemas Com o gerenciamento de problemas, temos como objetivo evitar problemas e incidentes durante o projeto. Arquivo do Documento Este documento foi criado usando Word, Visio, Excel. O arquivo está armazenado em <localização do arquivo>.