A IMPORTÂNCIA DO CICLO PDCA PARA AS EMPRESAS

O cotidiano das organizações encerra em si, parte dos problemas que a operação encontra, então é necessário cuidar deles, fazendo um diagnóstico de cada dia, reconhecendo fraquezas e ações para serem aplicadas a elas, utilizando para isso um método, isto é, um conjunto de procedimentos que oferece o resultado que a empresa espera e precisa e os procedimentos para a manutenção desse quadro (ALVES, 2015). Em um mercado em que tudo está conectado e que as mudanças ocorrem a todo momento, o gerenciamento é um dos pilares competitivos que as empresas possuem nos mais diversos países e em vários setores produtivos. As organizações utilizaram esse recurso para a sua manutenção nos mercados em que atuavam e também como uma maneira de se capitalizar e atuar em novos mercados.

O PDCA (Plan-Do-Check-Act) se baseia nos conceitos da Teoria da Administração de Taylor, de 1903 e da Teoria Clássica da Administração de Fayol, de 1916 e ambas visavam o aumento da produtividade no trabalho e melhoria da eficiência nas empresas, com a implementação sequencial de módulos que tornariam o processo recorrente e calculável. A ciência da administração obteve responsabilidades e encargos caracterizados por quatro princípios: Planejamento – utilização do método; preparo – ajeitar máquinas, pessoal e equipamentos constituintes da produção; controle – monitorar o trabalho para verificação das execuções conforme normas estipuladas e planos padrões e execução – repartir para cada colaborador responsabilidades e deveres com o objetivo que a execução aconteça da melhor forma possível (NASCIMENTO, 2011).

O PDCA está alicerçado em uma estrutura cíclica, a partir de tarefas repetitivas e planejadas, visando resultados positivos e metas alcançáveis e, por este motivo, não tem final determinado, estando sempre “rodando”. Dessa maneira, pode-se contar com processos administrativos agilizados e claros, visualizando os motivos dos problemas e resultados para eles (ALVES, 2015). JUSTIFICATIVA DO TEMA As organizações buscam êxito em seu caminho e para isso ser possível, é necessário que ela seja flexível e adaptável ao mercado e aos seus clientes, fornecendo-lhes determinado serviço ou produto com a maior qualidade admissível. Isso precisa de planejamento, bom controle e execução a partir de uma gestão de qualidade. Por este motivo, é relevante o uso do ciclo PDCA para que a garantia possa acontecer, de fato, nas empresas, sejam elas, de automóveis, industriais, siderúrgicas, metalúrgicas, entre outras.

Objetivos gerais Estabelecer as premissas teóricas envolvidas no ciclo PDCA. Objetivos específicos a) Mostrar a importância do uso do PDCA. b) Indicar como funciona o ciclo e suas etapas. c) Explicitar suas vantagens e desvantagens. d) Definir como e quando utilizar essa ferramenta. Haverá a mescla de pressupostos defendidos por cinco autores, coletadas a partir de fontes diversas e diferentes, principalmente relacionadas a documentos eletrônicos, sobretudo, monografias e dissertações. A coleta de dados é qualitativa no sentido em que não serão quantificados posicionamentos, pesquisas de opiniões, amostras ou qualquer dado estatístico, se limitando à análise do ciclo e sua importância dentro do contexto empresarial como um todo. Este trabalho de conclusão de curso tem a seguinte estrutura: Capitulo I – Introdução: Neste primeiro capitulo estão as considerações iniciais a respeito da importância da utilização do ciclo PDCA, onde surgiu, o que significa sua sigla e algumas contextualizações sobre o tema.

Capítulo II – Metodologia: capítulo em que é apresentado a metodologia usada no trabalho, que é de a referência bibliográfica, baseada em um conjunto de autores que corroboram para sustentar o assunto apresentado no presente trabalho, com citações diversas, conferindo robustez à pesquisa. Capítulo III – Referencial teórico: este capítulo possui uma análise do ciclo PDCA, como utilizá-lo, onde, suas vantagens e desvantagens, bem como as fases que possui. O método é concebido para ser utilizado como uma ferramenta dinâmica, isto é, o fim de um ciclo irá continuar no início do próximo ciclo, de forma consecutiva. O processo é analisado várias vezes, dando a ideia de melhoria contínua da qualidade processual com a possibilidade de procedimentos de mudança a qualquer instante.

A etapa de planejamento estipula as metas e as maneiras de obtê-las após a observação da problemática a ser resolvida. É considerada a mais complexa, pois, um erro cometido aqui na identificação do problema e no esboço de ações pretendidas pode complicar ou inviabilizar obter os resultados esperados (MACHADO, 2007). A etapa de execução constitui no cumprimento prático das atividades planejadas na etapa de planejamento resultando em dados que serão utilizados na etapa posterior. Assim, observa-se que o último ciclo observado é o mais importante, pois traz consigo, uma série de aprendizados e conquistas importantes para o andamento contínuo da análise (NASCIMENTO, 2011). Figura 2 – Rampa do método de melhorias. Fonte: Nascimento (2011) O uso do PDCA é amplo e pode ser aplicado para se estabelecer metas de melhoria que os gestores precisam, vislumbrando que esforços para a melhoria contínua sejam realizados, mostrando a importância de cada programa, a partir de um planejamento criterioso, isto é, uma meta que resulta em uma ação que gere efetividade, gerando resultados que contribuirão para o êxito e sobrevivência empresarial.

O método pose ser utilizado na solução de problemas críticos ou crônicos que atrapalham a performance de determinado serviço ou projeto. Isso é o que pode ser chamado de gerenciamento da rotina e o uso do método envolve as mesmas premissas de quando é recomendado para processos empresariais, ou seja, envolve a definição de uma meta e um conjunto de atitudes a serem realizadas de forma continuada. Depois de entender bem como são as vantagens do método, é necessário saber o conjunto de diretrizes que sustentam a ferramenta e também estar ciente de alguns pontos que não devem ser realizados, como: fazer algo sem o devido planejamento: o planejamento é a etapa mais importante em um processo empresarial; determinar as metas, mas sem deixar claro como atingi-las; delinear os propósitos sem o treinamento dos colaboradores para executar o que foi proposto; realizar determinada tarefa e não checar; deixar de agir para corrigir os erros encontrados e parar depois que o ciclo completa uma volta, não se pode esquecer que o método é contínuo, é imprescindível ter isso em mente.

Funciona da seguinte forma: um problema é apontado e metas deverão ser cumpridas visando resolvê-lo. As metas podem ser de dois tipos: para manter e para melhorar. Metas para manter são as que tornarão POP (procedimento operacional padrão) da empresa, como por exemplo, responder e-mails em até 24 horas e usar EPI (equipamentos de proteção individual). Constitui em um conjunto de ações que tornarão o serviço padrão, fazendo com que procedimentos que tiveram sucesso continuem a fornecer o mesmo resultado. Estabelecer meta; 3. Análise do fenômeno; 4. Análise do processo; 5. Plano de ação. Localizar ou identificar o problema é feito sempre que a organização encontrar um resultado não desejado, provocado por um processo. Ele pode ser mensurado tanto em valor absoluto quanto em porcentagem.

Como exemplo, pode-se dizer diminuir os custos da manutenção em 3%. O prazo, última parte que compõem a meta, é imprescindível para que o objetivo traçado seja realmente cumprido e efetivado. Normalmente, vem no final do texto que possui a meta. Isso pode ser visto no exemplo: diminuir custos da manutenção em 3% até dezembro de 2018. Ele contém, de forma detalhada, o conjunto de ações necessária para alcançar a meta estipulada. Eles colocam o gerenciamento em movimento, permitindo uma ação concreta na gestão, concedendo responsabilidades a todas as pessoas envolvidas no plano. O objetivo do plano de ação é operacionalizar a introdução das metas no processo, de forma que se consiga grande chance de êxito. As organizações devem montar seu plano tático no de ação, ou seja, definir como farão a implantação, a partir dos recursos que detém e das peculiaridades da empresa.

A etapa que se segue a do planejamento é D (Do), que significa executar. Após essa fase, é preciso executar o plano apresentado após ciência de todos que estão envolvidos. É necessário fazer verificações habituais no lugar onde as ações estão sendo realizadas, com o intuito de controlar e dirimir possíveis dúvidas a respeito da execução. Ações e resultados, sejam eles quais forem, precisam ser registrados com a data de sua realização, para serem utilizados na etapa posterior, a C (Check), ou checagem. O terceiro módulo ou etapa do método é a fase de checagem das ações realizadas na etapa de execução. Ela irá se fundamentar nos resultados coletados das ações provenientes da fase de planejamento e, por este motivo, o conjunto de ações deve ser monitorado e ter a sua formalização coerente na fase de execução.

Por fim, os padrões devem ser monitorados frequentemente visando saber se estão sendo cumpridos. É imprescindível que a organização procure evitar que um problema que está resolvido possa aparecer novamente, devido a problemas no cumprimento do estabelecido. A última etapa traz consigo a possibilidade de se estabelecer uma nova era dentro da organização: o processo de melhoria contínua (NASCIMENTO, 2011). REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ALVES, E. A. A. et al. Ciclo PDCA. Departamento de Engenharia – Administração e Finanças para Engenharia. Pontifícia Universidade Católica de Goiás. Monografia apresentada a Faculdade Pitágoras - Núcleo de Pós Graduação e ao Instituto Superior de Tecnologia - ICAP/MG como parte das exigências do curso de MBA em Gestão Estratégica da Manutenção, Produção e Negócios.

São João Del Rei, MG. NEVES, T. F. Importância da utilização do ciclo PDCA para garantia da qualidade do produto em uma indústria automobilística.