A AVALIAÇÃO DAS CONSEQUÊNCIAS DAS FALHAS DE COMUNICAÇÃO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Essa pesquisa possui o objetivo de mostrar a importância de uma comunicação eficaz em projetos, explorar as falhas de comunicação mais comuns e mostrar como elas podem ser reduzidas ou eliminadas. Após a conceituação do tema e de suas principais informações, foi realizado um estudo de caso sobre as falhas de comunicação que levaram ao fechamento do parque temático Terra Encantada. Quanto a metodologia, a pesquisa possui a abordagem qualitativa, quanto à natureza se constitui pesquisa básica, quanto aos objetivos se classifica como exploratória, e quanto aos procedimentos utilizados se classifica como pesquisa exploratória e possui um estudo de caso relacionado ao tema. Palavras-chave: Comunicação. Projetos. DESENVOLVIMENTO 2. GESTÃO DE PESSOAS Qualquer organização é composta por diferentes recursos, entre eles humanos, produtivos, financeiros, que precisam funcionar em harmonia para que os objetivos organizacionais sejam alcançados.

E assim como nas atividades organizacionais, em projetos, os recursos humanos também são extremamente importantes. Nesta seção, trataremos dos recursos humanos e do seu papel e conceitos dentro das organizações modernas e em projetos. A Administração ou Gestão de Recursos Humanos consiste em planejar, organizar, desenvolver, coordenar e controlar as pessoas para que tenham um bom desempenho e também funciona como um meio de permitir que seus colaboradores alcancem seus objetivos diretos ou indiretos ao trabalho. Enfim, podemos conceituar a gestão de pessoas como o conjunto de ações visando guiar o comportamento e as ações dos colaboradores de determinada organização, assim como seu relacionamento no ambiente de trabalho. É o que afirma Fleury e Fisher, 1998, apud Gnoatto et al, 2017, p. quando afirma que a “gestão de pessoas é o conjunto de políticas e práticas que servem para orientar o comportamento humano e as relações interpessoais no ambiente de trabalho”.

É possível concluir que a área de gestão de pessoas é um fator fundamental para que organização tenha sucesso, porque é por intermédio dela que acontecem as ações necessárias para o recrutamento, treinamento, desenvolvimento, orientação, monitoramento e manutenção de novos colaboradores, ou seja, é a gestão de pessoas a principal responsável por gerenciar todos os talentos que entram na organização e os que são desligados. Para Ávila e Stecca (2015, p. A comunicação pode ser definida como o intercâmbio de informação entre sujeitos ou objetos. A comunicação humana é um processo que envolve a troca de informações, e utiliza os sistemas simbólicos como suporte para este fim. A comunicação pode ser expressa de duas formas diferentes: através da linguagem verbal, que acontece através do uso da escrita ou da fala, e também da comunicação não-verbal, que acontece através do uso de imagens, figuras, desenhos, símbolos, dança, tom de voz, postura corporal, pintura, música, mímica, escultura e gestos.

Assim, podemos ampliar o conceito de comunicação para algo que vai além das palavras, pois a mesma pode ser feita através de símbolos, escrita, formulários, documentos e qualquer outra informação que é transmitida de uma pessoa a outra (SILVA et al, 2015, p. Independente do meio através do qual a comunicação se concretiza, o item fundamental do processo é garantir que a mensagem seja compreendida. Ilustração 1: Modelo de comunicação segundo o PMBOK (2013) Fonte: PMBOK, 2013, p. Ainda, de acordo com o PMBOK (2013, p. mídia pode ser definida como o meio tecnológico que inclui o modo e meio de comunicação, enquanto ruído se caracteriza como qualquer interferência ou barreira que comprometa a transmissão perfeita da mensagem. Assim, “a transmissão de uma mensagem pode ser comprometida por vários fatores (por exemplo, distância, tecnologia desconhecida, infraestrutura inadequada, diferença cultural e falta de informações prévias).

Esses fatores são coletivamente chamados de ruído” (PMBOK (2013, p. “Toda comunicação deve ter esse elemento como um dos seus objetivos para completar todo processo. ” Ainda, segundo autora, o feedback consiste em prover informação à uma pessoa, e no contexto de da comunicação organizacional, é de extrema importância para melhorar esse processo, pois funciona como um canal aberto entre as partes. Para Arantes (1998) apud Silva et al (2015, p. a comunicação é a parte mais importante para a sobrevivência das organizações, pois somente por meio da comunicação eficaz as atividades podem ser atribuídas aos colaboradores. E cada dia mais, as organizações se preocupam com a comunicação como um fator crítico de sucesso. São atividades que já conhecemos, e que geralmente não trazem nada de novo, apesar de acontecerem diariamente.

Entretanto, algumas atividades dificilmente se repetem, surgem com menos frequência, e sempre que surgem trazem alguma inovação, e devido a essas características, é preciso que sejam executadas de forma diferente das atividades cotidianas. Essas atividades que se encaixam nas informações acima podem ser definidas como projetos (MENEZES, 2006, p. Em uma definição feita pelo PMI – Project Management Institute, projeto é um esforço único, com começo e fim bem definidos, dirigido por pessoas, visando alcançar um objetivo comum, de acordo com requisitos pré-estabelecidos de prazo, custo, especificações de qualidade e organizado através de um escopo. Uma característica marcante de um projeto que pode ser considerada é o grau de complexidade do trabalho, por envolver diferentes elementos que precisar funcionar em sintonia para alcançar o objetivo final.

existem 47 processos menores que podem ser agrupados em 5 grandes grupos: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e controle e Encerramento. Diante disso, para que aconteça a aplicação e a integração dos cinco grandes grupos de processos, é necessário um esforço para gerenciar todos eles, e aqui entra a importância do gerenciamento de projetos. Através dele, são aplicados conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos requisitos pré-estabelecidos (PMBOK, 2013, p. Assim, a gestão ou gerenciamento de projetos surge como uma área específica de gestão, pois requer estruturação adequada, modelos específicos de autoridade e responsabilidade, habilidades e competências necessárias, e técnicas adequadas de planejamento e controle (ABOOBAKAR; LOPES, 2015, p. Roldão (2010, p.

O gerente ou gestor do projeto é o principal responsável por conduzir todo o projeto. É ele quem dá início ao empreendimento, necessita ter uma visão integrada sobre o mesmo, e responde pelos resultados positivos ou negativos, intermediários ou finais do projeto (MENEZES, 2006, p. É o gerente de projetos a pessoa responsável pela liderança da equipe e pela sua mobilização na execução do projeto conforme definido no escopo. É a pessoa selecionada para liderar a equipe do projeto e auxilia-la no alcance dos objetivos (PMBOK, 2013, p. Todo projeto necessita ter um gestor bem definido, selecionado no início do projeto, e que possua as competências necessárias para executa-lo. A COMUNICAÇÃO EM PROJETOS Como já se sabe, os projetos são essenciais para todas as organizações, e eles podem ocorrer em qualquer nível organizacional, pode envolver uma única pessoa ou muitas pessoas, uma organização ou múltiplas unidades em organizações diferentes (PMBOK, 2013, p.

E para que tudo funcione como o planejado, uma comunicação eficiente durante todo o Ciclo de Vida do projeto é uma peça chave para o seu sucesso. Pode-se afirmar que a comunicação é um elemento básico da atividade de gestão. Administrar significa orientar as pessoas para que suas ações ajudem a alcançar um objetivo, e diante disso, para que possam agir de maneira eficiente e eficaz, é preciso se comunicar constantemente com estas para dizer o que deve ser feito, como, quando, onde, etc. PIMENTA et al, 2005, p. De acordo com a explicação acima, pode-se ver um pouco da complexidade que envolve o processo de comunicação em projetos. Ele envolve diversos fatores, e para que seja bem-sucedido, é necessário que algumas habilidades de comunicação, comuns ao gerenciamento geral e ao gerenciamento de projetos, sejam destacadas, sem se limitar a estas: • Saber ouvir ativamente e de modo eficaz; • Perguntar, discutir ideias e situações para garantir um entendimento melhor; • Educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe; • Levantar dados para identificar ou confirmar as informações; • Definir e administrar expectativas; • Persuadir uma pessoa, equipe ou organização a executar uma ação; • Motivar para encorajar ou reassegurar; • Orientar para melhorar o desempenho e alcançar os resultados desejados; • Negociar para conseguir acordos mutuamente aceitáveis entre as partes; • Solucionar conflitos para evitar impactos negativos; e • Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes.

PMBOK, 2013, p. E para garantir alocar um profissional adequado, que possua essas habilidades e as competências necessárias para garantir a eficiência das comunicações em um projeto, talvez não haja um profissional com tanta relevância para assumir esse papel quanto um gerente de projetos. Ele é o foco central nas negociações, interações e comunicações de um projeto, seja no contato com o cliente, com o patrocinador do projeto, com a equipe, ou para a difusão de informações entre eles próprios, o papel do gerente de projetos é centralizar todas as informações em um só lugar. De acordo com Rezende (200?)9: “Gerenciar comunicação em projetos é um processo tão importante quanto qualquer outro processo nas empresas [. reconhecer a comunicação como um processo, conhecendo seus elementos, formas de comunicação e partes envolvidas, é o primeiro passo para implantação de um sistema de gestão eficiente.

” Uma visão geral dos processos do gerenciamento das comunicações envolve, segundo o PMBOK (2013, p. • Planejar o gerenciamento das comunicações: A abordagem e o plano de comunicações deve ser elaborado de acordo com as necessidades das partes interessadas e os recursos disponíveis; • Gerenciar as comunicações: Consiste em criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e disponibilizar as informações do projeto seguindo o plano de gerenciamento das comunicações. • Controlar as comunicações: Consiste no monitoramento e controle das comunicações durante o ciclo de vida do projeto, assegurando que as todas necessidades de comunicação estão sendo atendidas. De uma forma mais técnica, pode-se dizer que no plano de gerenciamento das comunicações é desenvolvida toda a abordagem mais apropriada às comunicações daquele projeto, e o plano de comunicação do projeto é feito de acordo com as necessidades de informações, requisitos das partes interessadas e ativos organizacionais disponíveis.

A sua vantagem principal é que identifica e documenta a forma de comunicação que terá mais eficácia e eficiência entre as partes interessadas (PMBOK, 2013, p. O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos e elementos que garantem que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e finalmente dispostas de maneira oportuna e apropriada de acordo com o planejado (PMBOK, 2013, p. E ainda, esse processo ainda possui um benefício principal, que é “possibilitar um fluxo de comunicação eficiente e eficaz entre as partes interessadas do projeto” (PMBOK, 2013, p. PRINCIPAIS FALHAS DE COMUNICAÇÃO E SUAS CONSEQUÊNCIAS NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS Considerada um fator crítico de sucesso por vários especialistas em gerenciamento de projetos, a comunicação ainda sofre negligência por um grande número de gestores desses empreendimentos e pelas áreas de comunicação das organizações (POTSCH; ANDRADE, 2009, p.

falhas ou a falta de comunicação são responsáveis por gerar uma série de atritos, frustrações e ineficiências nas relações de trabalho. Ainda, para o autor, o Gestor de Projetos precisa estar preparado para gerenciar essas relações interpessoais e também para lidar com atritos, porque na falta de uma comunicação eficaz, diversos choques podem ocorrer. O planejamento das comunicações do projeto consiste em determinar as necessidades de informação de cada uma das partes interessadas e da equipe do projeto e desenvolver uma estratégia para melhor atende-las (VALLE, 2015, p. Caso ocorra um planejamento inadequado das comunicações, podem ocorrer inúmeros problemas relacionados a esse fato. Alguns deles são “o atraso na entrega de mensagens, a comunicação de informações para o público incorreto ou a comunicação insuficiente para as partes interessadas e a má intepretação das mensagens comunicadas” (PMBOK, 2013, p.

Ou seja, a comunicação funciona como uma métrica para medir o seu sucesso por si só. Uma comunicação ineficiente é capaz de transformar qualquer projeto em um grande fracasso, enquanto a comunicação eficaz é a base para um projeto bem-sucedido. COMO TER UMA COMUNICAÇÃO MAIS EFICAZ EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS De uma forma geral, a capacidade de comunicação organizacional influencia de forma muito direta a condução de projetos (PMBOK, 2013, p. Isso significa que a comunicação organizacional em si impacta diretamente na realização de projetos de uma forma muito relevante. Assim, podemos afirmar que uma boa comunicação é um dos fatores mais importantes, senão o mais importante, para a eficácia em Gestão de Projetos. quando diz que “A comunicação não tem sua força como difusora de informações, mas acima de tudo como mediadora entre inúmeros protagonistas sociais”.

Ou seja, apesar da difusão de informações ser o ponto alto da comunicação, a integração entre os protagonistas que a realizam possui uma importância ainda maior. Para Aboobakar e Lopes (2015, p. para que o gestor de projeto seja bem-sucedido em seus projetos, ele deve ser um bom comunicador. Isso se deve ao fato de que a comunicação na gestão de projetos “é uma competência que nunca é perfeita, que pode ser sempre melhorada e é fundamental para sermos capazes de iniciar e mobilizar um projeto eficaz”. PMBOK, 2013, p. De acordo com Potsch e Andrade (2009, p. a comunicação consiste em melhor formar interpretes do que melhor comunicar, ou seja, dar mais atenção a condicionar a participação. E assim, podemos concluir que envolver as partes interessadas de um projeto e incentivar sua participação em processos de comunicação é extremamente importante para que sejam cada vez mais participativos.

Ainda, para o autor: A comunicação, nesse novo lugar, é estruturada na percepção. Apesar das necessidades serem específicas em cada projeto, a comunicação deve ser uma das prioridades para o seu sucesso, e é fundamental que o gestor de projeto e as demais partes se comprometam em faze-la sempre melhor. ESTUDO DE CASO Foi realizado um estudo de caso visando mostrar na prática como as falhas de comunicação influenciam negativamente um projeto, o levando ao fracasso. Neste caso, utilizaremos como base o case do parque Terra Encantada, localizado no Rio de Janeiro, e que devido a falhas de comunicação entre a empresa e stakeholders (visitantes e imprensa), foi um verdadeiro fracasso desde a sua “inauguração”. O resultado foi um projeto de milhões, que nem mesmo havia sido concluído quando os portões do parque foram abertos, o que causou entre seus clientes revolta e indignação.

De acordo com Carvalho (2015, p. Esses foram os estopins para uma frustração generalizada, onde a mídia noticiou os problemas encontrados no parque, dando destaque ao pagamento do valor integral do ingresso mesmo com o parque inacabado. Porém, é aqui que entra a importância a comunicação para o sucesso de qualquer projeto ou empreendimento. Nesse setor, existe uma prática comum chamada Soft Opening, que é um funcionamento parcial antes da inauguração final, onde são concluídas as pendências, são avaliados a rotina e o faturamento, etc. No caso do Terra Encantada, os acionistas desconsideraram essa possibilidade e inauguraram o parque na data marcada, porém, não comunicaram aos stakeholders sobre a realidade na qual o parque se encontrava. E neste caso, as falhas de comunicação ocorridas entre os investidores e os stakeholders foram apenas o estopim para o fracasso de um parque de milhões de dólares.

Muito pelo contrário, essa atitude poderia ter sido um ponto positivo em sua imagem. Portanto, com base no exposto acima, é possível reconhecer a importância de uma comunicação eficaz em projetos de qualquer tipo, pois ela é um determinante muito forte do seu sucesso ou fracasso. As falhas de comunicação podem ocorrer de diferentes formas, e é fundamental que a equipe do projeto tenha conhecimento sobre o que configura uma comunicação ineficaz, seus pontos mais importantes e principalmente como corrigi-la. Somente com a gestão adequada da comunicação é possível otimiza-la cada dia mais. E como a comunicação possui uma necessidade constante de ser otimizada, reduzir ou eliminar as falhas de comunicação em um projeto é um dever de todos que o integram. Somente através da boa gestão das comunicações, entre outros fatores relevantes em um projeto, é possível executa-lo de uma forma eficaz e garantir seu sucesso.

Enfim, a comunicação em projetos ainda é uma área extremamente ampla e que permite muitos estudos. Esta pesquisa deve ser vista como uma ferramenta útil ao aumento dos conhecimentos na área, porém, não deve ser considerada a palavra final. Que outros estudantes, profissionais e quaisquer outros interessados na área sintam-se incentivados a prosseguir com pesquisas sobre este tema. REFERÊNCIAS A importância da comunicação no gerenciamento de projetos. Santa Maria: Universidade Federal de Santa Maria, Colégio Politécnico, 2015. CARVALHO, Mônica Priscila Xavier. Problemas associados à gestão da comunicação no gerenciamento de projetos. CONSONI, Bianca. A importância do feedback. GNOATTO, Eliane; SILVA, Elisangela Andrade da; SKIERESZ, Graziela Santana; FREITAG, Marcelo Leandro; KAELZER, Tais Kempfer; LIMA, Vinicius Zanchet de. Liderança e comunicação no cenário da gestão.

Revista Maiêutica - Estudos Contemporâneos em Gestão Organizacional, v. n. MARTINS, Felipe. Revista Gestão Industrial, v. n. POTSCH, Fernando; ANDRADE, André. Comunicação em projetos. SILVA, Marcelo Almeida de Carvalho; REGO, Marcos Lopez; JUNIOR, José Ernesto Mattoso Faillace.