A atuação Prática da Secretária Escolar

Usei como apoio para as considerações, material disponível na revisão bibliográfica sobre a temática. A profissão de secretária escolar envolve muitas responsabilidades e por esse motivo necessita de profissionais habilitados e devidamente comprometidos com seu trabalho. Abordarei no trabalho, aspectos quanto à infraestrutura escolar, em sentido físico e pedagógico, elementos que dependem da correta intervenção da secretária escolar para que tudo ocorra de forma organizada e eficiente. Mencionarei peculiaridades igualmente desejáveis de uma secretária escolar no que diz respeito à personalidade, uma vez que sua intervenção ocorre diretamente junto aos discentes, docentes e toda comunidade escolar. Com base em minhas experiências e nas pesquisas bibliográficas, cheguei à conclusão que a profissão de secretária escolar, apesar de muito relevante no ambiente escolar, é pouco conhecida.

Suas plantas tão bem elaboradas promovem a construção de belos prédios, alguns chegam a encantar os olhos de quem os observa. Outras profissões, em contrapartida, são bem mais modestas em referência ao ponto de vista da sociedade, algumas inclusive não são nem conhecidas. A secretária escolar é uma das profissões que se encaixam neste segundo grupo. De acordo com Almeida (2015, p. “apesar de a profissão ser antiga, poucos estudos foram encontrados que explicitassem a realidade do campo de trabalho do secretário escolar”. que mencionam em partes que “o contexto cultural e educacional, cada vez mais dinâmico e complexo, em face às mudanças vividas na atualidade, exige o aumento de aspectos prioritários como a responsabilidade e a flexibilidade, visando à eficiência da gestão escolar”.

A instituição de ensino de ensino certamente constrói expectativas quanto à intervenção da secretária escolar, espera que esta profissional apresente em sua personalidade certas peculiaridades que podem contribuir de forma positiva em seu trabalho, tais como ser uma pessoa organizada, flexível, paciente, educada, entre outras qualidades desejáveis. É certa que uma característica fundamental para esta profissional, seja a facilidade em se comunicar. A comunicação pode ser considerada peça chave para execução eficaz e eficiente das atividades conferidas à secretária escolar. Segundo Gianini e Gerardin Junior (2010, p. Uma instituição escolar funciona como qualquer outra organização ou empresa, tendo necessidade de gestão, procedimentos e colaboradores habilitados. A diferença marcante entre esses dois tipos de organização, é que nas empresas, o foco principal diz respeito ao fator financeiro, ou seja, obter lucro por meio da venda de produtos ou serviços, enquanto que no ambiente escolar, o foco principal é de cunho social, isto quer dizer, educar crianças, jovens e adultos para que estes tenham habilidades para exercer uma profissão, ao mesmo tempo em que contribui para sua formação social, transmitindo valores para formação de bons cidadãos.

A gestão escolar é essencial para promover o bom funcionamento da instituição. Esta afirmação está de acordo com as considerações dos autores Simão e Netto (2008, p. que apresentam aspectos da gestão escolar: A gestão escolar é uma peça fundamental do processo de transformação educativa, exigindo a construção de instituições educacionais autônomas, com capacidade para tomar decisões, elaborar projetos, administrador adequadamente todos os recursos disponíveis e escolher estratégias que lhe permitam produzir resultados positivos. A gestão escolar não trata apenas de documentos, embora este quesito seja uma atividade necessária. A gestão escolar tem influência direta nos resultados escolares dos alunos seja de forma positiva ou negativa, dependendo do tipo de gestão. A escola tem uma posição privilegiada, porque podem realmente contribuir de modo expressivo para a melhoria do comportamento e aquisições dos alunos.

Conforme informa ainda Mars (2016, p. “mesmo em áreas socialmente desfavorecidas, podem constituir uma força muito positiva”. Esta parte é a mais sensível ou delicada inserida na gestão escolar pelo motivo do compromisso que deve haver com as pessoas. Existem problemas de convivência no ambiente escolar, assim como na maioria das organizações. Cabe à gestão de recursos humanos mediarem de forma coerente tal problemática, promovendo soluções e monitorando o desenvolvimento das atividades exercidas pelo quadro docente, discente e administrativo. Gestão administrativa: esta gestão está dividida em dois parâmetros, sendo eles o parâmetro físico e o parâmetro institucional, sendo que o primeiro trata da estrutura física no que diz respeito ao prédio, aos equipamentos e tecnologia pertencentes à Instituição; quanto ao segundo parâmetro é composto pela parte institucional, ou seja, legislações, direitos, deveres e atividades da secretaria.

Faz-se necessária, a partir deste momento, a apresentação da escola de forma generalizada e na sequência a apresentação da Secretaria Escolar onde realizo minhas funções. Por fim, o terceiro andar é composto por uma biblioteca, tendo uma coleção com mais de mil livros. Ali está o arquivo permanente. A Instituição e composta também por um centro cultural, denominado Centro Cultural do Liceu Literário Português, onde são oferecidos cursos livres. Este espaço é composto de dois andares, sendo que no primeiro encontram-se as salas da administração, da recepção, de reunião, dois toaletes, copa e área de serviço e no segundo se encontra a sala da presidência, auditório com capacidade para sessenta expectadores, sala de equipamentos eletrônicos e dois toaletes.

Quanto ao curso oferecido, a pós-graduação em língua portuguesa, é realizada a cada semestre, nos meses de junho e novembro. Escolha acertada na disposição dos móveis, equipamentos conservados, materiais bem distribuídos, chão limpo, formando um ambiente agradável. A sensação de “bem-estar” é a prova da ordem e disciplina, da eficiência e educação das pessoas que nela atuam, constituindo-se um “cartão de visitas” da Secretaria. Os autores Gianini e Gerardin Junior (2010, p. apresentam o ambiente da Secretaria escolar e suas responsabilidades da seguinte forma: A secretaria acadêmica de uma Instituição de Ensino desenvolve as seguintes atividades: matrículas, transferências, lançamentos de notas e faltas (dependendo das diretrizes da Instituição), emissão de declarações e históricos, certificados de conclusão de curso e diplomas, manutenção das informações discentes no sistema, emissão, entrega e arquivo do diário de classe e editais, entre outras.

Por esses motivos a Secretaria deve ser um local organizado, independente do seu tamanho físico. de 07/07/1989, assinada pelo então Presidente da República José Sarney. ” Dito de modo conciso, algumas das peculiaridades sobre a profissão de secretária escolar consiste em não se exigir uma formação acadêmica para exercer a profissão, sendo necessário apenas o ensino médio concluído. Sem dúvida, o profissional que consegue se habilitar através do curso superior de secretário executivo tende a ser mais completo, uma vez que é orientado e passa a ter conhecimento dos vários elementos que fazem parte da rotina da profissão. Certamente são elementos que podem ser compreendidos após algum tempo de experiência na profissão, no entanto, caso o profissional curse uma faculdade ele já terá um excelente embasamento e mais facilidade em compreender toda rotina envolvida, já estará devidamente familiarizado.

O campo de atuação da secretária escolar é muito abrangente, podendo trabalhar em escolas atuando no ambiente do ensino básico, ensino fundamental, ensino médio e ensino superior incluindo as instituições de EAD (Educação à Distância) que atualmente se tornou a opção de grande parte dos estudantes devido sua flexibilização e menor demanda de tempo disponibilizado para a presença física do aluno. No entanto, é preciso que esta profissional esteja adequada às formalidades da instituição específica de onde trabalha. Em conformidade com essa afirmação, Almeida (2013, p. elucida que o profissional secretário escolar necessita “conhecer a estrutura pedagógica e administrativa da instituição. Além disso, também precisa ter ciência das atribuições do manual da profissão e do regimento escolar” É igualmente preciso que tenha conhecimento das tecnologias disponíveis para auxilio na execução de suas tarefas.

É preciso conhecimento e constante atualização sobre o que diz as legislações relacionadas à educação. Nesta análise cabe inserir as seguintes informações sobre minha rotina no Liceu Literário Português: Documentos produzidos: declarações, boletins, atas, edital, históricos, certificados e outros pontuais. No meu campo de trabalho o elemento redação correta na confecção dos documentos é um quesito essencial por se tratar de cursos de pós-graduação em língua portuguesa. Certamente a redação correta de documentos é necessária em qualquer instituição, no entanto, é um quesito ainda mais expressivo na instituição em que trabalho, uma vez que se trata de pós-graduação em letras. Imagine que um documento redigido de forma incorreta neste ambiente constituiria um erro grave passivo inclusive de arranhar a imagem da instituição.

Minha intervenção requer estar ainda mais atenta ao fato de escrever corretamente. Futuramente constam nesta pasta outros documentos como xerox de boletins e declarações ou atestados e por fim, a monografia, cópia do boletim e do certificado. Atendimento à legislação: elemento de fundamental importância no funcionamento de uma instituição educacional. Qualquer organização precisa seguir certas regulamentações e leis específicas para sua área de atuação. No ambiente escolar não é diferente. São necessários vários cumprimentos no que diz respeito às legislações e leis específicas no âmbito da educação e estar sempre atualizado às mudanças. Seguem alistadas as tarefas: 1. Fornecer as instalações físicas pertinentes a todas as atividades acadêmicas e administrativas. Executar o projeto do CELLP-UERJ (Curso de Especialização em Língua Portuguesa do Liceu Literário Português em convênio com a Universidade do Estado do Rio de Janeiro) discriminado em instrumento anexo a este convênio.

Ocupar-se da remuneração do pessoal docente e administrativo, de acordo com a política remuneratória estabelecida por sua Presidência. Reservar, em cada exame de ingresso, uma cota correspondente a 30% das vagas oferecidas para alunos da UERJ que comprovem renda familiar per capita igual ou inferior ao valor de 1 ½ (um e meio) salário mínimo. ressalto neste quesito uma função peculiar da profissão diferente das funções tradicionais, afinal, é uma intervenção similar a de um segurança ou vigia); • Divulgar e subscrever, sempre que solicitado pela Direção, instruções, editais e todos os documentos escolares; • Receber solenidades e secretariar eventos que sejam promovidos pela unidade escolar, quando necessário; • Manter pastas individuais dos servidores e alunos da unidade escolar atualizados; • Prestar esclarecimentos quando necessário ou solicitado; • Prestar atendimento ao corpo docente, discente e técnico-administrativo, prestando informações a estes grupos e esclarecimentos sobre a escrituração escolar e legislação do ensino; • Estar disponível, sempre que convocado, para participar em reuniões e treinamentos; • Promover instrução, sem que solicitado pelos órgãos competentes; • Acompanhar e registrar os resultados das reuniões realizadas pelos Conselhos de Classe; • Assinar a documentação escolar dos alunos em presença e juntamente com o Diretor; • Se responsabilizar pela autenticidade da documentação escolar expedida.

Participação na gestão escolar: envolve toda rotina peculiar no processo de gestão. No meu ambiente de trabalho, particularmente, no que diz respeito às compras de material pedagógico não é feito diretamente pela Secretaria, é feita pela administração do Liceu (matriz). O material de papelaria e livros atualmente são emprestados aos alunos semestralmente, anteriormente esse material era doado ao aluno. Para melhor acompanhamento e gerenciamento da demanda de tais materiais, aqui na secretaria fazemos a contagem de quantos alunos se inscreveram para cada matéria; a partir daí são feitas as compras. A secretária escolar precisa apresentar e aplicar certas características bem peculiares visando o bom exercício de sua profissão. Inclusive, certas habilidades ou traços de personalidade intrínseca são desejáveis e caso não façam parte de forma instintiva, é necessário desenvolver.

O que isso significa? Por exemplo, uma das características essenciais na realização do trabalho da secretária escolar, como já mencionado no estudo e que será considerada mais a fundo posteriormente, diz respeito a ter uma boa comunicação. Caso o profissional não seja ou não tenha uma boa comunicação por natureza, é necessário que ele saiba desenvolver esta característica. Seu trabalho será exercido com maior qualidade. Posso afirmar que minha profissão exige conhecimento e aplicação de outras profissões. Como assim? Digamos, de forma simples, que a secretária escolar exerce de forma modesta a profissão de administradora de empresas, pois precisa articular documentos e processos que visam organizar os departamentos da escola; exerce um pouco da profissão de advogado, pois precisa pesquisar conhecer e aplicar corretamente leis e regulamentos educacionais, não apenas praticando as rotinas de acordo com sua opinião pessoal; exerce um pouco de psicóloga ou assistente social, pois precisa interagir com outras pessoas, seja profissionais da escola, alunos ou comunidade em geral.

Para tanto, é exigido do profissional, como já abordado algumas vezes, flexibilidade e articulação, bem como algumas características, a saber: Iniciativa, organização, criatividade, habilidade para mudanças, autocrítica, autorreflexão, consciência ética quanto ao seu exercício profissional, são qualidades importantes e facilitadoras que podem e devem ser desenvolvidas, resultando em benefícios tanto no plano profissional como no pessoal. SIMÃO E NETTO, 2008, p. Os mesmos autores complementam as características desejáveis num profissional secretário escolar, mencionando senso de liderança, capacidade de articulação e decisão, delegação de responsabilidades, entre outras. De acordo com meu ponto de vista expresso acima, incluo comentários dos autores Simão e Netto (2008, p. que embasam minhas considerações: A articulação permanente entre a teoria e a prática, onde tanto o perfil do secretário escolar quanto a metodologia do trabalho mudam, implica que este profissional deve buscar a adaptabilidade e, mais que isso, antever as mudanças e antecipar-se a elas, organizando, executando, direcionando, coordenando e controlando os diversos processos relativos à escola e sua gestão.

Pela experiência que encontro no meu ambiente de trabalho, considero uma forma de melhoria a gestão dos documentos de forma eletrônica ou mais flexível do que formas mais tradicionais, por assim dizer. Minha vaga nesta instituição surgiu da solicitação de afastamento feita pela própria secretária atual. A mesma trabalha na instituição há mais de 25 (vinte e cinco) anos, é aposentada e já idosa e sua solicitação de saída da instituição diz respeito a motivos de saúde. Sinto que tenho à minha disposição, grandes oportunidades para implementar melhorias nos processos que atendam às demandas atuais inseridas num ambiente educacional e esta realidade gera sentimento de disposição, ao mesmo tempo que o senso de responsabilidade fala alto. Outro cenário que desponta de forma veloz e expressiva nas últimas décadas é a adesão de cursos à distância.

A secretária escolar precisa estar igualmente habilitada para exercer suas atividades neste ambiente. O perfil diferenciado neste ambiente, o ensino à distância, segundo consideração da autora Almeida (2015, p. “este profissional precisa saber lidar com os instrumentos de trabalho virtuais e as atribuições delegas à função. Ainda sobre os desafios na articulação da profissão, a secretária escolar serve como elemento de ligação ou integração entre departamentos e demais profissionais. Segundo Simão e Netto (2008, p. “entre objetivos e metas, a integração entre o administrativo e o pedagógico, caracteriza-se como um processo desafiador para o secretário escolar”. Outro desafio neste âmbito é a questão da grande responsabilidade que muitas vezes não tem respaldo, ou seja, estes profissionais são colocados em posição de responsabilidade, mas sem a autoridade necessária para execução de tais responsabilidades.

Concorrência: este elemento pode ser considerado benéfico e prejudicial. A maioria das profissões é estressante, cada qual com seus desafios peculiares, mas podem ser igualmente satisfatórias diante dos resultados colhidos. Possivelmente, devido à falta de conhecimento e até mesmo desinteresse, muitas pessoas desconhecem a profissão de secretário escolar, mas certamente qualquer um sentiria os efeitos prejudiciais caso o trabalho deste profissional não fosse eficazmente executado. Ambiente encontrado nas instituições: a atuação da gestão escolar é muito articulada e envolve uma série de processos, além da interação com diversos atores inseridos neste ambiente. Quando o ambiente escolar é agradável de uma forma geral, as tarefas fluem de forma natural e igualmente agradável. Apesar disto, nem sempre este ambiente é encontrado nas instituições, lamentavelmente, o que dificulta o trabalho do profissional.

menciona tais “anormalidades” apontando para “as ausências, os pedidos, os silêncios, os contextos de elaboração de uma proposta, uma atitude sem aparente justificativa, um abandono”. Ou seja, a secretária escolar precisa ser extremamente observadora e perspicaz para detectar tais ocorrências e tomar providências para seu esclarecimento e dissipação de forma que beneficie todos os envolvidos. Neste âmbito, é possível informar que além do aspecto operacional, a secretária escolar necessita do perfil emocional, perceptivo às mudanças sem aparente razão nas atitudes de alunos. Ainda sobre atitudes e comportamento individuais, a profissional secretária escolar se depara com um cenário oposto à proposta inicial e básica na gestão escolar. Abud (2012, p. Vejo que há um abrangente campo de expansão para realização das tarefas pertinentes ao cargo e tenho disposição para iniciar as mudanças, de acordo com aquilo que me for confiado.

CONCLUSÕES Com base nas minhas vivências no ambiente escolar, sob o cargo de secretária escolar, por mim futuramente ocupado, pude concluir que a profissão requer uma série de habilidades por parte do profissional, bem como apresenta grandes desafios. A princípio a profissão demanda conhecimentos múltiplos, intercalados entre conhecimentos científicos, pedagógicos, tecnológicos e mesmo legislativos. A profissão ainda é pouco reconhecida, uma vez que o profissional atua nos bastidores das instituições. No entanto, caso não seja exercida de forma eficaz, é facilmente percebido o impacto negativo inclusive na imagem da instituição. Agrega-se ao fato da profissão não ser devidamente reconhecida em sentido financeiro. Por fim, foi abordado o quanto o cenário onde o profissional atua é articulado, passando por mudanças frequentemente e desta forma exige-se que a secretária seja igualmente articula, flexível e adaptável.

Quanto às vantagens, vejo que a profissão oferece um campo de atuação abrangente e a grande oportunidade de acumular conhecimentos em diversas áreas. Embora grande parte das atividades seja mecânica ou de cunho operacional, existem situações diversas que podem ocorrer e para tais, é necessário estar devidamente preparado. Tais atuações promovem agregar novas experiências no currículo profissional da secretária escolar. pdf> Acesso: 31/07/2018. ALMEIDA, Veronica Lima da Fonseca. O trabalho do secretário em instituições de ensino presencial e educação a distância – EAD. Revista Expectativa, vol. XIV, n. Disponível em: <file:///C:/Users/Usu%C3%A1rio/Downloads/32-294-1-PB. pdf> Acesso: 31/07/2018. MARS, Neil. Gestão escolar: o sistema de administração e organização da escola pública no sucesso de professores e alunos.

Lions Bookstore, 2016, 22p. WIKIPÉDIA. Liceu Literário Português. Disponível em: <https://pt. wikipedia. org/wiki/Liceu_Liter%C3%A1rio_Portugu%C3%AAs> Acesso: 02/08/2018.