Sistema de Gestao Documental

Pesquisa bibliográfica de cunho descritivo. Palavras-chave: Gestão documental. Sistemas de gestão de documentos. Ferramentas de gestão. SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO 3 2 A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DOCUMENTAL 4 3 CONSIDERAÇÕES FINAIS 8 REFERENCIAS 9 1 INTRODUÇÃO O crescente aumento do fluxo de informações que se iniciou no século passado, é consequência da velocidade com que a tecnologia se desenvolve e facilita o acesso a informação. arranjam a informação necessária tanto no exterior como no interior do organismo. Essa informação pode ser verbal ou registrada num suporte como o papel, a fita magnética, o vídeo, o disco óptico ou o microfilme. Pode ser orgânica, isto é, elaborada, enviada ou recebida no âmbito da sua missão, ou não-orgânicas, isto é, produzida fora do âmbito desta.

A produção de informações orgânicas registradas dá origem aos arquivos do organismo. Com a aprovação da Lei 8. No que tange ao levantamento e análise da forma de recebimento e controle de documentos e o acompanhamento que proporcionem a compreensão de todas as informações existentes, é necessário conhecer diferentes propostas para entender a realidade arquivística a ser trabalhada, Lopes (1997, p. discorre sobre o procedimento do profissional arquivista deve lançar mão para conhecer a realidade em que se pretende intervir, em outras palavras, “[. as atividades, fluxo informacional, estruturas, funções e as questões referentes aos acervos constroem o objeto da pesquisa ao retratar a situação arquivística da organização, na forma de um diagnóstico”. A digitalização de todo o acervo documental, o controle de entrada de documentos, do arquivo físico, bem como da localização precisa dos documentos, são essenciais para o bom funcionamento do sistema e para evitar problemas potenciais.

Organizar as informações e mantê-las protegidas é essencial para uma entidade que pretende manter uma gestão de sucesso, pois o sistema limita o acesso dos usuários às informações, tem funcionalidades para proteger os dados e facilita a busca de documentos (CABRAL; CAPRINO, 2015). Valorização, Seleção e Eliminação A valorização consiste em um estudo das séries documentais [. Com a seleção se determina o destino dos documentos a partir do seu valor e os prazos de conservação [. A eliminação é o ato por qual os documentos determinados são destruídos. Transferência de Fundos É o conjunto de procedimentos mediante a qual a documentação é levada de uma etapa para outra do arquivo, seguindo o ciclo de vida dos documentos. Programa de Documentos Vitais e de Prevenção de Riscos Tendo a possibilidade de que aconteça uma situação de emergência, ou seja, uma situação negativa que acontece de forma repentina e inesperada, e, que exige uma ação imediata [.

Basta acessar o software e pesquisar os documentos necessários, que possibilita ainda o controle dos dados, através da definição de níveis de acesso dos usuários. É importante que o sistema possua uma estrutura de fácil utilização, que garanta maior agilidade às buscas. Entretanto, o software é responsável por armazenar dados importantes da empresa e dos clientes. Portanto, é fundamental um alto nível de segurança para proteger as informações. Documentos importantes que carregam dados relacionados aos valores e às atividades exercidas devem ser protegidos de pessoas mal-intencionadas. Lei no 8. de 8 de janeiro de 1991. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 9 jan. Seção 1, p. CABRAL, Carlos; CAPRINO, Willian. ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998.

SILVA, Andréia Sousa da et al. Em busca de uma gestão documental eficiente: práticas aplicadas na implementação do arquivo central da Brognoli Negócios Imobiliários. Disponível em: http://recil. grupolusofona. pt/handle/10437/6691. Acesso em: 4 dez.