Gestão por projetos

O gerenciamento de processos, conhecido pelo acrônimo BPM – Business Process Management, permite que o processo seja monitorado e melhorado sempre que possível. Para tal ação, é necessário entender de todas as etapas que o compõem e suas respectivas atividades, pessoas e departamentos envolvidos, desenhá-las para que ele fique visualmente compreendido e assim poder detectar os gargalos e aplicar as melhorias. Para realizar a modelagem de um processo, ou seja, representá-lo de forma visual, são utilizados ícones, símbolos e elementos gráficos que representam as ações e fluxos de forma padronizada. Atualmente a linguagem mais popular e utilizada no mundo é a BPMN. Criada pela Objective Management Group (OMG), a versão mais recente é a 2. For such an action, it is necessary to understand all the stages that compose it and their respective activities, people and departments involved, design them so that it is visually understood and thus be able to detect bottlenecks and apply improvements.

To model a process, that is, to represent it visually, icons, symbols and graphic elements are used to represent actions and flows in a standardized way. Currently the most popular and used language in the world is BPMN. Created by the Objective Management Group (OMG), the latest version is 2. and is the most complete diagramming tool on the market, consisting of more than 100 icons. Figura 5 – Diagrama de processo colaborativo. Figura 6 – Principais elementos gráficos BPMN. Figura 7 – Exemplo de diagrama pelo programa Draw. io. Figura 8 – Exemplo de diagrama pelo programa Microsoft Visio. Referencial teórico 15 2. PROCESSOS DE NEGÓCIOS. Processos de negócios: conceitos e delimitações. GESTÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT BPM). A LINGUAGEM BPMN (BUSINESS PROCESS MODELING NOTATION)…………. ProcedimentoS DE coleta de dados 33 4 Estudo de caso 34 4.

A empresa 34 4. OS PROCESSOS DE NEGÓCIOS 34 4. Modelagem dos Processos por meio da Notação BPMN 35 4. ANÁLISE DOS PROCESSOS. o BPM inclui diversas atividades como automação, execução e monitoramento de PBs, mas a modelagem dos processos dentro da perspectiva de melhoria contínua é a atividade mais importante nessa abordagem. A Modelagem permite entender de forma detalhada os processos de negócio, identificar as etapas do processo que estão bem estruturadas e as que não estão, as atividades que não agregam valor ou até mesmo a necessidade de inclusão de novas atividades para melhor funcionamento do processo. Sem este entendimento, a operacionalização e a gestão do processo ficam comprometidas (CHING et al. De acordo com Silva et al. a modelagem de processos de negócio pode ser entendida como uma ferramenta de gestão e comunicação extremamente relevante para garantir a qualidade dos processos da organização e promover sua melhoria contínua, o que impacta diretamente no fornecimento de serviços e/ou bens de alta qualidade aos seus clientes.

O BPMN 1 já possuía cinco categorias de elementos gráficos: objetos de fluxo (atividades, eventos e desvios), objetos de dados, objetos de conexões, artefatos (anotações complementares) e raias e piscinas que representam as áreas de desenvolvimento dos processos no diagrama. A partir do BPMN 1. o número de elementos gráficos dentro dessas categorias passou a aumentar (CHINOSI; TROMBETTA, 2012) e a versão atual BPMN 2. conta com mais de 100 ícones diferentes, permitindo maior detalhamento do processo (OMG, 2014). Em um diagrama BPMN pode-se modelar três tipos diferentes de processos de negócio usando três submodelos: processos de negócio privados ou internos, processos abstratos ou públicos e processos de colaboração ou globais. acrescenta-se como leitura fundamental o documento intitulado "Business Process Model and Notation (BPMN)” da Object Management Group (OMG, 2014).

Ainda sobre as publicações Iritani et al. p. expõem que a maior parte dos artigos publicados sobre a abordagem BPM a empregam como “[. uma solução para negócio utilizando sistemas de software ou tecnologias para automatizar e gerenciar os processos de negócio”, ou seja, no âmbito da tecnologia da informação e sistemas. A empresa conta com aproximadamente 70 funcionários e está em expansão, uma vez que diversos novos clientes estão sendo inseridos, mensalmente, em sua carteira. O faturamento anual está entre 14 e 20 milhões, contando com mais de 600 empreendimentos sob gestão espalhados pelo Brasil.  Sua cede encontra-se na cidade de São Paulo. Ressalta-se que o mercado imobiliário tem se destacado nas últimas décadas na economia brasileira. “A expansão do crédito imobiliário em conjunto com as modificações nas fontes de financiamento, o desenvolvimento de programas habitacionais, a expansão e transformações das empresas que operam no setor” são os principais fatores que vêm contribuindo para esse destaque (FAUSTINO; ROYER, 2022, p.

“processo é qualquer atividade que recebe uma entrada (input), agregando valor e gerando uma saída (output) para um cliente interno ou externo”. Os processos fazem uso dos recursos da organização para gerar resultados concretos. O processo de fabricação recebe como entrada uma solicitação do cliente e matéria-prima, trabalha essa matéria-prima segundo as especificações do produto e gera o produto solicitado pelo cliente. Adair e Murray (1996) citam que um processo consiste em um conjunto de tarefas executadas sequencialmente com a finalidade de gerar um resultado identificável, que pode ser um bem, um serviço, dados ou informações. O resultado do processo é sempre direcionado a um cliente, seja ele interno ou externo, que é quem define e avalia esse resultado. tradução nossa), em uma de suas definições sobre processo de negócio, aborda-o como: “[.

um conjunto de atividades que são executadas em coordenação em um ambiente organizacional e técnico. Essas atividades em conjunto realizam um objetivo de negócio”. Cada processo de negócio é decretado por uma única organização, mas ele pode interagir com os negócios realizados por outras organizações. Para a existência de um processo de negócio, é, antes necessária a existência de um produto ou serviço e uma função/pessoa para manipular o produto/serviço. O gerenciamento adequado dos processos internos e dos departamentos proporcionará uma otimização de funções, ganhos de produtividade e agilidade para tomada de decisões. Segundo Casanova (2022), a gestão por processos é determinada através do aprendizado relevante sobre a organização, no nível da gerência.

Dessa forma, é possível realizar a integração entre as metas organizacionais e o que é esperado pelo cliente final, analisando o processo do início ao fim. De acordo com a Handysoft Global Corporation (2003), a complexidade da área se dá por envolver muitas atividades e recursos: humano, financeiro e tecnológico. Para Jeston e Nelis (2006), a gestão por processos não se restringe apenas a automatizar o fluxo do trabalho e ao mapeamento visual, através de gráficos e mapas, envolve uma importante atividade: o monitorar os recursos e colaboradores, enquanto o trabalho está sendo executado. Segundo Casanova (2022), ela é utilizada para entender o funcionamento de todos os procedimentos e consequentemente, seus pontos de dificuldade e melhoria, podendo ser utilizada para corrigi-los. A LINGUAGEM BPMN (BUSINESS PROCESS MODELING NOTATION) As empresas que possuem uma gestão por processos de negócios precisam utilizar-se de uma linguagem específica para realizar a modelagem deles.

Hoje são várias as opções de ferramentas para tal, como o UML-AD, EPC, dentre outras, mas a que ganhou destaque e tornou-se padrão, inclusive para uso em projetos BPM, é o Business Process Model and Notation, mais conhecido pela sigla BPMN (FREITAS, 2015). Em acordo com a norma ISO 9000 (MASCHKA, 2013), o BPMN na sua versão mais atual (2. é a ferramenta mais completa do mercado na diagramação de processos, dispensando o uso de extensões. Segundo Maschka (2013) o BPD é o ambiente onde o processo será modelado e ele poderá conter um ou mais processos de negócios, sendo separados em três tipos: • Privado –– visa um processo interno em si e seu fluxo, sem interação dele com outros processos, de acordo com o exemplo da Figura 3. • Público –– também chamado de Abstrato, não se preocupa com o teor do fluxo do processo, apenas com a interação do processo privativo com outro processo, conforme Figura 4.

• Colaborativo –– conhecido também por global, retrata da interação entre processos abstratos no que tange às atividades das entidades do negócio e o contato entre os participantes. Pode ser melhor compreendido por meio da Figura 5. Figura 3 - Diagrama de processo privado Fonte: Adaptado de OMG (2013) Figura 4 - diagrama de processo público Fonte: Adaptado de OMG (2013) Figura 5 - Diagrama de processo colaborativo Fonte: Adaptado de OMG (2013) De acordo com Gallo (2012) o nível de complexidade do diagrama está atrelado à quantidade de elementos inseridos. Existem vários tipos de tarefas, como tarefas de envio, recebimento, usuário, manual, regra de negócio, inovação de serviço e execução de script (GALLO, 2012). Os gateways indicam decisão que podem ser tomadas no decorrer do processo e são representados pela figura de um losango.

Assim como as tarefas, também possuem alguns tipos e podem ser: exclusivas, baseadas em eventos, inclusivas complexas e paralelas (FREITAS, 2015). Os Objetos de Conexão, também conhecidos como “objetos de ligação” ou “Connecting Objects” conectam fluxos com informações através da simbologia de uma seta e possuem três diferentes tipos: fluxo de sequência, fluxo de mensagens e associação (MASCHKA, 2013). Os Fluxos de Frequência apresentam a ordem de execução das atividades de forma sequencial. Os Artefatos são informações adicionais que não interferem o fluxo do processo, como objetos de dados, grupos e anotações (CHINOSI; TROMBETTA, 2012). Os Objetos de Dados mostram como os dados são gerados através da execução das atividades e possuem relação com as entradas (inputs) e saídas (outputs) (GALLO, 2012).

Os Grupos agrupam uma série de elementos para fins de análise de documentação. São representados por um retângulo tracejado (FREITAS, 2015). As Anotações são a inserção de comentários aos processos para o leitor do diagrama (GALLO, 2012). io é uma ferramenta de criação online, com versão gratuita, que incorporou uma das notações visuais para desenho: a palheta de elementos de BPMN. Possui várias funcionalidades visuais, porém, poucos recursos específicos para a modelagem, como a ausência de validação (Figura 7). Com esse sistema, é possível a criação de vários tipos de diagramas diferentes, além da mistura das palhetas (BARBARÁ,2008). Figura 7 - Exemplo de diagrama pelo programa Draw. io Fonte: draiw. Ele também é uma excelente ferramenta para a leitura, edição e criação de desenhos técnicos (ESTEVES,2018).

De acordo com Esteves (2018), além de suportar desenhos precisos em escala, este aplicativo possui a vantagem de conectar as formas a dados, ajudando engenheiros, arquitetos e técnicos a alinharem seus projetos aos processos operacionais e a disponibilizarem seus desenhos para outros indivíduos na empresa que não possuam treinamento em ferramentas. Em outras palavras, o Microsoft Visio, tem como função a criação de diagramas para o ambiente Windows. Podem ser considerados como principais pontos, os diagramas técnicos e profissionais, com imagens vetoriais, que podem ser ampliadas e manipuladas com agilidade e facilidade. Este aplicativo também pode ser utilizado para gerar diagramas de diversos tipos, como modelagem de dados, organogramas, fluxogramas, diagramas de redes, cartazes, plantas baixas e a notação BPMN, dentre outros (ESTEVES,2018).

Permite também aos usuários automatizar os processos de negócio de forma ágil e simples em um ambiente gráfico intuitivo, sendo possível organizar graficamente vários processos e as relações existentes em cada etapa. Essa estruturação é uma maneira eficiente de visualizar um processo como um todo, identificando problemas e apontando a solução para eles (BIZAGI, 2010). A simples interface do programa permite que o cliente obtenha uma rápida assimilação de como a ferramenta funciona, conciliando a mesma com a ideia de modelagem apresentada. A Figura 9 apresenta a interface do BizAgi. Figura 9 – Exemplo de diagrama pela ferramenta BizAgi Fonte: bizagi. A partir dos modelos desenvolvidos é possível gerar documentação de suporte para a análise do modelo desenvolvido (BIZAGI,2010). Lucidchart Assim como o Visio e o Draw.

io, o Lucidchart permite a elaboração de diferentes diagramas, mapas e desenhos. O fluxograma da Lucidchart ilustra as etapas e decisões realizadas para concluir um processo, seja ele feito por uma pessoa iniciante ou profissional experiente na criação de diagramas de processo. O software é gratuito para teste, permitindo que o usuário o experimente, utilizando uma quantidade limitada de elementos em seus diagramas, fluxogramas etc. com 3 MEtodologia 3. Classificação da Pesquisa A pesquisa científica pode ser classificada quanto à (ao) (CAUCHICK MIGUEL et al. a) Finalidade: pesquisa básica e pesquisa aplicada; b) Contexto da pesquisa: bibliográfico, de laboratório ou de campo; c) Natureza da pesquisa: pesquisa quantitativa, pesquisa qualitativa e pesquisa mista ou combinada; d) Objetivo ou caráter: pesquisa exploratória, pesquisa explicativa e pesquisa descritiva; e) Temporalidade: longitudinal, transversal e ex-post facto; f) Método de pesquisa: estudo de caso, survey, modelagem e simulação, pesquisa-ação, pesquisa experimental; g) Procedimento técnico: entrevista, questionário, análise documental, pesquisa bibliográfica, levantamento de dados experimentais e observação in loco.

Quanto à sua finalidade, a pesquisa é aplicada e quanto ao seu contexto, a pesquisa é de campo, tendo em vista que o seu objetivo é registrar processos de negócio de uma empresa do ramo imobiliário da notação BPMN, com o propósito de analisá-los no contexto dos objetivos estabelecidos pela organização. Quanto à natureza, é qualitativa, pois os resultados não são apresentados através de recursos estatísticos e sim por meio de descrições que enfocam os pontos de vista dos colaboradores da empresa que foram entrevistados, por meio da observação in loco e análise dos registros realizados por meio da notação BPMN. Por conta do atual trabalho de um dos integrantes ser na área, não foi necessário conseguir autorização para estudo deles, cuja intenção é visualizar e entender como o processo está atualmente.

No relatório são disponibilizados, resumidamente, informações como, as etapas de cada processo, o tempo gasto estimado em cada uma (chamado de SLA – Service Level Agreement – em português, Acordo de Nível de Serviço) e o custo. Cabe observar que os processos da empresa ainda não se encontravam registrados na forma de diagramas (notação BPMN). O segundo procedimento de coleta se deu por meio de entrevista semiestruturada. A preferência por este tipo de entrevista deve-se ao ponto de equilíbrio entre as pesquisas estruturada e não estruturada, ou seja, à liberdade de resposta que o entrevistado tem, mas a uma pergunta direcionada. A instituição é especializada em desenvolver a governança financeira – seguindo as leis e as boas práticas de gestão administrativa – para operações imobiliárias realizadas por bancos de crédito, investidores, gestores de recursos, incorporadores e loteadores.

Atualmente, mais de 700 projetos imobiliários foram tratados por algum serviço oferecido. Em 2019, a gestão por processos foi inserida na empresa e as tratativas passaram a ocorrer através do Portal BackOffice. Nele, é possível tratar produtos e serviços, com o cálculo de tempo e custo previsto versus realizado. A decisão da migração foi tomada pelos sócios, visando a eficiência e eficácia nas entregas. O processo deve ser otimizado devido à alta demanda e é necessário estabelecer custos variáveis como ida ou não dos colaboradores da empresa até a obra, contratação de PJs (pessoas jurídicas), uso dos estagiários etc. Modelagem dos Processos por meio da Notação BPMN A modelagem foi realizada no software Lucidchart, por conta do seu fácil acesso pela internet, sem a necessidade de conta corporativa ou vínculo empresarial – e pela disponibilidade gratuita, no período de 30 dias.

O mapeamento do processo de Diagnóstico Financeiro é apresentado na Figura 11. O processo se inicia com a contratação do serviço pelo incorporador e, logo após, o envio das informações para pagamento pela empresa. Caso não ocorra o pagamento, o setor responsável entra em contato com o incorporador para entender o que o impede de realizá-lo. Essa validação é essencial para que confronte o esperado a receber pelo empreendimento com o real. A Consolidação das etapas tem o fim estético do diagnóstico: unir todas as informações enviadas e analisadas anteriormente no template utilizado para apresentar ao cliente final. Antes da reunião final, é realizada a etapa da Qualidade do serviço, junto ao superintendente da área. Nela, todas os estudos, a metodologia e os índices são verificados.

Além, com a experiência do responsável no mercado imobiliário, sugestões e melhorias são agregadas para o incorporador. Nele, todo o ocorrido no financeiro deve ser equivalente ao contábil. Durante a integração dos lotes, a geração do balancete e da razão são realizadas para conferência e é analisado todas as inconsistências contábeis. Caso essas inconsistências sejam relacionadas a saldo financeiro divergente do extrato bancário, baixas bancárias incorretas e/ou em contas inadequadas, a solicitação retorna, por não ser da alçada da área contábil e sim do financeiro. Caso não sejam localizadas, dá-se início a validação. As validações são entre os saldos dos extratos bancários com o balancete gerado e o contas a receber.

De qualquer forma, a equipe fica à disposição para esclarecer dúvidas do incorporador em relação ao documento. ANÁLISE DOS PROCESSOS Os dois processos, Diagnóstico Financeiro e Balancete Contábil, na forma de notação BPMN, foram apresentados aos analistas entrevistados e por eles validados. Ao se discutir sobre a realização de cada etapa contida nos processos, foi possível identificar possíveis pontos de melhorias. No processo de Diagnóstico Financeiro, os principais pontos de melhorias identificados foram: alteração do processo, qualidade do envio dos documentos pelo cliente, comunicação interna entres as áreas durante o processamento, alterações solicitadas pelo cliente não programadas e o conflito de agenda para apresentações. O novo processo sugerido de Diagnóstico Financeiro é apresentado na Figura 13. De acordo com Alberto Ruggiero (2002), equipes e departamentos bem-informados são essenciais para mantê-los fortes e colaborar com o desenvolvimento e sobrevivência da empresa.

Para Gustavo Matos (2005), a comunicação precária no ambiente corporativo costuma ser um fator cultural da organização e é algo que precisa ser mudado a partir da liderança. Alterações não programadas também acontecem com frequência durante o processo de Diagnóstico Financeiro, ocasionando um certo desgaste entre as partes e impacto no cronograma. Isso acontece quando o cliente não define com clareza tudo o que precisa no momento da contratação. Sabe-se que é normal ocorrerem alterações de escopo pelo caminho, por conta disso as modificações devem ser programadas o quanto antes. Caso não se aplique a contabilidade, o financeiro deve ser capaz de lidar com a pendência e saná-la. Uma vez que são verificadas, a equipe é capaz de realizar o processamento.

No processo sugerido, ele está dividido em 3 etapas, sendo elas: verifica lançamentos, realiza lançamentos e conciliações e o processamento em si. A primeira, a equipe realiza a verificação de lançamentos não capturados – para confirmar que de fato, há equivalência nos saldos dos extratos e contas a receber. Em seguida, o colaborador analisa as contabilizações e realiza os lançamentos de provisão de impostos e folha de pagamento, bem como a conciliação fiscal. O treinamento aos clientes em relação a classificação das despesas no orçamento é fundamental para evitar retrabalho e problemas futuros. A classificação correta otimiza o trabalho realizado pela contabilidade. BENEFÍCIOS DA MODELAGEM DE PROCESSOS DE NEGÓCIO A modelagem por processos possibilita que o foco seja direcionado a otimização do processo, além de buscar eficiência e eficácia, verificando a necessidade de todas as etapas presentes e/ou a falta delas.

Essa otimização pode se dar através do redesenho do processo. Melhorias também podem ser analisadas, como o treinamento e contratação dos colaboradores, distribuição para diferentes níveis de trabalho, comunicação interna entres as áreas e nas atividades interna da companhia. CONSIDERAÇÕES FINAIS As empresas buscam através de estratégias e planos de negócios estabelecer um bom andamento e funcionamento de seus projetos. O fato de se traçar um plano de atuação independente do nível e/ou porte da companhia deve se estruturar o que será realizado. Colaborando, assim como uma ferramenta de suporte, pois quando se utiliza a modelagem por processo tem-se como um de seus objetivos verificar acerca de diversos elementos como custos de determinado produto/serviço, por exemplo.

Podemos compreender que a adoção dessa roupagem técnica consiste em melhorar de forma contínua os processos. E como diagnóstico evidenciar que entre os processos traçados quais não atingiram os objetivos desejados, devendo estes ser reavaliados, em busca de oportunidades de aperfeiçoamentos. ª edição. São Paulo: Editora Érica, 2007. BALDAM, R. VALLE, R. SILVA, H. Acesso em: 20 set. BIZAGI. Bizagi modeler: Modelagem de processo potente e intuitiva. Disponível em: https://www. bizagi. BRIOL, Patrice.  BPMN, the Business Process Modeling Notation Pocket Handbook. Lulu. com, 2008. CAUCHICK MIGUEL, P. CAPOTE, Gart. Guia para formação de analistas de processos.  Business Process Management. Rio de Janeiro: Bookess, 2011. ESTEVES, Andreia Sofia Fernandes. n. p. FIOCRUZ. Guia de Gestão por Processos. Disponível em: http://www. e 2. da notação BPMN e sua aplicação em diagramas de processos de negócios.

GONÇALVES, José Ernesto Lima. Os novos desafios da empresa do futuro. RAE - Revista de Administração de empresas, v. Reengenharia. Rio de Janeiro: Campus, 1993. IRITANI, Diego Rodrigues et al. Análise sobre os conceitos e práticas de Gestão por Processos: revisão sistemática e bibliometria.  Gestão & Produção, v.  Gestão de Processos de Negócios: Um Estudo Empírico em Micro e Pequenas Empresas Brasileiras. Dissertação de Mestrado. Universidade Federal de Pernambuco. MATOS, Gustavo Gomes. Porque é preciso comunicar? 2005. IN: VALLE, R. OLIVEIRA, S. ORGs. Análise e Modelagem de Processos: foco na técnica BPMN. São Paulo : Editora Atlas, 2009. Disponível em: <http://www. rh. com. br> SANTOS, R. PINHO, B. Disponivel em:https://feiedu-my. sharepoint. com/personal/unibifreitas_fei_edu_br/_layouts/15/onedrive.

aspx?ga=1&id=%2Fpersonal%2Funibifreitas%5Ffei%5Fedu%5Fbr%2FDocuments%2Ftcc%2Frefer%C3%AAncias%2FSoftware%20Vision%2Findex%2Ephp%20%28FERRAMENTAS%20DE%20MODELAGEM%29%2Epdf&parent=%2Fpersonal%2Funibifreitas%5Ffei%5Fedu%5Fbr%2FDocuments%2Ftcc%2Frefer%C3%AAncias%2FSoftware%20Vision. Acesso em: 27 de set. Art. e NBR 12. Contrato / Escritura de aquisição do terreno Ata da Assembleia com a eleição da Comissão de Representantes do Patrimônio de Afetação Atas de Assembleias de prestação de contas para a Comissão de Representação do Patrimônio de Afetação CCV – Compromisso de compra e venda padrão utilizado para a venda de todas as unidades (antes, durante e depois da obra) Formulário de 21 perguntas que devem ser respondidas pelo Incorporador Contrato de construção Serasa filial e matriz Micro Diagnóstico Contábil e Fiscal: Balancete Fiscal assinado pelo Contador Responsável na data base do diagnóstico Suportes das contas patrimoniais do grupo do Ativo e do Passivo do Balancete Fiscal Livro Razão em meio eletrônico desde o início das atividades do empreendimento imobiliário até a data do diagnóstico Certidões Negativas (Secretaria da Receita Federal/INSS, Estadual, Municipal, Trabalhista e FGTS)* Contrato / Estatuto Social e Contratos com Scpistas Micro Diagnóstico Comercial e de Recebíveis: Cadastro completo de clientes (NOME - CPF - UNIDADE) Fichas financeiras / extrato de parcelas de clientes Validação do script de e-mail para confirmação de saldo devedor Micro Diagnóstico do Fluxo de Caixa Realizado: Razão financeiro em regime caixa ou fluxo de caixa mensal desde o início do empreendimento até a data do diagnóstico Extrato de conta corrente e aplicações financeiras de todas as contas do empreendimento no mês do diagnóstico Pesquisa de Mercado (estoques e preço): Pesquisas de mercado (Sinduscon, Secovi, Embraesp, etc) Tabela de vendas de todas as unidades em estoque (c/ preços e condições de pagamento) no mês do diagnóstico Estudo de Viabilidade Financeira: Modelo de Premissas Operacionais e Financeiras OGFI Relatório de contingência dos advogados do empreendimento imobiliário assinado pelo advogado ANEXO A –.