ETAPAS DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS NA ÁREA DA SAÚDE E A RELEVÂNCIA DE SUA ADEQUADA EXECUÇÃO

Belo Horizonte: Faculdade Nova Ateneu/IPEMIG, ano. Especialização em. RESUMO O presente trabalho visa ressaltar a importância da administração de materiais em uma instituição de saúde levando-se em consideração as partes interessadas envolvidas e as formas de realizar este gerenciamento. Para tanto, será mostrada sucintamente, através do método de revisão bibliográfica, o objetivo da administração ou gerenciamento de materiais que coordena as atividades que visem garantir o atendimento das necessidades da instituição de saúde, com qualidade e em quantidade adequadas, no tempo certo e ao menor preço possível, por meio das etapas de gerenciamento de materiais, que são divididas em: previsão, provisão, organização e controle, que serão explicadas individualmente, ponderando sobre as responsabilidades do enfermeiro no desempenho destas funções.

Por fim, será apresentada uma conclusão baseada nas informações expostas, mostrando a importância da realização eficiente deste ciclo para garantir o nível adequado do serviço de assistência à saúde oferecido pela instituição, no que diz respeito a disponibilidade dos materiais necessários para realização destes serviços. Um modelo especifico de empresa, as instituições de saúde, possuem a particularidade de não entregarem um produto concreto, mas sim oferecerem um serviço que se traduz no tratamento da saúde de um individuo. Para tanto se faz necessário que o controle de materiais seja eficiente, de forma que não haja falta ou atraso dos itens, uma vez que estes são primordiais para que os enfermeiros e os médicos possam dar adequado atendimento às pessoas.

A administração destes materiais influi diretamente nos recursos financeiros e humanos de uma instituição, pois caso seja realizada adequadamente, isso acarretará uma redução dos custos e satisfação dos funcionários, e por outro lado, se for inadequada, haverá desordem, prejuízo na qualidade do atendimento, gerando desperdício financeiro na reposição de urgência e redução do moral do time. De acordo com estudos do autor Castilho; Leite (1991), os materiais representam em torno de 75% do capital e 45% das despesas de uma instituição hospitalar. Sua adequada gestão constitui uma importante tarefa a ser realizada. V. FILHO, W. R. p. Levar em consideração estes pontos de vista, buscando a satisfação de todos os envolvidos é um dos muitos desafios e objetivos da administração de materiais.

Este sistema pode ser dividido em etapas, que segundo Fonseca (1995) podem ser denominadas como: previsão, provisão, organização e controle. Devendo ser realizadas respeitando-se esta ordem. Figura 2 – Etapas da administração de materiais Fonte: Retirada Gavioli, A. Previsão A primeira etapa é chamada de previsão e quer dizer “conhecer com antecipação; antever” (PESTANA, 1994) e para se consiga realizar esta função dentro de uma instituição de saúde é necessário o levantamento das necessidades de materiais para o local, de forma a identificar as quantidades a serem compradas seguindo as especificações pré-determinadas de cada item. De acordo com Castilho e Leite (1991), é preciso considerar no levantamento além da especificação do item, as características dos clientes, a frequência de uso, a quantidade de leitos na unidade, o local de armazenagem, a durabilidade e periodicidade da reposição do material.

O método de reposição de materiais também varia conforme a instituição de saúde e pode ser um dos quatro sistemas de provisão de materiais explicados abaixo: Tabela 2 - Métodos de provisão de materiais Sistema Quando é realizado? Prós e Contras Sistema de reposição por tempo Em épocas predefinidas, as cotas são repostas em sua totalidade. É o sistema mais usado na enfermagem no entanto gera a formação de grandes estoques na unidade. Sistema de reposição por quantidade Quando o estoque chega a um nível mínimo, chamado de estoque de reposição, faz-se a reposição do material baseando-se na cota pré-definidas, independente de prazo estabelecido. Esta forma, se bem usado, pode ter vantagens, mas também pode causar falta de material senão for constantemente observado o nível mínimo de estoque.

Sistema de reposição por quantidade e tempo É definida uma cota para um tempo específico e em uma época predefinida é realizada a solicitação de materiais na quantidade necessária para repor o estoque. Ao realizar um controle eficiente, há o fornecimento de informações para a previsão do material, bem como informações concretas em relação a qualidade e durabilidade dos materiais, culminando no uso apropriado dos recursos materiais, auxiliando na continuidade da assistência à saúde e a redução dos custos relativos aos materiais. Existem inúmeras formas de realizar o controle físico dos materiais, como por exemplo: o método ABC (divide os materiais em categorias conforme seu custo); método de troca e reposição; utilização de caderno com os números de patrimônio e quantidades; ficha técnica, o uso de computadores e etc (CASTILHO; LEITE, 1991).

Segundo Gama (1997), para haver o controle de materiais, é preciso que haja uma relação destes, por meio do inventário, que é a “verificação de todo o material para comprovar a existência e a exatidão dos estoques registrados, saber o que se tem o necessário para atender à demanda e o que comprar – controle” (GAMA, 1997, n-p). Sendo assim, por meio do inventário obtém-se dados precisos a cerca do patrimônio das instituições de saúde, estes números são imprescindíveis para a realização do planejamento correto, objetivando reduzir gastos e desperdícios. CONCLUSÃO É importante reconhecer que como qualquer organização que tenha contas à prestar, a instituição de saúde também é cobrada pela administração adequada de seus materiais, visando reduzir custos e atender a demanda dos serviços de assistência a saúde prestados, isto é, possuir o material na quantidade certa e na qualidade pré determinada.

Coord. Administração em enfermagem. São Paulo, EPU, 1991. P. CASTILHO, V. FONSECA, M. das G. Administração de materiais em enfermagem. Juiz de Fora, Escola de Enfermagem - UFJF/Depto Enfermagem Básica, 1995. GAMA, B. Disponível em: <http://www. ufjf. br/admenf/files/2013/05/Aula-Gerenciamento-de-Recursos-Materiais-em-Enfermagem. pdf>. Acesso em: 27 jan. Acesso em: 25 jan. GAVIOLI, A. Instrumentos gerenciais em serviços de saúde: previsão e provisão de recursos materiais. Disponível em: < https://pt. slideshare. R. Gestão de recursos materiais e de medicamentos. São Paulo: Faculdade de Saúde Pública da Universidade de São Paulo, 1998. p. v.