A EXCELÊNCIA NA GESTÃO DE PROCESSOS NAS ORGANIZAÇÕES E SUAS VANTAGENS COM A ADMINISTRAÇÃO IMEDIATA DE MEDIDAS ESTRATÉGICAS

Palavras-chave: Excelência, gestão, organização, estratégia, ações. ABSTRACT This Academic Paper, aims to describe and highlight the main advantages of the points that are present in excellence in management processes in organizations, as well as the most common deficiencies found when there is due attention in this administration, both in small businesses as in large organizations, and suggest using simple language, proposals for that excellence is a constant search allowing a continuity with modernization, aimed at seeking answers fast and objective for routine problems in day to day business, transforming actions simple measures in clear and objective in a timely manner to minimize negative impacts, making the modern organizational structure, dynamics, ethics, social posture dignified and quality, resulting in a higher competitiveness. After the studies developed through literature searches, it was possible to understand the importance and necessity of managers to be aware that this management excellence is well planned, prepared and executed as the result of this project may define the future of the company or organization and its longevity this changing market and competitive we are experiencing.

Key-words: Excellence, management, organization, strategy, actions. SUMÁRIO 1 – INTRODUÇÃO 4 Excelência 4 Importância do Controle 6 Qualidade 7 Motivação 9 Princípios da gestão 9 Trabalho em equipe 10 Produtividade 10 2 - DEFICIÊNCIAS ENCONTRADAS (GESTÃO APARENTE) 12 Metas indefinidas 12 Analfabetismo funcional 13 Capacitação inadequada 13 Desmotivação 14 Remuneração desajustada 15 3 – GESTÃO COM EXCELÊNCIA 15 Utilizar a tecnologia 16 Aplicar a Gestão com Qualidade Total 16 Modernizar a logística 17 Manter a Conformidade e especificações 17 Ações estratégicas 18 Melhoria contínua dos processos 18 A pessoa certa no lugar certo 19 Mudança cultural 20 Treinamento 20 Marketing 21 4 - CONSIDERAÇÕES FINAIS 22 REFERÊNCIAS 23 1 – INTRODUÇÃO Este artigo tem a finalidade de evidenciar as vantagens que são proporcionadas ao se aplicar uma estratégia de controle e direcionamento de medidas nos procedimentos de gestão de processos das atividades organizacionais, através do tema "A excelência na gestão de processos nas organizações e suas vantagens com a administração imediata de medidas estratégicas", abordando sua importância como forma de identificar as vantagens com as melhorias de controle e desempenho, minimizando a incidência de possíveis falhas, auxiliando na atuação para correção nas deficiências encontradas sem perda de tempo, evitando-se surpresas desagradáveis.

A gestão está muito enfatizada na atualidade, diversos artigos específicos e científicos são publicados sobre o assunto, contendo pesquisas e opiniões muito bem elaboradas e conceituadas por diversos autores, onde se destacam a necessidade de sua aplicação. O presente artigo não é uma repetição do que já foi informado, escrito ou publicado, e sim abrange uma visão com novo prisma sobre esse tema tão atual, dinâmico e tão importante. O planejamento, a organização, coordenação, a direção e o controle dos métodos e práticas de gestão são fundamentais para o bom desempenho das atividades na organização, e a estruturação da organização no sentido de direcionar medidas e ações conforme as análises das informações geridas propiciam a excelência desejada no processo, tornando-se um diferencial competitivo bastante valioso.

Diante de tudo isso, surge uma questão na mente dos empresários empreendedores, e que norteia o presente artigo: Há vantagens para as organizações utilizarem Especialista na busca constante da Excelência em Gestão de Processos? A utilização de profissional estrategista em gestão, exclusivo para a análise de informações rotineiras, com a finalidade de tomar decisões dinâmicas, rápidas, periódicas e objetivas, adotando novas medidas, muitas vezes corretivas e imediatas para ajustar os processos, é um exagero ou uma necessidade? Silva (2008, p. destaca que “a Excelência é uma condição em que a eficiência leva a uma eficácia maior do que o esperado, ou o realizado é melhor do que o planejado, em termos de resultados”, e comenta que um modelo simples de Excelência envolve três aspectos que são: o cuidado com os clientes, a inovação constante e as pessoas.

Isso é uma realidade nacional presente em grande parte das organizações. “Controlar não tem tanta importância” é a opinião para quem está na linha de produção, “falta tempo, isso é coisa para quem não tem o que fazer”, são frases populares comumente utilizadas por grande parte de empresários e colaboradores, mas totalmente equivocadas, pois a gestão é muito importante para o resultado e desempenho dos processos e das equipes que deles fazem parte. Sem uma boa gestão não é possível mensurar dados tais como índices, valores, rendimento, produtividade, lucratividade, crescimento, tempo ocioso, desperdício, etc. A equipe de produção de uma atividade é influenciada pela própria rotina de trabalho, e dessa forma, na maioria das vezes, não valoriza ou disponibiliza a atenção necessária à essa ferramenta essencial da administração, que é a gestão de processos.

Assim, se a organização possuir uma boa gestão os benefícios serão mais claros para todos os envolvidos no processo, caso contrário a descrença de sua eficácia entra em evidência, provocando desgaste da equipe e perda de qualidade. Níveis mais elevados de qualidade resultam em níveis mais elevados de satisfação de clientes, ao mesmo tempo que justificam preços mais altos e (frequentemente) permitem custos menores. Estudos mostram uma alta correlação entre a qualidade de produtos e lucratividade da empresa. Diante do exposto acima se pode destacar que o desempenho com o cumprimento dos prazos está diretamente relacionado com alguns problemas rotineiros nos processos, tais como o retrabalho, a dificuldade em priorizar os atendimentos, a falta de mensuração dos processos, o volume de tarefas mal distribuídas aos colaboradores, e que podem ser sanadas com a gestão eficiente.

Person (2011) diz que “qualidade e gestão, seguramente, são dois termos familiares a todos nós. ” Dessa forma há necessidade de uma boa gestão, e ela deve ser eficiente e eficaz para que a qualidade seja melhorada nos processos das organizações. Motivação O bom desempenho de suas atividades depende de quão motivado está o colaborador, pois se tratando de comportamento, a motivação pode ser conceituada como esforço e apego exercido pela pessoa para fazer alguma coisa, por isso estar motivado é um dos principais fatores que contribuem no desempenho das tarefas, diz Chiavenato (1993). Princípios da gestão Mullins (2004) também faz referência aos 14 princípios da gestão citados por Fayol, que são: 1. Divisão do trabalho; 2. Autoridade e responsabilidade; 3. Disciplina; 4. Espírito de equipe.

Trabalho em equipe O trabalho em equipe é importantíssimo para demonstrar o desempenho das pessoas em relação as suas funções em um grupo de trabalho, e uma equipe de verdade deve ter disposição, coesão, confiança mútua e boa vontade entre seus componentes, visando sempre atingir os objetivos e metas traçadas. O estilo da mudança de comportamento gerencial é um dos fatores mais importantes para que o sucesso na implementação das inovações, dando tranquilidade aos membros da equipe, destaca Mullins (2004). Isso tudo envolve uma parceria entre os colaboradores, todos ganham, não existem perdedores em uma parceria, pois elas existem para que os membros tenham sucesso, por isso é fundamental que todos tenham interesse comum. A conduta nesse relacionamento de parceria na equipe deve ser de forma ética, sempre voltada ao respeito e confiança no parceiro para que o sucesso esperado realmente aconteça, assumindo sempre as responsabilidades quando necessário, afirma Bond (2009).

as necessidades humanas são dispostas em uma hierarquia, de mais urgente para menos urgente”. Assim as prioridades seguem uma ordem hierárquica de necessidades conforme a figura 1: Figura 1: Hierarquia das necessidades humanas segundo Maslow. Fonte: Chiavenato, 2009a, p. Segundo Kotler e Keller (2006) a confiabilidade em prestar o serviço exatamente como foi prometido; entregar o serviço certo na primeira vez; a disposição de ajudar os clientes; de cumprir o prazo estipulado; a cortesia; empatia; aparência física das instalações e equipamentos; dos funcionários e do material de comunicação; são pontos fundamentais que demonstram que além de ser um produto e ou empresa que oferecem qualidade, dá-se percepção clara de garantia que a marca oferece, favorecendo assim o resultado final. DEFICIÊNCIAS ENCONTRADAS (GESTÃO APARENTE) Muitas deficiências podem ser encontradas nos diversos tipos de gestão de processos nas organizações, procurou-se destacar algumas por considerar relevantes para o artigo em pauta.

Analfabetismo funcional Botelho (2007) comenta em seu artigo publicado na internet, que “o analfabetismo funcional constitui um problema silencioso e perverso que afeta as organizações empresariais brasileiras”. Não se trata apenas de pessoas que nunca foram à escola, pois elas sabem ler, escrever, contar etc. e chegam a ocupar até cargos administrativos. Notícia de jornal, computadores, manuais de procedimentos, isso tudo é muito complicado para elas, por isso preferem ouvir a explicação da boca de um colega para realizar a tarefa, mas diante do chefe, fingem entender tudo. E quase sempre agem por tentativa e erro. a desmotivação nas organizações para um grande número de colaboradores é devido que “. eles vêem um fraco relacionamento entre seus esforços e o desempenho, entre o desempenho e as premiações da organização e/ou entre os prêmios recebidos e os que eles querem de verdade”, onde para se obter funcionários motivados devem-se fortalecer os relacionamentos.

Todo colaborador para produzir satisfatoriamente necessita estar motivado, caso contrario, a queda de produção será uma triste certeza. Queda nas vendas implica em menores lucros por isso é importantíssimo encontrar meios de se motivar toda a equipe, para que as vendas aumentem em vez de diminuírem. Para Ragazini (2011) a desmotivação pode ser definida quando: Um esforço despendido na busca de satisfazer uma necessidade é bloqueado, o indivíduo encontra-se em um estado de insatisfação física ou fisiológica que, ao ser vivenciado por longo intervalo de tempo, pode-se culminar em um estado de frustração ou desmotivação, culminando em um comportamento apático e patológico. As recompensas não financeiras tais como segurança no emprego, o reconhecimento, afetam a satisfação das pessoas, juntamente com a remuneração, com isso Chiavenato (2009b, p.

salienta que “é provavelmente a maior razão pela qual as pessoas buscam um emprego”. Para Chowdhury (2003) estamos na era do Talento, e a remuneração tornou-se uma preocupação fundamental tanto para os gerentes quanto para os funcionários, onde é necessário um bom ambiente de trabalho combinado com um bom e justo sistema de remuneração para atrair e reter os bons talentos, evitando-se o mau atendimento aos clientes. Dessler (2003) alerta que o salário justo é um fator crucial para que a organização possa atrair ou reter funcionários, devendo ser equilibrado internamente e externamente, pois as comparações sempre existirão. – GESTÃO COM EXCELÊNCIA A gestão com excelência em uma organização pode ser atingida, mas não tem uma receita mágica ou definitiva e nem formatada, pois ela esta sempre em evolução continua e de forma acelerada, mas pode-se verificar algumas sugestões dos autores abordados através dos itens considerados mais relevantes e de acessível aplicação, conforme a seguir, com a finalidade de possibilitar um desempenho positivo nos resultados dos processos.

O problema, segundo grande parte dos especialistas em Administração é que as organizações devem desenvolver habilidades de abandono sistemático e basear sua estrutura fundamental em um mecanismo de gestão de mudanças, mas o fato é que a maior parte das mudanças significativas não resulta de iniciativas internas, e sim de mudanças radicais que ocorrem em respostas à criatividade externa. Dessa forma a tecnologia disruptiva incita a crença de que grandes mudanças só podem ser conseguidas por meio da destruição total dos arranjos estruturais existentes. Uma calibragem acurada é menos do que a maioria dos gerentes de mudança avalia e a mudança de fato leva mais tempo do que o previsto, pois as especificações devem ser respeitadas. Manter a Conformidade e especificações São os processos que geram um produto ou serviço que são realmente julgados pelos clientes e usuários, e uma falha no processo seria a incapacidade do processo de satisfazer certos padrões de desempenho anunciados ou implícitos.

A conformidade com as especificações está relacionada a uma melhoria de produtividade, ou seja, à qualidade consistente, a pontualidade e velocidade de entrega nos diz Krajewski (2009). Fonte: http://sustentabilidadeevoce. blogspot. com. br/2012/02/melhoria-continua-ciclo-pdca. html. Mudança cultural O desafio da gestão da qualidade é instilar em todos os colaboradores uma consciência da importância da qualidade e motivá-los a aperfeiçoá-la de forma continua, pois se espera que todos contribuam de forma positiva, possibilitando encontrar dessa forma, medidas de economia de custos, através de projetos e treinamentos mais eficientes e comunicações dinâmicas. O desenvolvimento cultural com definições claras e objetivas como, por exemplo, quem são os clientes internos e externos de cada departamento auxilia no fazer melhor e mais simples, com o intuito de satisfazer os clientes, complementa Krajewski (2009).

Treinamento Diz Chiavenato (2009c, p. que a diferença entre treinamento e desenvolvimento pode ser constatada através de quatro sentidos que são: o que é aprendido, como é aprendido, como ocorre à aprendizagem e quando ela acontece, onde: O treinamento é um processo educacional de curto prazo com procedimentos sistemáticos que utiliza procedimentos sistemáticos e organizados pelos quais as pessoas de nível não gerencial aprendem conhecimentos e habilidades técnicas para um propósito definido. Por outro lado, o desenvolvimento é um processo educacional de longo prazo que utiliza procedimento sistemático e organizado pelo qual o pessoal gerencial aprende conhecimentos conceituais e teóricos para propósitos genéricos. O mercado atual está cada vez mais exigente, e a excelência na gestão é uma grande vantagem competitiva, pois reflete em diversos pontos estratégicos que influenciam nos resultados, tais como a satisfação do cliente, produtividade, lucratividade, eficiência organizacional logística, sustentabilidade, além de alavancar a organização perante os concorrentes, a mídia e a sociedade.

Investir em tecnologia, capacitação, motivação, marketing são estratégias importantes, mas é fundamental uma gestão dinâmica capaz de resolver as dificuldades de forma eficiente, eficaz e na velocidade que a ocorrência exige. Muitas ações não podem esperar, necessitam atitudes e medidas imediatas, e os gestores necessitam estar preparados, com as devidas autonomias para exercerem esse importante papel organizacional. A capacitação para tomadas de decisões deve fazer parte do programa de treinamento dos gestores, devido a sua importância, possibilitando dessa forma que os programas de qualidade tenham maior destaque nas organizações e cumpram o seu objetivo. Os programas de relacionamento com o cliente, cargos e salários, marketing, modernizações, entre outros, já não são mais restritos somente as grandes corporações e sim também devem estar embutidos nas estruturas das pequenas e médias empresas, que desejam continuar competindo nesse mercado tão disputado e de mutações diversas, principalmente porque essas práticas agregam valor ao seu produto e ampliam o destaque empresarial.

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