Orçamento empresarial como instrumento de planejamento e controle

Dessa forma, a elaboração do orçamento é realizada conforme as informações prestadas pelos gestores de cada setor. No entanto, diante da constatação da falha na utilização do orçamento pelos gestores, é preciso analisar e estudar soluções para que o respectivo instrumento administrativo tenha efetividade e possa se utilizado como fundamento em decisões estratégicas. Logo, a finalidade precípua deste trabalho científico é buscar soluções efetivas à realidade das organizações empresariais brasileiras na utilização do orçamento, tendo como objeto de estudo a presente empresa. Palavras-chave: Orçamento. Planejamento. Proposta B – Utilizar um sistema orçamentário com tecnologia de Inteligência Artificial (IA) 17 3. Conexão proposta e conceitos teóricos 18 4 PLANEJAMENTO 21 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS 23 REFERÊNCIAS 24 LISTA DE TABELAS Tabela 1 - Despesas administrativas totais 14 Tabela 2 – Acumulado 14 Tabela 3 - Subitem "serviços de terceiros" 15 Tabela 4 - Propostas adotadas 22 Tabela 5 - Proposta de Solução A: Criar um setor de fiscalização orçamentária e auditoria especializada 23 Tabela 6 - Proposta de Solução B: Utilizar um sistema orçamentário com tecnologia de Inteligência Artificial (IA) 23 INTRODUÇÃO O presente trabalho científico tem como foco central o estudo e análise do impacto organizacional do orçamento empresarial em uma empresa de seguros denominada ficticiamente de “Segura Alfa” baseada em uma empresa real, ou seja, verificar a sua utilização como meio de instrumento e planejamento empresarial e estratégico.

Assim, a organização administrativa e estratégica empresarial reclama o planejamento organizado entre os diversos setores da instituição, cada qual com as suas necessidades, ensejando a atuação em harmonia segundo os preceitos organizacionais, especialmente no que se refere ao orçamento previsto. No entanto, um dos maiores problemas no Brasil é a falta de organização entre os gestores e colaboradores, causando um hiato entre a teoria e a prática no que se refere ao planejamento e gestão empresariais. Neste sentido, o orçamento é um instrumento posto a disposição das instituições, sobretudo as econômicas, para que estas possam realizar um planejamento factível em relação às receitas e despesas, concretizando a previsibilidade estratégica e orçamentária, evitando dissabores que possa repercutir diretamente na saúde financeira da empresa.

Ainda, para que a empresa possa manter-se competitiva é necessário que a mesma tenha um plano estratégico em que seus objetivos sejam claros e verídicos, conforme prescreve Cardoso (2012). Portanto, a utilização do planejamento orçamentário é um instrumento para direcionar os gestores na execução de seus objetivos de maneira mais clara em conformidade com a missão da organização, conforme Frezatti (2009). Conforme ensina Lunkes (2007, p. o orçamento é capaz de conduzir o gestor ao se objetivo, em que o seu principal objetivo é a contenção de gastos desnecessários em uma empresa: “Nesse sentido, o objetivo principal do orçamento – além de guiar a empresa – é o de contingenciar, controlar e organizar os gastos, de modo que a receita prevista possa produzir o resultado positivo desejado.

” Busca-se, portanto, demonstrar um panorama geral da empresa objeto de estudo a fim de demonstrar a importância do orçamento empresarial para o planejamento e controle da instituição, fornecendo informações fundamentais acerca do contexto administrativo e econômico em que está inserida. Portanto, estrategicamente, a empresa “Segura Alfa” atua em setores específicos da economia brasileira envolvendo o setor imobiliário, minas e energia, engenharia e rural, buscando, assim, obter maior lucratividade e eficiência em setores além dos já tradicionais como saúde, automóvel, transporte e previdência. Dessa forma, a presente empresa de seguros tem à sua disposição determinados nichos econômicos em que busca aumentar o seu faturamento, revelando um planejamento estratégico a curto, médio e longo prazo. Neste sentido, entre alguns dos seus principais clientes são respectivamente as empresas “A”, “B”, “C”, “D” e “E”, as quais representam o setor de investimento estratégico empresarial no setor rural, alimentos, minas e energia, e engenharia.

Por conseguinte, a presença dos produtos oferecidos pela empresa de seguros abrange todo o território nacional, uma vez que suas empresas clientes também o fazem dentro do contexto econômico. Desafio Diante do atual cenário econômico e político, as empresas precisam obter o máximo de efetividade na sua atividade econômica a fim de obter maior lucratividade e vantagem estratégica competitiva, sendo necessária a implementação de medidas efetivas em que a desorganização empresarial é um fator de morte das empresas no Brasil conforme estudo do SEBRAE (2013), sendo que a taxa de sobrevivência do ramo de seguros é menor ainda, de 56% a 60% dos dois primeiros anos. Os sintomas Conforme verificado, esse desajuste na elaboração dos orçamentos pelos centros de custos vêm causando à empresa “Segura Alfa” prejuízos especificamente em relação à efetividade financeira, econômica e produtiva, pois o fornecimento de dados distantes da realidade no que se refere aos custos prejudica a visão estratégica empresarial.

Dessa forma, um orçamento empresarial desequilibrado reflete na previsibilidade do desempenho produtivo e econômico da organização no cenário brasileiro, em que os custos poderiam ser menores, possibilitando uma avaliação de acordo com a realidade, uma vez que o orçamento deve unir os diversos setores, conforme prescreve Padoveze (2010, p. O orçamento pode e deve reunir diversos objetivos empresariais, na busca da expressão do plano e do controle de resultados. Portanto, convém ressaltar que o plano orçamentário não é apenas prever o que vai acontecer e seu posterior controle, ponto fundamental é o processo de estabelecer e coordenar objetivos para todas as áreas da empresa, de forma que todos trabalhem sinergicamente em busca dos planos de lucros. Financeiramente, a empresa sofre perdas em relação a custos desnecessários, principalmente, favorecendo o desperdício de recursos materiais disponíveis, diminuindo a lucratividade líquida.

Assim, busca-se no orçamento empresarial devidamente organizado e estruturado uma forma de uniformizar os custos reais e necessários da organização a fim de aumentar a sua eficiência do desempenho de sua atividade econômica. Logo, no final do processo de análise da situação da empresa objeto de estudo, pela utilização do orçamento empresarial será possível verificar sua utilidade como elemento positivo no processo de planejamento estratégico empresarial no ramo de seguros, uma vez que a redução de custos é essencial para qualquer organização, sobretudo a que atua com capital financeiro sob o aspecto indenizatório em relação aos sinistros. Dessa maneira, o planejamento é fundamental para a empresa de seguros, sendo que disponibilidade financeira é dotada de uma margem de risco inerente à imprevisibilidade da ocorrência de eventos sob cláusulas condicionais minimamente previstas, sendo necessária a existência de um aporte financeiro suficiente para suportar eventuais crises inerentes ao setor.

DIAGNÓSTICO A fim de verificar e analisar a efetividade do desempenho financeiro da empresa “Segura Alfa” acerca do impacto dos custos, será utilizado as informações mediante a coleta de dados com relação às despesas realizadas em comparação ao orçado pelos centros de custos. Assim, para alcançar esse objetivo, utilizar-se-á como método de pesquisa a abordagem quantitativa, pela qual será possível verificar numérica e objetivamente os custos quanto ao planejamento financeiro empresarial. Dessa maneira, as despesas administrativas são compostas pelo pessoal próprio, compreendendo o recurso humano disponível na organização; serviços de terceiros, compreendendo a prestação de serviços por empresas estranhas à organização a fim de suprir suas necessidades específicas; localização e funcionamento, em que são contabilizadas as despesas do estabelecimento físico; e, outras despesas, compreendendo gastos diversos pontuais e variáveis.

No entanto, do começo do ano até o mês de novembro (YTD), a despesa acumulada apresenta outra realidade, demonstrando uma variação positiva de 2,7% (dois vírgula sete por cento), em face da despesa em um período mais longo. Ocorre que, conforme verificado no gráfico 2, houve uma variação negativa no item “outras despesas”, demonstrando neste âmbito um ponto de desajuste no orçamento, em que houve uma variação negativa de 2,7% (dois vírgula sete por cento). Verifica-se, portanto, que mediante as informações colhidas, no contexto geral, as despesas administrativas que a organização possui apresentam certo desnível no que se refere ao item “outras despesas”, mas isso não significa que nos demais itens não existem discrepância no que se refere à expectativa do orçamento realizado em face do realizado, em que alguns subitens compensam outros, como, por exemplo, o subitem “serviços de terceiros”, o qual no contexto geral é superavitário, mas alguns subitens são deficitários.

Neste sentido, conforme a figura 3, os subitens “dedetização e desratização”, “demais despesas”, “fretes e carretos”, “manutenção de sistemas”, “mão de obra terceirizada” e “segurança e vigilância” representam a variação quanto ao planejamento financeiro e estratégico da organização, em que determinados itens demonstram um hiato entre o orçamento realizado e os recursos financeiros efetivamente gastos. CC), pois aquele deverá declarar os elementos essenciais do interesse a ser garantido e do risco, para que a seguradora possa avaliar se aceitará ou não o contrato de seguro. Assim, a primeira análise que precisa ser feita é justamente acerca da complexidade deste tipo de contrato, objeto da atividade econômica das empresas desse ramo, as quais lidam constantemente com o risco, resultando na necessidade da análise de cada contrato com as características de cada cliente.

Portanto, a gestão da empresa é um fator decisivo para o êxito da atividade em longo prazo, sobretudo no que se refere às despesas diante do porte da organização, cabendo a cada gestor de conta a efetividade neste procedimento. No que se refere à análise comparativa entre o orçado e realizado, os dados apresentados pela empresa são conflitantes com o geral, uma vez que em parte significativa dos subitens objeto de despesas apresentam uma disparidade entre o objetivo traçado pelo orçamento. Assim, verifica-se uma inconsistência na elaboração dos orçamentos por parte dos gestores de contas, principalmente quando se refere ao item “localização e funcionamento”, apresentando a maior quantidade de disparidade entre o orçado e realizado, com vários subitens nesta condição, ainda que, no total geral, a variação apresente valor positivo, conferindo uma falsa sensação de meta cumprida no que se refere às despesas neste item.

Propostas de solução Com o escopo de chegar a um caminho em direção à superação das dificuldades orçamentárias verificadas no presente trabalho científico, em que a empresa objeto de estudo apresenta problemas relacionados à correspondência do orçamento planejado e a real necessidade de cada setor, faz-se necessário concluir por métodos de atuações estratégicas. Dessa forma, nesta presente seção, serão apresentadas duas propostas de soluções cabíveis e viáveis a fim de superar a problemática objeto de análise, principalmente no que se refere ao aspecto subjetivo em o que a falibilidade humana causa alguns prejuízos. Proposta A – Criar um setor de fiscalização orçamentária e auditoria especializada - Descrição da proposta: A fim de conferir efetividade à utilização do orçamento pela empresa objeto de estudo, uma das possibilidades viáveis é a fiscalização do preenchimento das planilhas pelos gestores de cada setor, para que, dessa maneira, haja correspondência entre o orçamento e a real necessidade do setor.

Sendo assim, a combinação da verificação fática por um terceiro com uma função específica relacionada ao planejamento orçamentário confere maior efetividade à atividade orçamentária da empresa em sua integralidade, buscando-se consolidar a cultura orçamentária. Possíveis impactos: Com a especialização da função orçamentária, desobriga-se os gestores de cada setor da “exclusiva responsabilidade” orçamentária. Assim, conforme ocorre na sociedade contemporânea, a utilização de IA nas organizações tem sido fundamental, especialmente no que se refere à função fiscalizatória com o cruzamento lógico de dados. Sendo assim, mesmo que o comando final fique à cargo de um ser humano na função de gestor orçamentário, a utilização de um programa de computador avançado representa a possibilidade de criação do orçamento mediante parâmetros mais objetivos, superando a falta de cultura organizacional presente na sociedade brasileira.

Possíveis impactos: A utilização de um software avançado com tecnologia de IA vai alterar significativamente a análise estratégica dos gestores e da empresa. Prós: Adoção de critérios objetivos na formação do orçamento, bem como a diminuição de recursos humanos na fiscalização orçamentária. Contras (até duas linhas): O alto custo com o software com tecnologia avançada, bem como a dependência da sua estrutura para a formação do orçamento. Ainda, soma-se o fato do método utilizado pela empresa objeto de estudo na formação do orçamento mediante “planilhas simples”, não apresentando um sistema de registro confiável de informações. Destarte, em uma organização do porte da presente, espera-se que haja investimento em tecnologia minimamente efetiva a fim de conferir transparência, objetividade e confiabilidade no sistema orçamentário.

Portanto, tanto a Proposta A, quanto a Proposta B têm o objetivo de superar essa lacuna no sistema orçamentário da organização empresarial objeto de estudo, em que a cultura organizacional, principalmente na questão orçamentária encontra grandes obstáculos no processo de internalização pelos colaboradores. Assim, conforme verificado, os gestores, responsáveis pela “direção” de seus setores não observam o detalhamento orçamentário de maneira verossímil, demonstrando a extrema falibilidade gerencial no contexto organizacional brasileiro. Neste sentido, a implementação da cultura orçamentária, conforme prescrevem Lunkes (2007), Sá e Moraes (2005) e Mosimann e Fisch (2008), faz parte do objetivo de uma organização empresarial que deseja alcançar um posicionamento estratégico mediante a utilização do orçamento no processo de planejamento e controle, sobretudo no que se refere ao aumento de lucratividade da empresa.

a 01/07/2020 Gerente do RG/Auxiliar do RH Estruturação do espaço para o desempenho das atividades de fiscalização orçamentária. a 01/09/2020 Gestor/Gerente do Setor Orçamentário Treinamento do pessoal na atividade especifica de fiscalização orçamentária. a 01/12/2020 Instrutor Especialista Contratado em Análise Orçamentária Revisão trimestral do setor criado em relação ao resultado obtido. a 01/03/2021 Gestor/Gerente do Setor Orçamentário Fonte: Autor Tabela 6 - Proposta de Solução B: Utilizar um sistema orçamentário com tecnologia de Inteligência Artificial (IA) Objetivo: Implementar na empresa um software orçamentário específico dotado de tecnologia de Inteligência Artificial (IA) capaz de analisar os dados relacionado aos custos da organização, bem com da entrada de insumos utilizados conforme a real necessidade.

Portanto, o próprio sistema realiza a função fiscalizatória do orçamento empresarial segundo parâmetros de inteligência própria sem a necessidade de atuação humana constante. Assim, a presente pesquisa científica pautou-se pela manutenção da utilização do orçamento como ferramenta estratégica, e, assim sendo, buscou soluções para viabilizar a sua utilização, superando a falha na elaboração orçamentária. Portanto, constatou-se pelos dados apresentados que inúmeros itens e subitens apresentam incoerências gerenciais, pois o aspecto deficitário de forma sistemática não representa o resultado positivo final, demonstrando certa manipulação do orçamento pelos seus gestores. Portanto, a fim de conferir maior transparência ao retrato da saúde econômica e financeira da empresa “Segura Alfa” apresentou-se as soluções A (criar um setor de fiscalização orçamentária e auditoria especializada) e B (utilizar um sistema orçamentário com tecnologia de Inteligência Artificial - IA), as quais têm o objetivo de retirar dos gestores de cada setor o monopólio da informação dos elementos orçamentários conferindo a “terceiros” a sua validação.

Logo, é fundamental que a utilização do orçamento em uma organização empresarial reflita a sua verdadeira situação financeira a fim de conferir um suporte sólido para a tomada de decisões estratégicas, aumentado a sua lucratividade e confiança de seus investidores e clientes. REFERÊNCIAS CARDOSO, R. C. ROSENVALD, N. Curso de direito civil: contratos I. ed. rev. São Paulo: Atlas, 2009. JÚNIOR, C. C. Sistemas Integrados de Gestão- ERP: Uma abordagem gerencial. ed. Controladoria: Seu Papel na Administração de Empresas. ª ed. São Paulo: Atlas, 2008. PADOVEZE, C. L. com. br/users/publications/9788564574441/pages/-2> Acesso em: 19 nov. SÁ, C. A. MORAES, J. WELSCH, G. A. Orçamento Empresarial. ed. São Paulo: Atlas, 2009.