O mundo online e os documentos digitais estão cada vez mais presentes no nosso cotidiano. É possível que você já tenha se deparado com arquivos com o formato PDF seja no trabalho ou ainda para resolver problemas burocráticos de documentação. Se mexer com este tipo de arquivo ainda te causa uma certa confusão, continue lendo este artigo.
O que encontrar neste artigo:
O que é documento PDF
Antes de te dizer como salvar documento em PDF, vamos te explicar o que é e para que serve. Este é um formato de nome Portable Document Format em inglês, que significa "Formato de Documento Portátil", numa tradução livre. Este tipo de arquivo foi criado em 1991 pela empresa de tecnologia Adobe, idealizadora de alguns dos mais importantes programas para quem trabalha com audiovisual.
O PDF surgiu com a ideia de se fazer uma espécie de documento digital em que seria possível salvar, enviar e baixar um arquivo em qualquer dispositivo, sendo possível imprimir a partir de qualquer computador. Hoje, o PDF é um formato de arquivo aberto, o que significa que qualquer programa - até impressoras - conseguem usufruir deste formato e é mantido pela International Organization of Standardization (ISO) - padrão ISO 32000 .
Ainda hoje, o arquivo PDF serve para armazenamento e envio de documentação por e-mail, aplicativos ou formulários online. Na internet é possível encontrar livros, artigos científicos e vários outros tipos de fonte de pesquisa para estudantes.
Num arquivo PDF é possível ainda colocar links, botões de redirecionamento, criar campos de formulários, incluir áudios, vídeos e lógica de negócios. Eles são exibidos facilmente no Windows ou no macOS com o programa Acrobat Reader DC, que é gratuito.
Existe ainda a possibilidade de criar um arquivo PDF com vários padrões de acessibilidade com as ferramentas necessárias para facilitar o uso daquele conteúdo por pessoas com deficiências.
Veja aqui algumas boas práticas para o uso do PDF:
| O que fazer | O que não fazer |
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Por quê salvar em PDF
O motivo pelo qual é recomendado o uso do PDF é, principalmente, a facilidade do compartilhamento e acesso do conteúdo por qualquer tipo de dispositivo, mesmo quando há texto, imagem, planilha. Além disso, hoje já é possível assinar o documento eletronicamente.
Outro motivo importante é que, embora seja possível fazer alterações num arquivo PDF dentro de programas específicos, o texto neste formato não é facilmente editável. A ideia é que a pessoa que recebe possa logo armazenar ou imprimir sem quaisquer prejuízos ao conteúdo.
A facilidade para transformar um documento qualquer já não se limita mais em converter Word em PDF. Agora, com um simples toque na tela do celular, você pode ter o seu arquivo. Vale lembrar que o arquivo PDF não é compatível com as redes sociais.
Um ponto que também pode ser considerado é que existem alguns padrões para usos especiais. Mais a frente, vamos indicar como salvar em PDF. Por enquanto, separamos abaixo alguns exemplos de qual formato PDF você pode utilizar:
| PDF/A | Para arquivos é utilizado para que seja utilizado exatamente do jeito em que foi feito. É o formato padrão que abre em todos os softwares. Se deseja salvar de forma mais simples pode usar, no próprio Microsoft Word, site especial, no PC ou pelo celular. |
| PDF/E | Para engenharia para a criação de documentos usados em fluxos de trabalho geoespaciais , de construção e manufatura com o intuito de facilitar a revisão e a troca do conteúdo do arquivo de forma segura e confiável. |
| PDF/X | Este é específico para impressão, pois comporta uma qualidade maior do documento em questão. É subdividido em X1-A,X3 e X4, sendo que cada um deles têm uma função que precisa que o designer gráfico entenda para usar cada um deles. |
Como salvar em PDF no Word, PowerPoint ou Excel
Para salvar arquivo do Word em PDF é muito fácil, prático e rápido. Você pode fazer da mesma forma no Excel e no PowerPoint utilizando a função Imprimir.
Como salvar em PDF no Word
1. Clique em "Arquivo", e depois em "Imprimir".
2. No canto inferior esquerdo da caixa de diálogo, clique no menu suspenso e escolha a opção "Salvar como PDF".
Fonte: glbimg.com
3. Clique no botão indicado.
4. Escolha o local onde deve ser feito o download e clique em "Salvar".
Vídeo explicativo de como salvar em PDF da maneira tradicional
Como salvar em PDF no Google Docs
Abra o programa de navegação que usa habitualmente - por exemplo, o Google Chrome. É possível também fazer pelo telefone seja android ou IOS do iphone. Basta entrar no aplicativo.
1. Entre no Word online, o Google Docs, e abra o arquivo desejado
2. Clique em ‘Arquivo’ e em seguida em ‘Fazer download’
Fonte: glbimg.com
3. Em dois passo é possível ter o seu PDF salvo no computador.
4. No pop-up selecione Documento PDF
5. Escolha o lugar onde quer guardar o arquivo e pronto!
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Perguntas frequentes (FAQ)
Como salvar um documento do Word em PDF no celular?
Existem algumas possibilidades de se fazer isso. A mais fácil independe de aplicativos, que é por meio do Word online. Basta entrar no arquivo e seguir o passo a passo que já demos aqui neste artigo. Ou ainda, tem a opção de baixar aplicativos que fazem esta conversão de forma automática.
Por quê salvar como PDF?
O principal motivo é porque o documento ficará salvo num formato que pode ser lido por qualquer tipo de programa.
Como transformar um arquivo em PDF no notebook?
Para transformar o seu arquivo docx para PDF da forma tradicional no seu notebook, é preciso primeiro baixar o aplicativo da microsoft Word no seu PC e seguir o mesmo passo a passo que já ensinamos aqui. Você pode deixar o seu documento disponível no seu computador para enviar ou apenas arquivar.
Checklist
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Autora do Studybay
Jornalista, com especialização em Jornalismo Econômico pela FGV. Trabalhei como repórter em alguns veículos de comunicação, mas me encontrei mesmo no mundo do marketing digital. Sou produtora de conteúdo para a internet, apaixonada por escrever, curiosa sobre (quase) todos os assuntos, sonhadora, imaginativa - ou criativa, chame como quiser.