O impacto do uso da tecnologia da informação no agendamento cirúrgico: Estudo de Caso

O uso da internet para a realização de tarefas simples se tornou comum permitindo que o cliente seja capaz de buscar as melhores ofertas do mercado, com comodidade através de sistema on-line. Os hospitais, por sua vez, não poderiam ficar para trás com seus processos lentos e burocráticos. Utilizando este conceito, uma empresa líder no fornecimento de soluções de saúde, pioneira no projeto hospital virtual, criou uma solução on-line para o agendamento cirúrgico automatizando todo o processo. O objetivo deste trabalho é mensurar o impacto do uso desta solução no processo de agendamento cirúrgico em termos de tempo, eficiência, custo e praticidade além do mapeamento de possíveis melhorias no uso do sistema. Palavras-chave: Tecnologia; Processo; Hospitais; Agendamento cirúrgico; Abstract The technology is widely used currently and with constant modifications, became required the adoption of streamline and customize tools for the routine processes.

Desta forma, há um melhor desempenho e produção do corpo clínico, pois há melhor organização de agendamentos e prontuários, diagnósticos mais eficientes, maiores opções de tratamento e este começando assim que há o prognóstico (Alvim; Figueiredo; Silva, 2008). Com a globalização e o constante aumento das mudanças tecnológicas, faz com que as empresas repensem os processos e se preocupem com a melhoria dia a dia. Abbas (2001), instrui que a competição global e o avanço tecnológico fizeram crescer e muito os custos. Observa-se daí que os sistemas tradicionais devem evoluir com a tecnologia, evitando gastos desnecessários e ganhando assertividade e agilidade nos processos que envolvem custos e tem importância garantida nas organizações. Conclui-se que utilizando softwares de gestão, prontuários e registros médicos online e agendamentos computadorizados, há uma melhoria na qualidade da assistência e, simultaneamente, redução dos custos, promovendo a elevação da rentabilidade (Rodrigues Filho; Xavier; Adriano, 2001).

Além de transformar os processos de solicitação, processamento, autorização e comunicação de cirurgias visando aumentar a taxa de conversão dos pedidos e consequente aumento da receita da instituição, assim como reduzir o tempo do ciclo e os respectivos custos operacionais. Os objetivos específicos que este trabalho aborda são: a análise do cenário antigo e atual do hospital; quebra de paradigma e implantação de um novo processo; identificação das vantagens trazidas pela tecnologia da informação com a mudança do processo de agendamento cirúrgico por meio de análises bibliográficas e quantização dos números de cirurgia antes e depois da implantação da ferramenta. Material e métodos De acordo com Yin (2001), o estudo de caso é uma investigação empírica de um fenômeno contemporâneo num contexto da vida real, sendo os limites entre o 49 fenômeno e o contexto não definidos claramente, além disso compreende um método abrangente, com a lógica do planejamento, da coleta e da análise de dados.

Gil (2002) discute que este método é uma estratégia de pesquisa onde se busca examinar um fenômeno dentro do seu contexto. A pesquisa a ser realizada quando se trata de um estudo de caso é de natureza exploratória e qualitativa. Com infraestrutura para atender desde casos mais simples até urgências, sejam elas adulto ou pediátricas, o hospital vem ganhando destaque nos serviços de Diagnóstico e Centro Cirúrgico, o que possibilita a realização de procedimentos de média e alta complexidade. As especialidades cirúrgicas do hospital de estudo são: cabeça e pescoço; bucomaxilofacial; obesidade; cirurgia do aparelho digestivo; videolaparoscopia; hepatobiliar; cirurgia pancreática; plástica; torácica; vascular e proctologia. Os participantes da entrevista foram: Gerente Corporativo Agendamento Cirúrgico; Supervisor Corporativo Agendamento Cirúrgico e Autorizações eletivas; Assistente de Agendamento; Secretária e Médico; Para realização desta pesquisa, algumas limitações podem ser destacadas: o hospital de estudo foi escolhido devido a facilidade de contato do autor.

Mas este hospital é referência na cidade de São Paulo, sendo interessante e importante o estudo de caso, podendo influenciar outros hospitais no país a aderir o método, caso seja efetivo, ou refutar o método, caso este não seja tão satisfatório quanto esperado; as respostas dos entrevistados refletem a sua realidade e concepção do que acreditam e difícil quantização das cirurgias antes da tecnologia ser implementada. A coleta de dados foi realizada, em todas as etapas, pelo pesquisador, sendo que, após a pesquisa exploratória, este estava preparado para compreender as visões e opiniões dos participantes. Encerrada a coleta de dados, inicia-se a fase de organização do material para análise dos dados obtidos. Depois que uma coleta de dados é feita corretamente, a análise é extremamente importante pois é a interpretação do que foi obtido.

A análise qualitativa se caracteriza por buscar uma apreensão de significados na fala dos sujeitos que está ligada ao contexto em que estão inseridos e delimitada pela abordagem) do pesquisador, trazendo à tona, uma sistematização baseada na qualidade (Fernandes, 1991). A técnica proposta por Miles e Huberman (1994), envolve três atividades: analisar os dados, apresentar os dados e, finalmente, verificar as proposições e delinear a conclusão. Para a análise dos dados, de forma qualitativa, o pesquisador analisa o conteúdo do que foi dito durante as entrevistas e, desta forma, compreende o posicionamento e percepção dos participantes em relação a temática. Na opinião dos participantes da entrevista, os procedimentos para que os pacientes pudessem marcar uma cirurgia, poderiam ser caracterizados como extremamente burocrático e moroso, sendo que as solicitações eram realizadas a partir de preenchimento de formulário e os documentos necessários deveriam ser enviados via fax ou malote.

Em média, para que todas as etapas fossem cumpridas, estima-se um tempo de 21 (vinte e um) dias, incluindo a liberação do convênio médico, que está fora do domínio do hospital. Para confirmação de recebimento do pedido, à espera do paciente poderia ser de até 8 (oito) dias. Este tempo é elevado pois o processo depende da aprovação do plano de saúde do paciente. De acordo com a Resolução Normativa nº 259 os prazos podem ser de três tipos conforme descrito na Tabela 1. O impacto da tecnologia, no quesito eficiência, se dá na parte inicial do processo de agendamento, pois enquanto o paciente levava cerca de dias para preencher os formulários e realizar envio dos documentos, na nova ferramenta há a confirmação dos dados de solicitação e documentos e esta confirmação acontece, com tempo médio de 4 (quatro) minutos, gerando um aviso cirúrgico, que contempla toda a documentação necessária e exigida pelas operadoras de convênio.

Por causa deste processo inicial e burocrático, que agora é computadorizado, que o tempo das solicitações de cirurgia foi reduzido, visto que o tempo de aprovação dos planos de saúde continua o mesmo. Durante as entrevistas, os participantes relataram os diversos ganhos que ocorreram após a implantação do sistema. A produtividade foi um dos parâmetros que mais sofreu mudanças, tendo um grande aumento. O papel do pesquisador é analisar todos os dados coletados nas entrevistas e interpretar, buscando um melhor resultado. E no âmbito de eficiência operacional, estabelecimento e monitoramento mais efetivos de metas e resultados. Para que uma cirurgia seja realizada, esta gera custos e despesas. Segundo Martins (2003), podemos definir custos como “gasto relativo a bem ou serviço utilizado na produção de outros bens ou serviços” e despesa “bem ou serviço consumidos direta ou indiretamente para a obtenção de receitas”.

Na opinião do pesquisador, com esta nova plataforma, há uma redução nos custos e despesas. Os principais benefícios do sistema estão demonstrados na Tabela 2. cirurgias (Gráfico 1). Gráfico 1 – Pedidos de cirurgia: Antes x Depois da Implantação da Tecnologia Fonte: Dados originais da pesquisa. Os dados disponibilizados pelo hospital, nos informa qual as especialidades mais procuradas pelos pacientes. O número de cirurgias das especialidades geral, vascular, urológica, ortopédica e ginecológica é elevado, sendo as mais recorrentes durante todo o período da pesquisa. Na tabela 4 quantificamos o número de cirurgias realizadas 7 meses antes da implantação da tecnologia e 7 meses depois. O objetivo deste estudo foi avaliar o impacto que esta causaria. Para isto, foi realizada pesquisas exploratória, quantitativa e qualitativa.

Os participantes da pesquisa, que são funcionários do hospital, afirmam que houve muitos benefícios com o uso da tecnologia. Aumentou a eficiência dos serviços, a comunicação entre os setores, maior segurança das informações do paciente e aumento no número de solicitações, impactando também no faturamento do hospital. Percebe-se também que o impacto foi grande, visto que o número de solicitações de cirurgia quase triplicou, em todas as especialidades que o hospital possui. TECNOLOGIAS LEVES EM SAÚDE E SUA RELAÇÃO COM O CUIDADO DE ENFERMAGEM HOSPITALAR. v. n. p. BEUREN, I. FACHIN, O. Fundamentos de Metodologia. ed. São Paulo: Saraiva, 2002. FALCÃO, J. GIL, C. A. et al. Como elaborar projetos de pesquisa. São Paulo, v.

n. p. MARTINS, E. Contabilidade de Custos. São Paulo: Atlas, 2003. MULLNER, R. M. Current issues in health care informatics. Journal of Medical Systems, v. n. p. ROSOW, E. Virtual instrumentation and real-time executive dashboards: solutions for health care systems. Nurse Administration Quartely, v. n. Pesquisa Estudo de Caso - Desenho e Métodos. p. Apêndices ROTEIRO PARA ENTREVISTA 1. Como era o processo de solicitação, autorização, agendamento e confirmação de cirurgias? 2. Qual era o tempo do processo antes da automatização? 3.