A Arquivística e os Sistemas de Informações no Brasil

A informação é o objeto de estudo que liga a Arquivologia e a Ciência da Informação, por utilizar as informações arquivísticas (caracterizadas como informações orgânicas), vinculadas a uma instituição pública ou a organizações privadas, que atendem a demandas sociais. Informação A informação é um fenômeno tão amplo que abrange todos os aspectos da vida em sociedade; pode ser abordado por diversas óticas, seja a comunicacional, a filosófica, a semiológica, a sociológica e a pragmática e outras. Esta multiplicidade de possibilidades de análise do fenômeno conduz a uma reflexão sobre a natureza interdisciplinar, ou até transdisciplinar, da área, uma vez que esta, se por um lado busca sua identidade científica, por outro lado, fragmenta-se ao abordar diferentes temáticas.

OLIVEIRA, 2005, p. Existem várias definições de “informação” que podem ser apresentadas através conteúdos mais simples do que outros, dependendo do campo da ciência ou da disciplina a que está relacionada. Os autores da área dizem que o termo carece de aprofundamentos e definições mais institucionalizadas. Esse termo é encontrado nos discursos e nas publicações arquivísticas, necessitando de verticalização teórica e conceitual. As organizações, por exemplo, dependem de informações orgânicas objetivas e fidedignas, demandam dos serviços capazes de supri-las em tempo hábil e com qualidade. “Informações orgânicas”, que também podem ser compreendidas como “informações arquivísticas”. a natureza orgânica da informação arquivística se relaciona ao fato de que tal informação é produzida a partir de uma estrutura organizacional com setores, departamentos e divisões interdependentes com objetivos comuns, e a natureza funcional diz respeito às diferentes funções e usos dessas informações produzidas.

O reconhecimento da importância dos documentos para a sociedade foi uma das grandes conquistas da Revolução Francesa. SCHELLENBERG, 2006, p. As instituições formadoras da administração pública, incluindo as instituições arquivísticas , segundo Fonseca (2005), destacam o papel relevante como base da própria ideia de Estado moderno e democrático, uma vez que os Estados utilizam-se destas informações para manutenção do poder e direito público. Portanto, uma das características da informação arquivística é o seu caráter de testemunho, seu valor secundário, como elemento essencial na construção de saberes histórico-culturais. Além, é claro, do valor principal do documento de arquivo, possuidor de elementos diplomáticos, como “prova” no âmbito administrativo, fiscal e legal. O Conselho Nacional de Arquivos, através de seu Glossário de Documentos Arquivísticos Digitais, identifica distintamente a definição de documentos eletrônicos e documentos digitais.

Respectivamente, define “informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico. ” e “Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional” (CONARQ, 2010). Desta forma observamos que o conceito de documento digital está inserido no conceito de documento eletrônico. No que diz respeito aos documentos de arquivo, cabe registrar, outros elementos, propostos por Rondinelli (2004), abrangendo tanto o tradicional quanto o eletrônico: Suporte: É o carregador físico do documento e, como tal, imprescindível, uma vez que o documento não existe até que seja afixado num suporte. GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS Quando consultamos o Dicionário de terminologia arquivística (1996), a gestão de documentos é definida como “um conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos”.

Nesse sentido, alguns autores vão elaborar posições relativas a essa criação, tramitação e classificação. Sousa (2003) menciona a importância da classificação, evidencia ela como a medida crucial dentro da gestão dos arquivos. A classificação do documentos determina e é determinada pelas demais atividades que compõem a gestão de documentos. Seguindo esse viés da classificação, o Dicionário de terminologia arquivística (1996, p. Dentro desse contexto exposto, é possível identificar que a arquivologia tem recursos teóricos que podem servir de base para a elaboração de uma metodologia de classificação de documentos arquivísticos que possibilite o fácil acesso à informação arquivística contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em sua forma, em sua estrutura, revela sobre a instituição ou sobre a pessoa que o criou.

Como ressalta Rodrigues (2006), a classificação permite também o acesso à informação contida no documento a partir de uma seleção com base no contexto de produção do arquivo. Porém, os princípios, características e qualidades dos arquivos não se prestam como base para a construção de um sistema de pesquisa que permita a seleção de documentos por conteúdos descontextualizados. Sistemas de Informação e Tecnologia As tecnologias da informação, principalmente nas duas últimas décadas, têm exercido um papel renovador, sua evolução acarretou um maior volume e variedade de dados registrados. Desta forma, paralelo ao aumento da informação registrada pela sociedade, ocorre a explosão do volume de documentos arquivísticos. Repositórios digitais Para começar a falar sobre repositórios digitais, cabe registrar a colocação de Innarelli (2011), que observar a complexidade e a fragilidade implícita nos documentos digitais, que levam ao entendimento de que a preservação digital não é e nunca será resolvida exclusivamente pela própria tecnologia.

Sendo assim a implementação de políticas de preservação digital torna-se fundamental para garantir o armazenamento e o acesso contínuo em longo prazo Preservar documentos digitais é uma atividade diferente de preservar documentos analógicos devido às complexidades e especificidades dos digitais, porém de igual relevância social, cultural, informativa e histórica. Inicialmente a preservação de documentos digitais deverá ser a definição de políticas, e a partir destas, elaborar o plano de preservação contendo as estratégias de preservação com eficácia comprovada, e que sejam de conhecimento do acervo. SANTOS; FLORES, 2015, p. Portanto, quando se fala de um elaboração do plano de preservação deve-se ter em mente as propriedades significativas dos documentos que se queiram preservar, da mesma forma.

Em uma segunda fase, solicita-se a submissão dos documentos ao repositório – nessa fase, serão inseridos os metadados referentes aos documentos digitais. De maneira que, o produtor será o responsável pela submissão do material ao repositório, o qual deverá garantir a integridade do material processado e efetuar o seu armazenamento. Uma vez que os documentos são submetidos, a responsabilidade pela preservação, manutenção da autenticidade e garantia de acesso em longo prazo passa a ser do repositório. A partir do que foi explanado, um repositório digital deve estar em conformidade com as normas e padrões estabelecidos, e trabalhar de forma colaborativa com outros serviços de preservação digital de forma a possibilitar níveis de interoperabilidade com outros repositórios digitais e sistemas informatizados para documentos arquivísticos digitais.

Os registros produzidos pelo próprio repositório, o qual pode ser denominado como “relatórios de atividades”, ao serem compartilhados irão impulsionar novos estudos sobre as soluções bem como sobre os problemas encontrados gerando um produto de “retroalimentação”, como por exemplo, um artigo que discute as práticas com repositórios digitais em uma determinada instituição. Segundo Rios e Cordeiro (2010): Planos de Classificação de Documentos de Arquivos, os assuntos estão presentes nas diversas classes e subclasses do esquema - a disposição hierárquica das classes pela divisão em cadeia9 reflete a estrutura, as funções e as atividades da instituição. O assunto poderá ser uma disciplina, ramo ou tópico do conhecimento, espaço geográfico, época, período ou tempo cronológico, pessoa ou instituição e, de maneira secundária, um assunto poderá ser completado com a indicação de uma forma intelectual, de apresentação e física.

RIOS; CORDEIRO, 2010, p. Baseada na ideia de assunto, na teoria da classificação facetada podemos entender que a declaração de assunto de um documento poderá ser a manifestação, pelo menos, de uma das facetas: coisa/produto (ou de parte da coisa/parte do produto) ação (processo/operação/atividade), material, agente/instrumento, propriedades, lugar, tempo e forma. Sendo assim, essas facetas podem ser usadas para a estruturação das classificações bibliográficas, vocabulários controlados, tesauros, ontologias. A “atividade” é um elemento a ser considerado também, descrito por alguns autores como a tarefa desempenhada por uma entidade coletiva para realizar cada uma das suas funções. Pode haver várias atividades associadas a cada função. Em certos casos, algumas atividades podem ocorrer sob diferentes funções.

Atividades abraçam transações que, por seu turno, produzem documentos. São exemplos (para a função de recrutamento) seleção, lotação, monitoramento e avaliação. REFERÊNCIAS ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: CONARQ, 2005. ARQUIVO NACIONAL (Brasil). CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDFE. Glossário de Documentos Arquivísticos Digitais, 2010. Disponível em:. Acesso em: 24 jan. Communications of AIS, v. article 2, Jan. INNARELLI, H. C. Preservação digital e seus dez mandamentos. jan. jun. LE COADIC, Yves-François. A ciência da informação. Tradução de Maria Yêda F. Origens e evolução da ciência da informação. In. CENDÓN, Beatriz Valadares, et. al. Ciência da Informação e Biblioteconomia: novos conteúdos e espaços de atuação.

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