Carreira do Profissional de Secretariado Executivo Motivação e Desafios - Uma breve perspectiva

Visa também buscar respostas nas mais diversas correntes da motivação, embasadas na psicologia, enfatizando a importância do equilíbrio entre a motivação intrínseca e a motivação extrínseca, que não está restrita apenas aos fatores relacionados ao trabalho. A motivação é um aspecto de suma importância no âmbito profissional e também na vida de cada pessoa. A palavra motivação é usada como sinônimo de desejos, instintos, vontades, forças psicológicas e necessidades e é utilizada no ambiente profissional com o objetivo de aplicar resultados. No âmbito secretarial, tem forte presença devido ao fato de trabalhar-se com gestão de pessoas. Palavras-chave: Motivação profissional, carreira, secretariado. En el universo secretarial, tiene una fuerte presencia debido al hecho de trabajar con la gestión de personas.

Palabras clave: motivación profesional, carrera, secretaria. ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 - Pirâmide de Maslow 4 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 1 1 – MOTIVAÇÃO 2 1. – DEFINIÇÕES 2 1. – CONCEITOS 2 1. ESTUDO DOS DADOS 27 4. – INFORMAÇÕES GERAIS 28 4. – ANÁLISE E APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS. – APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS OBTIDOS PARA AS PERGUNTAS DISSERTATIVAS. – Justificativa dos entrevistados 31 4. Sinônimos de motivação: motivo; causa; fundamento; estimular; incentivo e fim. – CONCEITOS Motivação é tudo aquilo que impulsiona a pessoa a agir de determinada forma ou, pelo menos, que dá origem a uma propensão a um comportamento específico, podendo este impulso à ação ser provocado por um estímulo externo (provindo do ambiente) ou também ser gerado internamente nos processos mentais do indivíduo (CHIAVENATO, 1999). A motivação está diretamente ligada aos nossos desejos, necessidades e vontades, contudo há uma enorme controvérsia dentro da psicologia sobre como funcionam os mecanismos da motivação; e, isso acontece por uma razão muito simples: a motivação é uma das chaves para a compressão do comportamento humano; ela age sobre o pensamento, a atenção, a emoção e a ação.

Envolve anseios, desejos, esforços, sonhos e esperanças. A motivação está presente tanto na vida pessoal como na vida profissional. – TEORIAS Abraham Maslow, psicólogo, clínico de grande destaque desenvolveu um estudo relacionado às necessidades humanas. Ele relata em sua Teoria da Hierarquia de Necessidades, que identificou as principais necessidades do ser humano, e, assim, as classificou em uma escala de hierarquização– também conhecida como escala de sete níveis –, com o objetivo de avaliar cada tipo de necessidades do profissional. Conforme as necessidades inferiores do nível hierárquico forem superadas, passam a existir outras obrigações superiores, o que fazem com que surjam maiores motivações e melhoras no comportamento. Este exemplo de teoria é maleável, uma vez que Maslow reconhece a intensidade das necessidades e variações individuais.

Com o tempo, a escala de sete níveis, sugerida por Maslow (1954) passou por alterações no número de categorias, formando apenas cinco citadas a seguir: Figura 1 - Pirâmide de Maslow 1ª — Necessidades fisiológicas: Respondem ao intuito de manter a homeostase do organismo, sendo sua satisfação indispensável à sobrevivência do indivíduo e da espécie. As de segurança são direcionadas à proteção contra alguma ameaça real ou, até mesmo, imaginária, como o salário, casa própria ou emprego. As necessidades secundárias são as sociais, a estima e autorrealização. A necessidade de permanecer em um grupo, ser reconhecido, ter prestígio. Esta teoria está ligada ao próprio potencial do ser humano, pois muitas vezes enfrenta tarefas desafiadoras para chegar ao topo da hierarquia.

Bowditch (1997, p. Os fatores higiênicos são as recompensas que as empresas oferecerem para os seus colaboradores receberem, correspondendo à perspectiva ambiental. São eles: • Condições de trabalho e conforto; • Políticas da organização e administração; • Benefícios; • Salários; • Segurança no cargo e; • Relações com colegas. Diante desses fatores, Herzberg concluiu que não é nada satisfatório tentar aumentar apenas um desses fatores para uma busca maior de motivação de seus colaboradores. Quando se tornam precários, provocam insatisfações e logo, a desmotivação. Os fatores motivacionais classificam-se de um modo diferente, onde se refere ao cargo, tarefas e deveres. – COMO A MOTIVAÇÃO FUNCIONA A motivação nasce de uma necessidade. Por exemplo, quando se percebe que está com sede, automaticamente vem o desejo de saná-la, então, para acabar com a sede, busca-se água.

A sede é considerada o fator motivador por despertar a ação de buscar água. A água, por sua vez, seria considerada o fator de satisfação. Assim, a motivação é exatamente a energia que o coloca em movimento em busca da sua satisfação. Auto-motivação, assim como qualquer outra habilidade, é aprendida e deve ser exercitada. Não é algo nato, é algo que se desenvolve. Para dominá-la, é necessário o autoconhecimento. Você precisa conhecer quais são as suas reais necessidades (fator motivador) para estipular suas metas (fator de satisfação). Ou seja, você precisa saber o que você quer para depois sair em busca. Esses profissionais sabem que, para realizar suas metas de vida têm de evoluir sempre, sempre mais. Eles não cansam de estudar. Outra maneira de entender essas características é pensar que o objetivo profissional mostra o que a pessoa quer da vida; a estratégia mostra como o trabalho consistente e porque trabalhar é a forma de realizar sua missão de vida; e a competência superior são as habilidades necessárias para realizar seus objetivos.

Diante dessas colocações percebe-se a importância de traçar metas para alcançar o objetivo, tão inerente à motivação do profissional, pois é o cerne da motivação que faz com que a pessoa não desanime de realizar suas ações, visando metas e um conjunto de resultados. – DEFINIÇÃO E EVOLUÇÃO DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO A palavra secretário vem do Latim Secretarium e significa ligação com o secreto, segredo, conselho privado e Secretum, que significa lugar retirado. A partir dos anos 80 até hoje, o profissional de secretariado está em constante mudança. Hoje, esse profissional exerce um papel estratégico dentro das empresas, continuam a escrever cartas, organizar encontros e marcar reuniões, contudo estão cada vez mais inseridas no cotidiano geral da empresa, conhecendo e entendendo tudo o que acontece ao seu redor, incluindo os novos meios midiáticos.

E muitas vezes até influenciam nas decisões do executivo. O que não se discute é que, mais do que alguém que saiba guardar segredo, é preciso ser um profissional competente para fornecer informações e ocupar um cargo de extrema importância e este profissional deve saber o quanto é importante o seu papel dentro de uma empresa. – A PROFISSÃO E SUAS RESPONSABILIDADES Exercer a profissão secretarial exige muito mais do que apenas um rosto bonito, muitos pensam que essa função é apenas servir café, porém exige muita competência, confiança, presteza e atenção aos mínimos detalhes. Hunter (2004, p. entende-se que “liderar” é a “habilidade de influenciar pessoas para trabalharem entusiasticamente visando os objetivos identificados como sendo bem comum”. Em outras palavras, liderar é ter capacidade de estabelecer metas, objetivos e de obter resultados; estimular também a sua equipe a ter motivação, descobrir habilidades e aumentar a competência de cada um.

Um líder não pensa em um trabalho para si só, pois o mesmo depende de um conjunto de forças para exercer o seu talento. A motivação profissional relaciona-se com atitudes e sentimentos que levam o profissional a convicção de que o indivíduo escolheu o caminho certo para alcançar seus objetivos. O profissional de secretariado, como gestor organizacional precisa ter a percepção dos pontos negativos e destrutivos que os conflitos proporcionam e encontrar soluções para que não ocorram mais. Administrar conflitos representa praticar as estratégias para cada tipo de situação, ouvindo atentamente, demonstrar atenção à pessoa e saber conduzi-la positivamente, mostrando seu respeito pelo outro. – MOTIVAÇÃO NA ÁREA SECRETARIAL A motivação está presente no dia a dia de todas as pessoas, como no trabalho, no lazer e escola.

A preocupação é sobre as condições para que o profissional de secretariado continue motivado e tendo assim uma boa atuação no ambiente de trabalho. Sem dúvida não é fácil, é preciso haver uma necessidade ou desejo. – A INTELIGÊNCIA EMOCIONAL E O SECRETARIADO Todas as competências, as atitudes, ações abordadas até aqui sobre a assessora, é a Inteligência Emocional voltada para a prática. Através da autoconsciência e autocontrole desenvolvemos a percepção das emoções, compreendendo o que está por trás de um sentimento, com isso, aprendemos meios de lidar com emoções e melhorar nossa competência emocional. Por exemplo, é preciso ter conhecimento sobre as várias reações psicossociais que o estresse acarreta, identificando as características resilientes com prevenção, e aprender que a relação corpo/mente/emoções é de grande importância para a qualidade de vida do ser humano e seus relacionamentos.

Com a Inteligência Emocional estabelecemos um programa, onde se aprende sobre os conceitos de competência emocional e nos conscientiza para que servem as emoções, desenvolve a autoconsciência e autocontrole, objetivando uma melhor qualidade de vida pessoal e profissional. – BENEFÍCIOS PRÁTICOS DA INTELIGÊNCIA EMOCIONAL Conhecimento técnico com o gerenciamento das emoções é a nova competência que profissional de hoje precisa ter. Ser inteligente é ser capaz de pensar com clareza, com objetividade sobre novas emoções, e com isso, termos controle sobre nós mesmos. Há divergência de opiniões sobre a origem da inteligência humana, porém podemos aprender técnicas, para aumentar nossa própria inteligência e agirmos de forma inteligente. Conseguimos um melhor desempenho em uma atividade, quando impomos mudanças positivas e melhora contínua, desta forma utilizamos nossa mente de forma correta.

Alguns aspectos importantes são considerados para o indivíduo continuar a desenvolver a Inteligência Emocional. O primeiro deles são pessoas que gostam de tentar novas coisas e enriquecer sua visão fazendo novas conexões entre conhecimentos, elas possuem níveis mais elevados de Inteligência Emocional. A segunda habilidade é o gerenciamento das emoções, que nada mais é que aprender a lidar com os próprios estados interiores, impulsos e recursos. Que pode ser melhorado observando os seguintes itens: • Autocontrole - lidar com emoções perturbadoras e impulsos; • Merecer confiança - manter padrões de honestidade e integridade; • Ser consciencioso - assumir a responsabilidade pelo desempenho pessoal; • Adaptabilidade - flexibilidade para lidar com mudanças; • Inovação - sentir-se à vontade e aberto diante de novas ideias, enfoques e novas informações.

Gerenciar emoções ou ter autocontrole significa resistir aos impulsos, manter a calma e pensar de forma ponderada mesmo quando o caos prevalece. Na terceira habilidade é a automotivação existem tendências emocionais que guiam ou facilitam o alcance de metas, tais como: • Vontade de realização - esforçar-se para melhorar ou satisfazer um padrão de excelência; • Dedicação - alinhar-se com as metas da equipe e/ou organização; • Iniciativa - estar pronto para agir diante das oportunidades; • Otimismo - persistência na perseguição das metas a despeito de obstáculos e reveses. Deve-se ter em mente que todos cometem erros, mas que a persistência é a melhor escolha, não importa quantas vezes tenhamos fracassado. É importante pensar em onde quer chegar e que habilidades desenvolver ao longo do tempo, para que isso aconteça.

É preciso que você estabeleça metas, para que aos poucos, rume ao topo. A constante mudança global e tecnológica aparece no caminho, com isso não sabemos o que poderá ser mudado, como aconteceu com a aparição da Internet, do telefone celular ou do e-mail. Fazendo um planejamento de carreira temos o autoconhecimento, de atividades que tragam satisfações pessoais, profissionais e intelectuais, naquilo que se faz de melhor, visando sua recompensa e realização, e isso torna claro e definido o caminho a ser percorrido. Um planejamento bem desenhado é flexível, prevê imprevistos e dá abertura para mudanças em novas aspirações. Plano de Carreira nada mais é que um exercício que ajuda a descrever um modelo de sucesso, empreendimento ou negócios da profissão, ela sustenta toda a trajetória a ser planejada, executada, verificada e corrigida tanto do ponto de vista das alterações ou caminhos não lineares.

Alguns pontos-chave devem ser focados num desenvolvimento de um plano de carreira, como por exemplo: • Em que negócio você está? • Que tipo de serviço você presta? • Quem são seus principais clientes? • Qual o mercado alvo? • Aonde quer chegar? Partindo deste questionamento o profissional tem uma ideia de sua trajetória e possibilidades de sucesso tanto profissional quanto de realização pessoal. Com o plano de carreira terá uma visão dos conteúdos e práticas dentro de um planejamento realista e tangível, são seis os itens fundamentados para essa reflexão e execução dessa atividade: 1) Introdução – apresentação e breve resumo das descobertas do potencial do profissional. Neste momento, é feita uma redação com uma dinâmica bem diferenciada, é a oportunidade de resgatar seus valores, princípios e crenças, o título deste exercício é: peguei carona? Com esta reflexão, o profissional tomará conhecimento de como chegou até os dias atuais perante sua trajetória traçada, como por exemplo, qualificações, trabalhos desenvolvidos, escolha de graduação, sendo influenciado por situações, pessoas de maneira geral, ou por decisões pessoais, as quais foram direcionadas até hoje.

Curriculum Vitae – deve-se atualizar suas qualificações, histórico profissional e o que fez de valioso nessa jornada, incluindo ações em organizações sociais ou filantrópicas. O que você pode melhorar? 5. Onde você tem menos recursos que os outros? 6. O que os outros acham que são suas fraquezas? Análise Externa Oportunidades Ameaças 1. Quais são as oportunidades de trabalho que você pode identificar? 2. Que “modas” e tendências você pode aproveitar em seu favor? Pensa em abrir um negócio? Qual, quanto, onde, quando e com quem? 3. Um anexo do projeto desse ser feito, elaborar uma redação com o tema: “Fiquei desempregado, e agora? A solução está em minhas mãos”. Nesse exercício, o profissional descreve cinco soluções, com atitudes e tarefas caso aconteça algum tipo de imprevisto que venha alterar sua trajetória de carreira, isto é feito para não se perder o foco, ou adaptar-se dentro dos seus novos propósitos.

O plano de carreira o qual o profissional se dedicou a elaborar, rico em detalhes como prazos, lugares, custos e benefícios é a grande solução que ele tem em suas mãos, caso aconteça alguma alteração ou influência de forças externas e, por algum tempo tenha sua trajetória de carreira interrompida. O que se ganha com tudo isso? É que não se perca o foco, e tenha em mãos soluções pré-definidas, uma elaboração em formato de gratidão à sua carreira, que será conquistado, com confiança, empenho, garra e muito sucesso. – PESQUISA DO NÍVEL DE MOTIVAÇÃO Para a aplicação da pesquisa de motivação foi utilizado o método quantitativo através de formulário enviado pelo link: https://docs.

Perfil dos entrevistados: secretários (as), ex-secretários (as), estagiários, alunas do curso, professores do curso, amigos e pessoas indicadas por alguns entrevistados. Instrumento de pesquisa: questionário on-line com 18 questões, com respostas de múltipla escolha e dissertativas. Índice de rejeição de respostas: 0% 4. – ANÁLISE E APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS. Analisando o perfil dos entrevistados, chega-se aos seguintes dados: Escolaridade: • 5% possuem nível fundamental/médio; • 28% possuem técnico de nível médio; • 17% possuem superior incompleto; • 28% possuem superior completo; • 22% possuem pós-graduação; • 0% possui doutorado. Gestão de conflitos: • 78% procura ter autocontrole, analisar os problemas e buscar soluções. • 22% procura ter espirito de liderança e assertividade, para tentar resolvê-los. Acha que o cargo de secretária pode ser executado por outros profissionais: • 22% acha que qualquer um tem capacidade de exercer a profissão de Secretariado; • 72% acha a formação é específica e inerente à formação do profissional de secretariado.

Onde pretende estar daqui a 5 anos: • 61% cargo de secretária de diretoria executiva; • 17% se veem em outra profissão; • 11% não sabem; • 11% outros. Principal problema enfrentado no âmbito profissional: • 22% falta de incentivo, como poucos benefícios e programas de capacitação do profissional; • 28% desvalorização da profissão, estando em conformidade com as leis ao contratar pessoas sem formação adequada; • 28% retorno financeiro insatisfatório, inadequadamente ao mercado; • 11% conflitos constantes e necessidades de mediação dos mesmos, relacionamento interpessoal prejudicado; • 11% outros. Avaliar a motivação do profissional da área secretarial permite identificar quais aspectos influenciam o seu bem-estar no âmbito organizacional, e consequentemente trazer a sua satisfação, uma vez que, com competências e habilidades é possível realizar maiores metas. Os resultados obtidos através da pesquisa foram satisfatórios, pois foi possível identificar e concluir que fator motivacional está relacionado à satisfação pessoal e boa remuneração, fatores que dependem do empenho do profissional e de sua formação acadêmica.

Com a intensão de buscar os fatores positivos da profissão e com a certeza de ter utilizado uma boa ferramenta para atingir os objetivos propostos, esperamos que os dados levantados sirvam como exemplo na realização de novos estudos relacionados com o tema em estudo. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS (s. d. com. br/jl/gurus/65-frederick-herzberg A origem da Motivação. de setembro de 2010). Acesso em 9 de setembro de 2015, disponível em Portal Administradores: https://www. administradores. br/educacao/artigos/16240/a-lideranca-a-motivacao-e-a-administracao-de-conflitos MOTIVAÇÃO NA VIDA PROFISSIONAL: SECRETARIADO. de dezembro de 2012). Acesso em 19 de setembro de 2015, disponível em Razões Para o Sucesso: http://razoesparaosucesso. blogspot. com. portaleducacao. com. br/iniciacao-profissional/artigos/20935/secretariado-origem-e-evolucao A ORIGEM DA PROFISSÃO DE SECRETÁRIA(O). s. d. Cabral, G. s. d. Maslow e as necessidades humanas.

Acesso em 21 de setembro de 2015, disponível em Mundo Educação: http://www. Excelência no Secretariado - Gestão de Carreira para o Profissional de Secretariado, pg. Hunter, J. C. O Monge e o Executivo: Uma História Sobre a Essência da Liderança. Editora Sextante. d. Acesso em 27 de setembro de 2015, disponível em http://www. marisapsicologa. com. br/inteligencia-emocional. d. Motta, P. d. Apostila do Curso de Estilo de Gestão e Liderança, Fundação Getúlio Vargas. São Paulo: FGV. Art. º - Para os efeitos desta lei, é considerado: I - Secretário-Executivo: (Redação dada pela Lei nº 9. de 10. a) o profissional diplomado no Brasil por Curso Superior de Secretariado, legalmente reconhecido, ou diplomado no exterior por Curso Superior de Secretariado, cujo diploma seja revalidado na forma da lei; (Incluído pela Lei nº 9.

de 10. de 10. Art. º - É assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não habilitados nos termos do artigo anterior, contem pelo menos cinco anos ininterruptos ou dez anos intercalados de exercício de atividades próprias de secretaria, na data da vigência desta lei.  (Redação dada pela Lei nº 9. de 10.  (Redação dada pela Lei nº 9. de 10. Art. º - Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. ◦  Retorno financeiro insatisfatório, inadequado ao mercado. ◦  Conflitos constantes e necessidade de mediação dos mesmos, relacionamento interpessoal prejudicado. ◦  Outro:  Parte inferior do formulário.