Ferramentas de Business Intelligence BI em apoio a Contabilidade Gerencial: um reforço às estratégias empresariais

O estudo comporta um levantamento bibliográfico, composto por livros, artigos e outas publicações na área. O BI fornece uma série de técnicas e ferramentas que dão apoio à estratégia de gestão, e vem sendo fortemente usado nas empresas. Palavras-Chave: Gestão Contábil. Ferramentas Estratégicas. Business Intelligence. O estudo aborda o papel da controladoria como ferramenta para as estratégias empresariais, e a utilização de ferramentas de BI que dão suporte para o setor e assim, atender as necessidades das empresas. O objetivo geral deste trabalho foi mostrar como a gestão contábil pode ser utilizada como ferramenta de apoio à Gestão Empresarial, e os objetivos específicos foram: a) demonstrar a importância do Planejamento Estratégico nas organizações, como forma de alcançar os objetivos empresariais; b) descrever como o Balanced Scorecard pode ser utilizado como delineador do planejamento estratégico; c) apresentar a conceitualização e as ferramentas de Business Intelligence; e d) citar como as ferramentas do Business Intelligence podem ser usadas na produção de informação na gestão contábil, visando o apoio gerencial à tomada de decisões.

A competitividade entre as organizações está cada vez mais acirrada, sendo que a globalização das economias tornou o mercado global, em detrimento do local e regional, fazendo com que as organizações desenvolvam técnicas e processos de melhorias nos seus sistemas de gestão para melhor atender a dinamicidade e complexidade do mercado onde estão inseridas. Dentro deste contexto, a Controladoria surge como uma aliada à gestão nas organizações, na medida que detém um número considerável de informações que podem ser aproveitadas estrategicamente para atender os desafios que se apresentam às empresas, tanto na possibilidade de melhorar o desempenho para atender as necessidades dos mercados de atuação, como na emergência em evitar os desperdícios de recursos (financeiros, tempo, humanos) nas suas atividades produtivas.

A metodologia utilizada para o trabalho foi um levantamento bibliográfico, composto por livros, artigos científicos e outras publicações na área, visando apresentar os conceitos relacionados à Controladoria nas organizações, Planejamento Estratégico e Business Intelligence. relatam que a estratégia é uma programação integrada e coordenada das atribuições e condutas que a empresa deve monitorar para atingir a vantagem competitiva, usando suas competências diante do mercado onde trabalha. Segundo Porter, toda organização possui estratégia implícita ou não. Segundo o autor, a estratégia é o desenvolvimento de uma fórmula que a empresa usa para atingir os seus objetivos, bem como o modo como vai lidar com as políticas e metas necessárias para alcançar esses objetivos. A estratégia competitiva é “uma combinação dos fins (metas) que a empresa busca e dos meios (políticas) pelos quais está buscando chegar lá” (PORTER, 1986, p.

As empresas formulam estratégias em seus planejamentos como forma de deixar claro e tornar mensurável um objetivo empresarial, seja o aumento das vendas em determinado período, seja a aquisição de valores ou melhoria no relacionamento com os clientes. Com este entendimento, Porter redefine o Planejamento Estratégico, citando que entre o relacionamento da empresa com o seu ambiente externo, resulta sua posição estratégia competitiva (ORTEGA, 2017). O autor diz que, Simon, 1979, citou a racionalidade nas organizações como a parte das decisões estruturadas, que formando a decisão estratégia orientam a aplicação dos recursos a nível tático e dos procedimentos a nível operacional. Já Mitzberg e Quinn, 2001, citam que as decisões estratégicas são aquelas que orientam a direção geral e a viabilidade de uma organização, mediante os desafios que ela enfrenta baseado nas mudanças provocadas nos ambientes onde ela está inserida, conforme Ortega (2017).

Nesse enfoque, o planejamento estratégico seria um intento entre a racionalidade ideal e as limitações de recursos e de tempo, ao identificar e considerar algumas alternativas possíveis no processo de tomada de decisão sobre um problema complexo (ORTEGA, 2017, p. De qualquer maneira, Porter (1986 apud ORTEGA, 2017) relata as forças que agem sobre as empresas, principalmente num ambiente internacionalizado e globalizado, onde o regional deu lugar ao global, a saber: o mercado, os concorrentes, o poder de barganha dos compradores e dos fornecedores, e as ameaças dos novos entrantes no mercado e dos produtos possíveis de serem substituídos, que exigem das empresas posicionamento e a adoção de estratégias de sobrevivência para enfrentar esses fatores. Assim, é possível traduzir as estratégias em objetivos e metas através da utilização dessas ferramentas, como o BSC que é utilizado para mensurar o desempenho das empresas.

O Balanced Scorecard como aliado à estratégia A razão de ser da estratégia é executar as atividades de maneira diferente do que os seus concorrentes fazem, assim, conforme Kaplan e Norton (2000), a empresa pode oferecer uma proposição de valor aos seus clientes. Segundo os autores, o BSC orquestra a estratégia com a ideia de hipóteses, ou seja, ela parte da conotação da situação existente para a desejada pela organização, salientando as diversas hipóteses possíveis para este deslocamento da situação da organização, sendo que as variáveis são “um conjunto de relações de causa e efeitos explícitos, e sujeitos a testes” (KAPLAN; NORTON, 2000, p. Ajudando as empresas a entenderem sua missão e visão, e levando este conhecimento a todos na organização, o BSC providencia uma visão macro e declara objetivos de longo prazo para a organização, trabalhando com quatro dimensões representadas na Figura 1.

Essas dimensões permitem que a aplicação dos recursos seja bem direcionada às atividades fins da estratégia, melhorando a forma de comunicação para o público interno e externo e monitorando o desempenho empresarial frente as metas traçadas na estratégia. “a perspectiva dos clientes deve ser estruturada visando aos seguintes pontos chaves: participação de mercado, retenção, captação, satisfação e lucratividade dos clientes”. Sobre a busca pela satisfação e valorização dos serviços para os clientes, também concordam os autores Maroni Neto, 2001, e Chiavenato, 2006, que a empresa deve apontar, diante da perspectiva cliente, qual é o valor do cliente para a empresa e se os objetivos estão alinhados para promover o aumento no “valor percebido associado aos produtos, serviços e imagem da marca da marca” para o cliente, (WANDERLEY, 2016, p.

c) Perspectiva dos Processos Internos O BSC, de acordo com Kaplan e Norton, 1997 (apud SILVA; DIAS, 2011) prevê que os objetivos para esta perspectiva derivem de estratégias com visão no público-alvo, desvendando novos processos nos quais a empresa deve trabalhar com excelência. Enquanto outros indicadores de performance levam em conta o custo, a qualidade e os processos dos negócios, no BSC as expectativas internas surgem como desencadeadoras de indicadores de desempenho para diversos processos internos, conforme os escritores. Como exemplo desses processos internos que podem sugerir melhorias podemos citar a percepção da necessidade de criar um processo capaz de prever as necessidades dos clientes, ou oferecer serviços como forma de valorização de valor para o cliente, dentre outros. Diante do ciclo de vida dos produtos cada vez mais curtos, do nível de concorrência, dos avanços tecnológicos e dos mercados globalizados, a gestão administrativa das empresas precisa de contribuições para que possa aumentar seu desempenho.

A Controladoria é o órgão responsável pela coordenação e divulgação das informações referentes à empresa, dentro da ótica de gestão empresarial. Assim como os demais departamentos, a Controladoria deve também focar no alcance e otimização dos resultados propostos pela organização. Padoveze (2003, p. afirma que à controladoria cabe “o processo de assegurar a eficácia da empresa mediante o controle das operações e seus resultados planejados”. Segundo Oliveira et al. à controladoria cabe contribuir para que os gestores disponham de modelos decisórios do ponto de vista da otimização do resultado e administrar o sistema de informação da natureza econômico-financeira. Portanto, as informações obtidas com a aplicação dos princípios da controladoria buscam dar suporte às tomadas de decisões pelos gestores em toda a fase do processo.

Para Oliveira et al. o acompanhamento durante todo o processo empresarial é fundamental para alcançar os objetivos esperados, trabalhando sempre em busca da eficácia. Figura 2 - Estrutura da Controladoria Fonte: elaborado pelo autor, a partir de Padoveze (2003) Segundo Nascimento e Reginato (2013), é possível definir que o modelo de gestão é um conjunto de princípios e normas que orientam e facilitam a ação organizacional em cada fase da gestão para que a empresa obtenha os seus objetivos. Com isso, entende-se que um modelo de gestão bem definido auxilia seus controles internos e externos, gerando mais expectativas na busca dos resultados econômicos e financeiros. Inseridas num mercado altamente competitivo, as organizações ser geridas de forma a sempre se atualizarem com os novos processos e técnicas.

Assim, a controladoria surge como uma ferramenta capaz de suprir a necessidade de potencializar os resultados, utilizando-se de técnicas administrativas, econômicas e contábeis para gerar informações relevantes aos processos decisórios e estratégicos, divididas em sistemas de informações, sistemas de controle internos, planejamento estratégicos e orçamentários e setor contábil (OLIVEIRA et al. No Quadro 1 é demonstrado as funções exercidas pela Controladoria nas suas atividades nas empresas. Para prover com informações de valor, a contabilidade deve estar atualizada e condizente com a realidade interna e externa às organizações, de modo que possa ser eficaz nas suas atividades. Padoveze (2003) afirma que um sistema de informação é baseado em princípios válidos que abrangem os sistemas em geral, independentemente da natureza dos elementos que os compõem.

Os sistemas de informação podem ser originados via manual ou em sistemas de TI, também podem incluir os dois formatos. Na atualidade, prevalece o sistema informatizado, dada a quantidade de informações que compõem os bancos de dados, invalidando sua utilização manual, inclusive pela necessidade da rapidez na sua produção, e na redução cobrada quanto aos recursos humanos que a forma manual exigiria. A funcionalidade dos sistemas de TI se dão pelo próprio componente de TI em si, seus sistemas e desempenho, aliado às capacidades humanas de gerenciamento e de análise. Conforme cita Oliveira et al. “o controller é responsável por atender os gestores da empresa e orientá-los quanto à direção e ao gerenciamento das atividades empresariais, como o uso da tecnologia de gestão econômica que é sua expertise”, ou seja, este profissional está sendo cada vez mais valorizado e considerado um operador estratégico dentro das instituições.

O fluxograma da Figura 3 mostra um exemplo da estrutura da Controladoria. Figura 3 - Exemplo de estrutura do Fluxograma para a área de Controladoria Fonte: WILSON et al. apud OLIVEIRA et al. Em outras palavras, o controller é a base de apoio às decisões organizacionais (OLIVEIRA, 2014). O Controle Interno O controle interno compreende a concretização dos objetivos planejados, sendo capaz de garantir a confiabilidade, a veracidade e a integridade das informações, sendo uteis para as tomadas de decisões. A eficiência e eficácia do controle interno permite detectar erros não intencionais, mas também, fraudes, mesmo não sendo sua função principal. Bruni e Gomes (2010, p. consideram que: O controle interno tem significado e relevância somente quando e recebido para garantir o cumprimento de um objetivo definido, que seja administrativo ou gerencial.

citam que, Por controles internos entendemos todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitem prever, observar ou governar acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzem reflexos em seu patrimônio. Os benefícios do controle interno são amplos, exercendo-o de forma eficiente, o mesmo pode auxiliar uma organização a se lançar e manter no mercado de forma mais competitiva. Sua utilização cria um ambiente empresarial propenso a oferecer garantias para a concretização dos objetivos pré-estabelecidos pelo planejamento estratégico e, em particular, previne que gestores tomem decisões inadequadas que possam gerar prejuízo e falhas em processos internos, conforme Franco e Marra (2009). O ambiente organizacional propício para existência do controle interno deve ser ético, íntegro, estruturado organizacionalmente, deve ter uma cultura organizacional, políticas e sistemas adequados.

Dessa forma, o controle interno abrange todos os meios planejados para conferir, dirigir e restringir suas atividades com o propósito de obtenção de resultados econômico-financeiros coexistindo com excelência interna da organização. A proposta de Luhn (1958 apud BOTELHO; RAZZOLINI FILHO, 2014) abordava a coleta, a disseminação, o armazenamento, recuperação e transmissão das informações. Dentre os principais objetivos do BI estão: Permitir o acesso interativo dos dados (às vezes, em tempo real), proporcionar a manipulação desses dados e oferecer aos gerentes e analistas de negócios a capacidade de realizar a análise adequada. Ao analisarem dados, situações e desempenhos históricos e atuais, os tomadores de decisão conseguem valiosos insights que podem servir como bases para decisões melhores e mais informadas [.

o processo de BI baseia-se na transformação de dados em informações, depois em decisões e finalmente em ações (TURBAN et al. p. Esse processo é necessário quando a empresa possui várias fontes de dados em formatos divergentes ou bases muito grandes. b) Data Warehouse (DW) O DW é o nome do repositório relacional ou multidimensional dos dados históricos que servem aos interesses de vários departamentos nas instituições. A característica desses dados é que eles não podem ser modificados pelos usuários, e são armazenados por assunto e sumarizados no tempo. Conforme Weschenfelder (2017), o DW é um depósito digital de dados, que os modela conforme a solicitação dos executivos, que podem estudar mais profundamente as informações que são disponibilizadas.

Citando Inmon, 1999, retratado como o pai do DW, o autor descreve o DW como um banco de dados estruturados, não volátil mas de dados integrados e previsíveis no tempo, ou seja, pode retratar uma realidade em determinado período de tempo. Na mineração de dados a busca é por padrões de comportamento, identificando estilos de ações, também extraindo informação e conhecimento por meio de relações de dados antecipando as possíveis ocorrências, que é a análise preditiva, ou correlações com o que já ocorreu. Por conta disso, o data mining ocupa posição de destaque nos processos de BI, pois permite a recuperação de informações necessárias numa tomada de decisão, segundo Turban (2009). Segundo Vanti et al. o data mining é capaz de encontrar informações escondidas em grande volume de dados, e por isso nem sempre óbvias, e que dependem de tratamento.

Os resultados obtidos são o cruzamento de diversas possibilidades onde as variáveis são sobrepostas, e encontrando a interferência umas nas outras, para assim encontrar um padrão comum. As ferramentas acima citadas de forma agrupadas e estruturadas dão o alicerce necessário para a implantação de um processo de Business Intelligence, e têm sido adotadas na maioria das organizações que necessitam acompanhar o atual momento empresarial, onde as ferramentas mais simples devem ser substituídas por processos e técnicas mais avançados, visando a melhoria dos negócios empresariais. Através das ferramentas de BI os dados da organização são transformados em bancos de informações para atendimento das necessidades organizacionais, de modo que as informações sejam transformadas em conhecimentos importantes para o suporte às decisões gerenciais, viabilizando as consultas aos bancos de dados de forma rápida e eficaz.

O Business Intelligence na gestão contábil A classificação para os sistemas de informação se dividem em: Sistemas de Informação de Apoio às Operações e Sistemas de Informação de Apoio à Gestão. O primeiro diz respeito às atividades de planejamento e controle operacional, como controle de estoque, compra e venda de produtos, e dados sobre produção. Já os sistemas voltados ao apoio à gestão possuem domínio de informações que são necessárias para a gestão econômico-financeira das organizações, geradas pelos sistemas operacionais. Integrando as áreas da empresa A inteligência de processos com uso de Business Intelligence não depende de somente ser aplicada em uma área, mas a inteligência é composta pela integração das informações, disponíveis nas mais variadas áreas do negócio.

As ferramentas disponíveis no mercado geram a integração destas áreas, permitindo que diversos setores da empresa adquiram as informações disponíveis no sistema. Como exemplo, é possível citar a possibilidade de prever custos e gastos para as empresas através das estimativas de produção e vendas, e assim, monitorar a questão dos investimentos ou da necessidade futura de investimentos, podendo prever o destino da organização de forma mais assertiva, permitindo que decisões sejam tomadas para melhor sustentação do negócio (LISBÔA; MACHADO, 2007). Entendendo as informações geradas A partir do momento em que há a integração das diferentes áreas de negócios da empresa, é possível gerar a inteligência do negócio, através do co- relacionamento entre as informações disponibilizadas.

É desta maneira que a tomada de decisão pode ser facilitada, pois há integração entre as diversas informações e eventos da organização toda, sendo mais prudente o seu gerenciamento (DEDONATTO et al. A revisão da literatura mostrou que a controladoria e o controle interno são importantes em uma organização, independentemente do seu porte, e que o planejamento estratégico deve anteceder toda tomada de decisão. Planejar os rumos da organização não se trata de um processo estático, mas de um processo sistêmico e dinâmico que deve sempre ser revisto e remodelado, conforme a necessidade e as características apresentadas pelo mercado em determinado período. O Planejamento Estratégico é, portanto, um instrumento gerencial utilizado para auxiliar as organizações na elaboração das estratégias de posicionamento no mercado, na busca de vantagens competitivas Conforme a literatura, através da Controladoria as empresas dispõem de um conjunto de conhecimentos nas especialidades operacional, financeira, econômica e patrimonial, englobando todos os processos da gestão nas organizações.

É a Controladoria que pode assegurar a otimização dos resultados organizacionais através da sua eficácia na geração de informações que serão aproveitadas, em momento oportuno, pelas diversas áreas das empresas, viabilizando as investidas econômicas das mesmas. Assessorando em todos os processos das empresas, a Controladoria tem a função de ser uma fonte de informações e suporte ao planejamento estratégico, a execução das atividades planejadas e ao controle das mesmas. Acesso em 18 out. ALMEIDA, Marcelo Cavalcante. Auditoria: um curso moderno e completo. ª ed. São Paulo: Atlas, 2009. MOURA, V. de M. O papel da controladoria como suporte ao processo de gestão empresarial. Revista Brasileira de Contabilidade, a. n. Controladoria: conceitos, ferramentas e desafios. Salvador: EDUFBA, 2010. CHIAVENATO, I. SAPIRO, A. Planejamento Estratégico.

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