A iNFLUÊNCIA DO AMBIENTE INTERNO E EXTERNO NO ORÇAMENTO das instituições de ensino

Palavras-chave: Ambiente Interno. Ambiente Externo. Orçamento. Planejamento e Controle orçamentário. Abstract The objective of the present study is to identify the characteristics of the internal and external environment in the budgetary management of educational institutions. Segundo Souza e Dias (2016), o planejamento estratégico é um conceito muito utilizado por organizações para caracterizar a implementação por meio de análise de ambientes, acompanhamento e avaliação de desempenho institucional, processo orçamentário e tomada de decisão, que tem se mostrado eficaz, embora apresente contradições, principalmente no meio científico. No que tange à cultura organizacional, às instituições que atuam de acordo com uma lógica de mercado e são orientadas para o foco externo e é, nesse sentido, que orientam todas as funções internas (SILVA; GUIMARÃES; FONTENELE, 2010).

De acordo com Leitão (1993), no que diz respeito à monitoração do ambiente, é importantíssimo que sejam constantemente analisados os sinais e tendências de evolução, tanto a nível do país, como no exterior, meio político, econômico, social e tecnológico, que possam, direta ou indiretamente, vir a afetar o funcionamento da empresa. Em paralelo a isto, a execução de um plano orçamentário reflete na disposição das rotinas dos agentes da gestão em desenvolver as tarefas em conjunto e de forma harmoniosa. Nota-se que o orçamento não pode ser considerado uma ferramenta isolada dentro da empresa, pois faz parte de um contexto maior que engloba a análise do ambiente interno e externo, os objetivos de curto, médio e longo prazo, as políticas governamentais, entre outros aspectos (DIAS FILHO E SALES, 2014).

O processo decisório se constitui em elemento essencial para a organização e, nesse sentido, deve-se compreender sua importância para os processos organizacionais. As relações entre as organizações e os ambientes nos quais atuam são desafiadoras e extremamente relevantes para a estratégia. Devido a diversidade entre organizações e ambientes existentes, avançar na compreensão dessas relações tem sido um desafio e tanto para a prática gerencial como para os estudiosos desse campo. PORTO, et al. Em paralelo a isto, Valentim, et al. Assim, é essencial que as empresas se encontrem voltadas para o atendimento das exigências do mercado, permanecendo flexíveis para desenvolver estratégias que visem não somente o melhoramento do ambiente organizacional, mas também a valorização dos funcionários e a satisfação dos consumidores.

Ambiente Externo Segundo, Brondani, Madruga e Farias (2012) as organizações modernas tornaram-se sistemas abertos que interagem com o ambiente, os fatores ambientais inevitavelmente as influenciam, tornando a análise do ambiente externo como a etapa mais importante do plano estratégico. O ambiente externo de uma organização passa a se caracterizar por significativas transformações que acontecem nos campos sociais, econômico, político e tecnológico. Para que a organização possa sobreviver diante das adversidades que se apresentam, é preciso que ela domine e conheça o ambiente atuando com eficácia, conforme MORESI (2001). O ambiente da empresa é formado pelo contexto externo, que representa todos os fatores setoriais e de mercado que não são controlados pela mesma. al. De acordo com Brondani, Madruga e Farias (2012), ambiente interno é o processo pelo qual se examinam os recursos disponíveis, financeiros, mercadológicos, produtivos e humanos da empresa como fatores conjuntos para analisar quais são seus pontos fortes e pontos fracos e como a empresa pode utilizar as oportunidades e lidar com as ameaças que o ambiente lhe apresenta, criando situações para a gestão do conhecimento estratégico da empresa em relação às suas características e condições.

Os cenários políticos, econômico, social são importantes para uma análise das variáveis, bem como: produto, preço, propaganda, concorrentes, fornecedores, recursos humanos, agora, também ganham relevância as variáveis do ambiente interno e operacional. VASCONCELOS, 1979) O ambiente interno da empresa abrange os recursos e ações desenvolvidas e controladas. Os elementos mais afetados pela mudança organizacional no ambiente interno envolvem valores, visão, missão, objetivos e comportamentos; enquanto os fatores externos impactados são as atividades, estratégias, unidades, estruturas e sistemas (LUSHER; LEWIS, 2008). Segundo Pereira, Santos e Espejo (2012) o orçamento é uma das ferramentas de gestão que mais recebe críticas dos pesquisadores, entretanto, é uma das mais citadas no meio acadêmico pela importância em auxiliar o planejamento e controle, onde o orçamento tem foco na redução de custo.

De acordo com Eyerkaufer, Possamai e Goncalves (2014), a quantificação dos planos estratégicos ocorre a partir do orçamento, que, além de demonstrarem o planejamento em termos monetários, caracteriza-se como ferramenta de controle e peça estratégica no processo de gestão. É um instrumento de ação que busca visualizar e antecipar os resultados. Em um ambiente altamente competitivo, destacam-se as empresas que conseguem realizar projeções de situações futuras e que antecipem e garantam as ações estratégicas de sua parcela no mercado. O orçamento empresarial é uma das ferramentas mais utilizadas para essa finalidade, pois o processo orçamentário é capaz de demonstrar a previsão analítica das receitas e despesas da empresa para um determinado período (COSTA; et. Com isso, adota-se mecanismos que visem acompanhar sistematicamente os planos orçamentários, facilitando a avaliação do desempenho da empresa (LUNKES, 2007).

A autonomia do controle do orçamento só pode ser alcançada através da independência funcional obtida através do pleno equilíbrio das tarefas organizacionais, buscando sempre os melhores resultados direcionados para a natureza gerencial. O controle do orçamento reforça os mecanismos de responsabilidade na administração dos recursos, elevando o nível do serviço e controle de bens e dispêndios de empresa (SANVICENTE, SANTOS, 2006). A prática do orçamento exige a adoção de princípios econômicos bem fundamentados e que objetivam a eficiência, eficácia e transparência das ações organizacionais (LUNKES, 2007). Porém, Hoper e Fraser (2013), concluem que: "Várias empresas reconheceram a extensão total dos danos causados ​​pelo orçamento. Conforme Kauark, Manhães e Medeiros (2010) este tipo de pesquisa visa descrever as características de determinada população ou fenômeno, ou o estabelecimento de relações entre variáveis.

Engloba o uso de técnicas padronizadas de coleta de dados como questionário, entrevista e observação sistemática. Assume, em geral, a forma de levantamento. Para o desenvolvimento desse estudo foram aplicadas pesquisas de campo e entrevistas realizadas pessoalmente com Diretores e Gestores Financeiros de Instituições de Ensino para captar o entendimento e a influência para a empresa do ambiente interno e externo no planejamento e controle orçamentário. A pesquisa de campo está caracterizada pela elaboração e aplicação de questionários, com perguntas objetivas fechadas e de múltiplas escolhas em sua maioria (NEVES E LINS 2007). Acredita-se que por serem específicas, a chamada pergunta chave, ocorreu assim essa coincidência. Em primeira análise, foi procurado instituições que seja de grande porte para que a análise da ferramenta de orçamento utilizado comparando com os fatores internos e externos obtenha um parâmetro maior de análise.

O perfil das pessoas que responderam às perguntas foram importantes para a análise, pois foram os próprios diretores e gerentes dessas instituições, por que eles não só manuseiam os orçamentos, mas também tem autonomia para tomarem as decisões que o resultado lhes imputarem. Todas as instituições estavam utilizando o orçamento chamado de Forecast, ou seja, dá aos gestores uma flexibilidade de ajuste diante das mudanças mensais realizadas, partindo do seus dados originais. Essa ferramenta de orçamento é importante pela rotatividade de alunos durante os semestres e conclusões de cursos, e também diante de novos cursos. As respostas a essas perguntas, entende que alguns gerentes entendam e até identifiquem quem são e como podem combater de forma a continuarem com o sucesso de seus negócios.

O monitoramento realizado pelas instituições tanto na parte externa quanto interna, buscam os noticiários e pesquisa de satisfação interna através das redes sociais. Referente aos fatores externos muitos identificam que a economia do país, o incentivo fiscal que falam que seria “imunidades”, a concorrência, são fatores que podem vir a afetar a empresa e diretamente o orçamento, tendo que se reunirem e planejarem de forma mais severa mudanças significativas. Quanto aos fatores internos, informam que os colaboradores precisam serem motivados para que estes continuem resultando a eficiência que a instituição precisa, portanto, precisam de atualizações de ensino e da metodologia dada aos alunos, para se adequarem as mudanças e extrair dos alunos os melhores resultados, entendendo que esses resultados são referente seus entendimento dos cursos dados.

CONCLUSÃO O objetivo geral desse trabalho foi analisar como o ambiente interno e externo afeta o orçamento em instituições de ensino. Os colaboradores em geral, principalmente os que estão lidando diretamente com os alunos, os professores, precisam se sentirem valorizados, terem nichos de atualização de ensino e de metodologia para continuarem dando um ensino de qualidade. A parte financeira nessa influência também entra como primordial por que sem recursos, os gestores não conseguem o preparo que sua instituição precisa para manter em andamento seus negócios, entrando aqui a análise eficaz do orçamento. Diante dos fatores de influências externas e internas, as instituições precisam de dirigentes que tenham o conhecimento e a presteza em fazer realizar os pontos chaves de cada fator e assim ser determinante para o seu crescimento.

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