TRABALHO RACIONALIZAÇÃO DE CUSTOS VS COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL

GERENCIAMENTO MATRICIAL DE DESPESAS (GMD) Mas qual seria a vantagem de usar o GMD? - Mudança cultural: As pessoas entendem melhor as despesas e passam a se preocupar mais com as questões econômicas das suas ações, contribuindo assim para a sua redução; - Avaliação do desempenho individual de cada área; - Estabelecimento de metas justas e desafiadoras; - Compreender e examinar a condição atual dos processos para a avaliação de problemas e gargalos; - Aperfeiçoamento da base de dados para tomada de decisão, ou seja, o correto lançamento nas contas contábeis e centros de custos, bem como o maior conhecimento em relação aos critérios para gastos; - Pesquisa detalhada de receitas e despesas e criação de metas específicas; - Avaliação detalhada das despesas e gastos possibilitando assim o estabelecimento de metas de redução específicas, justas e desafiadoras para cada área em específico; O orçamento matricial tem como foco a melhoria do resultado econômico, e para a sua implantação o método pode ser organizado em 4 etapas; 1) Elaborar a matriz orçamentária: A Matriz Orçamentária de Despesas é o coração do método de Orçamento Matricial e é composta por duas dimensões: Pacotes de Despesas e Entidades.

Definir parâmetros e indicadores, avaliando assim, as despesas operacionais e identificar quais são seus possíveis parâmetros de comparação e definir indicadores. Agrupar entidades e definir metas por similaridade, identificando onde há maior possibilidade de redução. Realizar acompanhamento de resultados Esta etapa visa a estruturação de uma equipe multidisciplinar para monitorar os resultados do trabalho. A CONSTRUÇÃO DA MATRIZ ORÇAMENTÁRIA Figura 1 - Matriz de Unidades x Pacotes de Gastos. DEFINIÇÃO DAS ENTIDADES As entidades, por sua vez, são as unidades onde as despesas ocorrem. Em geral, são definidas a partir da estrutura organizacional da empresa. COMO MOTIVAR OS GESTORES DE PACOTES E DESPESAS? Após a definição de todos os gestores de pacotes e de entidade, foi sugerido a definição de um programa de reconhecimento para aqueles que atingirem as metas.

Este programa foi elaborado em conjunto com a área de Recursos Humanos para garantir a sua aderência à cultura da organização. DEFINIR PARÂMETROS E INDICADORES Definição de indicadores Para cada despesa (conta contábil), é identificado o seu parâmetro, isto é, o fator gerador do gasto e, então, são construídos os indicadores, que por sua vez, são índices de produtividade que explicitam o desempenho de cada centro de custo. COMPORTAMENTO INDIVIDUAL As pessoas apresentam diferenças individuais, características pessoais que influenciam suas atitudes e reações perante uma situação no ambiente de trabalho. Citadas na obra de DuBrin (2006), essas diferenças individuais influenciam a maior parte do comportamento no trabalho, diferenciando os indivíduos quanto sua produtividade, habilidades e talentos, propensão para alcançar resultados de alta qualidade, maneira pela qual querem ser empoderadas e envolvidas, estilo de liderança que querem e necessitam, as necessidades de contato interpessoal, quantidade de comprometimento e lealdade à organização, e seu nível de autoestima, que consequentemente interferem em sua produtividade e capacidade de aceitar responsabilidades adicionais.

Fatores mentais, personalidade também influenciam no comportamento e produtividade do indivíduo na organização. Segundo Robbins (2005), “personalidade refere-se aos padrões duráveis de um indivíduo, expressados numa grande variedade de situações. ” Deste modo, funcionários podem se portar de maneiras variadas em reação às normas e/ou cultura da organização, dependendo de sua cultura, seus valores, do ambiente em que está inserido. A estrutura formal da organização é a afirmação oficial dos regulamentos e relacionamentos, criadas para que os indivíduos saibam como agir adequadamente perante acontecimentos que ocorram dentro da organização. Em suma, pode-se entender a estrutura formal como as regras de conduta da organização. A estrutura informal é um conjunto de relacionamentos de trabalho, que se manifestam devido à ocorrência de eventos não previstos na estrutura formal, oferecendo apoio à estrutura formal, acrescentando um grau de flexibilidade.

A estrutura organizacional afeta no comportamento dos funcionários, de modo que as regras de conduta, métodos e processos estão estabelecidos previamente, devem ser seguidos, e, dependendo da cultura da organização, seu nível de influência também pode contribuir com mais ou menos liberdade para os indivíduos ali inseridos. CULTURA ORGANIZACIONAL A cultura organizacional é um sistema de valores e crenças que é compartilhado pelos seus membros e os influencia em seu comportamento, diferenciando assim uma organização de outra. São os famosos gargalos administrativos. Diante disso, a solução é a otimização dos processos, pois a mesma permite uma redução de custos de forma natural a partir do ganho de qualidade na maneira de atuação da empresa e da redução do tempo consumido em cada atividade.

Assim, a otimização dos processos faz com que se reduzam perdas na geração de lucro. EXEMPLOS DE MEDIDAS PARA REDUÇÃO DE CUSTOS A primeira iniciativa da empresa deve ser a criação de um programa formal de redução de custos. Nesse programa deve-se elencar quais são as metas estabelecidas e responsabilidades. No setor da Logística é feia a otimização da rota de entrega, quando uma mesma viagem se destina a atender a várias entregas ou coletas (venda ou compra), gera redução do custo de transporte. A filosofia básica da medida é identificar a rota mais curta que atenda a todos os pontos de entrega ou coleta, o que minimiza o custo de transporte. Por fim, o mal que causa grandes percas em uma organização é a eliminação das falhas de comunicação.

A empresa busca reduzir as falhas operacionais, pois as mesmas causam retrabalho e aumento do custo. Elas são causadas frequentemente por um processo de comunicação interna ineficaz. DUBRIN, Andrew J. Comportamento Organizacional. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006. Robbins, Stephen P. Comportamento Organizacional.